CAPITULO 9
TELECOMUNICACIONES
Y REDES
La revolución de las
telecomunicaciones
Las telecomunicaciones se pueden definir como la
comunicación de información por medios electrónicos, generalmente a cierta
distancia. Antes, el término telecomunicaciones denotaba la transmisión de la
voz por líneas telefónicas. Hoy en día, una buena parte de ellas son
transmisiones de datos digitales, que utilizan computadoras para transmitir
datos de un lugar a otro.
La supercarretera de la información
La desregulación de los servicios de
telecomunicaciones y la unión de las computadoras han permitido a las compañías
telefónicas expandirse de las comunicaciones por voz tradicionales a nuevos
servicios de información. Estos proyectos están estableciendo los cimientos de
la supercarretera de la información, una gran maraña de redes digitales de
telecomunicaciones de alta velocidad, que suministra servicios de información,
educación y entretenimiento a las oficinas y hogares. Este concepto es amplio y
rico, y ofrece a las organizaciones y los individuos nuevas formas de obtener
información que prácticamente elimina las barreras de tiempo y lugar. La
implementación mejor conocida y mucho mas grande es Internet.
Componentes y
funciones de un sistema de telecomunicaciones
Componentes de un sistema de telecomunicaciones
Computadoras para procesar información.
Terminales u otros dispositivos de entrada/salida
que envían o reciben datos.
Canales de comunicación que son los enlaces por
los que se transmiten datos o voz entre los dispositivos transmisores y
receptores de una red.
Procesadores de comunicaciones como módem,
multiplexores, controladores y procesadores frontales que desempeñan funciones
de apoyo para la transmisión y recepción de datos.
Software de comunicaciones que controla las
actividades de entrada y salida y otras funciones de la red de comunicaciones.
Funciones de los sistemas de telecomunicaciones
El sistema transmite información, establece la
interfase entre el transmisor y el receptor, dirige los mensajes por los
trayectos mas eficientes, realiza un procesamiento elemental de la información
para asegurar que el mensaje llegue al receptor correcto, efectúa tareas de
edición de los datos y convierte mensajes de una velocidad a la velocidad de
una línea de comunicación, o de un formato a otro. Por último controla el flujo
de información.
Los diferentes componentes de una red se pueden
comunicar ajustándose a un conjunto común de reglas y procedimientos que rige
la transmisión entre dos puntos, y que les permiten entenderse. Esto se llama
protocolo. Cada dispositivo de una red debe poder interpretar el protocolo del
otro. El protocolo identifica cada dispositivo del trayecto de comunicación,
llama la atención del otro dispositivo, verifica la recepción correcta del
mensaje y verifica si se requiere retransmisión del mensaje.
Tipos de
señales
La información viaja a través de un sistema de
telecomunicaciones en forma de señales electromagnéticas. Las señales se
representan de 2 maneras: analógica y digital.
Una señal analógica se representa con una forma
de onda continua que pasa a través de un medio de comunicación. Una señal
digital es una forma de onda discreta, no continua, que transmite datos
codificados en 2 estados discretos: bits 1 y bits 0, que se representan como
pulsos eléctricos de encendido y apagado.
Si se usa una red telefónica tradicional todas
las señales digitales se deben traducir a señales analógicas antes de transmitirse.
El dispositivo que efectúa esa transformación es el módem. Este traduce las
señales digitales de una computadora a una forma analógica para transmitirlas
por la línea telefónica y luego traduce las señales analógicas recibidas a
señales digitales para que la computadora receptora pueda entenderlas (modula y
demodula).
Canales de
comunicaciones
Cable trenzado
Consiste en hilos de alambre de cobre trenzados
en pares y es el medio de transmisión más viejo. Casi todos los sistemas
telefónicos de un edificio usan cable trenzado instalado para la comunicación
analógica, pero este medio también puede servir para la comunicación digital.
Aun que su costo es bajo y ya está instalado es relativamente lento para
transmitir.
Cable coaxial
Es el que se usa para la televisión por cable,
consiste en un alambre de cobre con aislante grueso, que puede transmitir un
volumen de datos más grande que el cable trenzado. Es más rápido y con menos
interferencia y alcanza velocidades de transmisión de hasta 200 megabits por
segundo. Sin embargo es grueso, es difícil de instalar en algunos lugares y no
maneja conversaciones telefónicas analógicas.
Fibra óptica
Consiste en miles de hilos de fibra de vidrio
transparente que se unen para formar cables. Los datos se transforman en pulsos
de luz que se envían a través del cable mediante un dispositivo láser y tienen
tasas de transmisión desde 500 kilobits hasta varios miles de millones de bits
por segundo. Es considerablemente mas rápido, ligero y duradero que los medios
de alambre, y es idóneo para sistemas que necesitan grandes volúmenes de
información, pero es difícil de trabajar y de instalar este tipo de cable
además de ser caro. Una solución es usar como columna vertebral de la red un
cable de fibra óptica y conectar cada dispositivo individual con la columna
vertebral mediante cable coaxial.
Transmisión inalámbrica
Envía señales a través del aire o el espacio sin
una atadura física. Ha surgido como alternativa importante a los cables para la
transmisión. Entre los usos comunes están los localizadores, los celulares, las
transmisiones de microondas o el infrarrojo, los satélites de comunicación, las
redes de datos móviles, etc. El medio de transmisión inalámbrica es el espectro
electromagnético. Cada medio inalámbrico utiliza un intervalo de frecuencia que
tiene sus propias ventajas y desventajas.
Los sistemas de microondas transmiten señales de
radio de alta frecuencia a través de la atmósfera y se usan ampliamente para la
comunicación de alto volumen y larga distancia de punto a punto. El problema
que presentan es que las señales siguen un trayecto recto y no la curvatura de la Tierra y necesitan
estaciones de transmisión separadas por aproximadamente 45 km .
Este problema se soluciona utilizando satélites
como estaciones de retransmisión para rebotar las señales de microondas. Los
satélites por lo general se usan para las comunicaciones en organizaciones
grandes, dispersas geográficamente que serían difíciles de enlazar con cables o
microondas terrestres.
Los localizadores envían y reciben mensajes alfa
– numéricos cortos que el usuario lee en la pantalla del localizador. Esta
tecnología es útil para comunicarse con trabajadores móviles. Además los datos
transmitidos en la red de localizadores pueden bajarse a la computadora para
ser manipulados.
Los teléfonos celulares usan ondas de radio para
comunicarse con antenas de radio situadas en áreas geográficas adyacentes
llamadas células. El celular transmite un mensaje telefónico a la célula local,
y el mensaje se reenvía de antena a antena hasta llegar a su célula de destino,
donde se transmite al celular receptor.
Velocidad de transmisión
La cantidad de información que se puede
transmitir a través de un canal de telecomunicaciones se mide en bits por
segundo (BPS). A veces esto se denomina tasa de baudios. Un baudio es un suceso
binario que representa un cambio de señal de positiva a negativa o viceversa.
La tasa de baudios no siempre equivale a los BPS. A altas velocidades un solo
cambio de señal puede transmitir más de un bit a la vez. La capacidad de
transmisión de un tipo de medio de telecomunicaciones es una función de su
frecuencia. El número de ciclos (cambios de señal) por segundo que es posible
enviar por un medio se mide en hertz. El intervalo de frecuencias que caben en
un canal es su ancho de banda, que es la diferencia entre la frecuencia más
alta y la más baja.
Procesadores y
software de comunicaciones
Los procesadores de comunicaciones, como los
procesadores frontales, concentradores, controladores, multiplexores y módems,
apoyan la transmisión y recepción de datos en las redes de telecomunicaciones.
En un sistema de computación grande, el procesador frontal es una computadora
pequeña dedicada al manejo de las comunicaciones y está conectado a la
computadora principal, o anfitriona. El procesador frontal lleva acabo tareas
de procesamiento de comunicaciones como control de errores, formateo, edición,
control, ruido y conversión de velocidades y señales.
Un concentrador es una computadora de
telecomunicaciones programable que reúne y almacena temporalmente mensajes de
las terminales, hasta que se juntan suficientes mensajes como para que sea
económico su envío.
Un
controlador es una computadora especializada que supervisa el tráfico de
comunicaciones entre la CPU
y los dispositivos periféricos, como terminales e impresoras.
Un multiplexor es un dispositivo que hace posible
que un solo canal de comunicaciones lleve transmisiones de datos de varias
fuentes simultáneamente. El multiplexor divide el canal de comunicaciones de
modo que pueda ser compartido por varios dispositivos transmisores.
Se requiere software de telecomunicaciones
especial que reside en la computadora anfitriona, el procesador frontal y otros
procesadores de la red para controlar y apoyar las actividades de la red.
Redes de
Comunicaciones
Hay varias formas de clasificar las redes. Por su
forma o topología y también por su alcance geográfico y el tipo de servicios
que prestan.
Topologías de
red
La red de estrella
Consiste en una computadora anfitriona central
conectada a varias computadoras más pequeñas o terminales. Esta topología es
útil para aplicaciones en las que una parte del procesamiento se debe
centralizar y otra parte se puede efectuar localmente. Un problema de la red de
estrella es su vulnerabilidad. Toda la comunicación entre puntos de la red debe
pasar a través de la computadora central. Puesto que la computadora central es
el controlador de tráfico para las demás computadoras y terminales de la red se
detendrá totalmente si la computadora anfitriona deja de funcionar.
La red de bus
Enlaza a varias computadoras con un solo circuito
que es un cable de alambre trenzado, coaxial o de fibra óptica. Todas las
señales se difunden en ambas direcciones a toda la red y hay software especial
que identifica a los componentes que reciben cada mensaje. Si uno de las
componentes de la red falla, ello no afecta a ninguno de los otros componentes
de la red. Sin embargo el canal de una red de bus sólo es capaz de manejar un
mensaje por vez.
La red de anillo
No depende de una computadora anfitriona central
y no necesariamente deja de funcionar si falla una de las computadoras
componentes. Cada computadora de la red se puede comunicar directamente con
cualquier otra computadora y cada una procesa sus propias aplicaciones de forma
independiente. Sin embargo el cable conector forma un circuito cerrado. Los
datos se transfieren por el anillo de una computadora a otra y siempre fluyen
en una dirección. Tanto la topología de anillo como la de bus se usan en redes
de área local (LAN).
Centrales
privadas y redes de área local (LAN)
Las redes se pueden clasificar por su alcance
geográfico en redes de área local y redes de área amplia. Las redes locales
consisten en centrales privadas y redes de área local.
Centrales privadas
PBX es una computadora de propósito especial diseñada para manejar y
conmutar llamadas telefónicas de oficina en las instalaciones de una compañía.
Las PBX almacenan, transfieren, retienen y repiten llamadas telefónicas, y
también sirven para conmutar información digital entre computadoras y
dispositivos de oficina. No requieren cableado especial.
El alcance es limitado y generalmente no rebasa
unas cuantas decenas de metros.
Redes de área local
LAN abarca una distancia limitada, por lo general un edificio o varios
edificios cercanos. Casi todas las LAN conectan dispositivos situados dentro de
un radio de 600 metros .
Las LAN requieren sus propios canales de comunicaciones. Tienen capacidad de
transmisión más altas que las PBX, pues utilizan topología de bus o de anillo y
un ancho de banda alto. Se las recomienda para aplicaciones que transmiten
grandes volúmenes de datos y para otras funciones que requieren altas
velocidades de transmisión. Las LAN a menudo se usan par conectar las PC de una
oficina a impresoras compartidas y otros recursos.
La instalación de las LAN es más costosa que la
de las PBX, y las primeras son menos flexibles, pues requieren cableado nuevo
cada vez que las computadoras se mueven.
Las LAN por lo regular están bajo el control de
los usuarios finales, quienes las mantienen y operan. El servidor actúa como
bibliotecario y guarda los programas y archivos de datos de los usuarios de la
red. El servidor determina quién obtiene acceso a qué y en qué orden. Los
servidores pueden ser PC potentes con gran capacidad de disco duro, estaciones
de trabajo.
La puerta de la red conectada a la LAN con las redes públicas,
como la red telefónica, o a otras redes corporativas para que la LAN pueda intercambiar
información con redes externas. Una puerta (gateway) normalmente es un
procesador de comunicaciones que conecta a diferentes redes. Un ruteador sirve
para dirigir paquetes de datos a través de varias LAN interconectadas, o a una
red de área amplia.
La tecnología de LAN consiste en cableado o
tecnología inalámbrica que enlaza a computadoras individuales, tarjetas de
interfase de red y software para controlar las actividades de la LAN. La tarjeta de red de la LAN especifica la tasa de
transmisión de datos, el tamaño de las unidades de mensaje, la información de
direccionamiento que se anexa a cada mensaje y la topología de la red.
Las capacidades de una LAN también dependen del
sistema operativo de red. Este sistema puede residir en cada computadora de la
red, o en un solo servidor designado para todas las aplicaciones de la red,
dirige y maneja las comunicaciones en la red y coordina los recursos de red.
Las LAN pueden asumir la forma de redes
cliente/servidor, en las que el servidor suministra datos y programas de
aplicación a computadoras “cliente” en la red o pueden usar una arquitectura de
igual a igual. Una red de igual a igual trata de la misma manera a todos los
procesadores
Redes de área
amplia(WAN), redes de valor agregado (VAN) y servicios de red
Las redes de área amplia abarcan grandes
distancias geográficas que van desde varios kilómetros hasta continentes
enteros. Las WAN pueden consistir en una combinación de líneas conmutadas y
dedicadas, microondas y comunicaciones por satélite.
Las líneas conmutadas son líneas telefónicas a las
que una persona puede acceder desde su terminal para transmitir datos a otra
computadora y la llamada se rutea o conmuta a través de trayectos hasta el
destino designado.
Las líneas dedicadas, o no conmutadas, están
disponibles continuamente para transmisión y el arrendamiento por lo regular
paga una cuota fija por el acceso total a la línea.
Redes de valor agregado
Son una alternativa para las compañías que no
quieren o no pueden diseñar y administrar sus propias redes. La red de valor
agregado es establecida por una compañía que se encarga de administrarla, esta
compañía vende suscripciones a otras compañías que desean usar la red.
El término valor
agregado se refiere al valor extra que añaden a la comunicación los
servicios de telecomunicaciones y computación que estas redes prestan a los
clientes. Los clientes no tienen que invertir en equipo de red ni en software
para realizar su propia verificación de errores, edición, ruteo y conversión de
protocolos.
Servicios de red
La conmutación de paquetes es una técnica de
conmutación básica que puede ahorrar costos y lograr velocidades altas en las
WAN. Esta tecnología divide un bloque largo de texto en pequeños fragmentos de
tamaño fijo llamados paquetes. Los paquetes incluyen información para enviar el
paquete a la dirección correcta y para verificar errores en la transmisión,
además de los datos. Se juntan datos de muchos usuarios, se dividen en paquetes
pequeños y se transmiten por diversos canales de comunicación, cada paquete
viaja de forma independiente por la red.
El relevo de tramas es un servicio de red
compartido más rápido y menos costoso que la comunicación de paquetes. Esta
tecnología organiza los datos en “tramas”, que son similares a los paquetes,
pero no efectúa correcciones de errores. Funciona bien en líneas confiables que
no requieren retransmisiones frecuentes a causa de errores.
Casi todas las corporaciones actuales usan redes
distintas para voz, servicios de línea privada y datos y cada red puede basarse
en una tecnología distinta. Un servicio llamado modo de transferencia
asincrónico (ATM) podría superar algunos de esos problemas porque es capaz de
conmutar de forma continua y dinámica voz, datos, imágenes y video entre
usuarios, también es posible que ATM vincule LAN y WAN con mayor factibilidad.
La red digital de servicios integrados (ISDN) es
un estándar internacional para acceso a redes por marcado telefónico, que
integra servicios de voz, datos, imágenes y video en un solo enlace. Hay dos
niveles de servicio ISDN: ISDN de tasa básica e ISDN de tasa primaria.
ISDN de tasa básica puede transmitir datos a una
velocidad de 128 kilobits por segundo, a través de una línea telefónica local
existente. ISDN de tasa primaria puede ofrece capacidades de transmisión del
orden de megavatios por segundo.
Otros servicios de alta capacidad son las
tecnologías de líneas digitales de suscriptor (DSL), los módems de cable y las
líneas T1.
La línea digital de suscriptor opera con las
líneas telefónicas de cobre existentes para llevar voz, datos y video, pero
tienen capacidades de transmisión más alta que la ISDN. La Línea digital de suscriptor asimétrica (ADSL)
alcanza tasas de transmisión de 1,5
a 9 MBPS al recibir datos y hasta 640 KBPS al enviar
datos. La línea digital de suscriptor simétrica (SDSL) envía y recibe datos a
la misma velocidad, que puede ser de hasta 3 MBPS.
Los módems de cable son módems diseñados para
operar con las líneas de televisión por cable y ofrecen acceso de alta
velocidad (hasta 10 MBPS) a la Web
o a intranets corporativas.
Una línea T1 es una conexión telefónica dedicada
que comprende 24 canales capaces de mantener una tasa de transmisión de datos
de 1 544 megabatios por segundo.
Redes de
empresa y estándares de redes
Las organizaciones pueden vincular sus LAN y WAN
para crear redes que enlazan a empresas enteras. En las redes de empresa, los
recursos de hardware, software, telecomunicaciones y datos de la compañía se
organizan a modo de llevar mas poder de computación a los escritorios y crear
una sola red que abarque a toda la empresa y vincular redes más pequeñas.
También pueden estar enlazadas las redes con las de otras organizaciones
externas o a Internet. El enlace de redes individuales para formar una red
interconectada se denomina interconexión de redes.
Conectividad y estándares
Las redes de empresa tienen más posibilidades de
incrementar la productividad y las ventajas competitivas si la información se
puede transferir sin perdida de continuidad
a través de la maraña de redes electrónicas de la organización. Esta
capacidad de las computadoras y los dispositivos computarizados para
comunicarse entre sí y compartir información de forma intelegible sin
intervención humana se llama conectividad.
Lograr conectividad requiere estándares para el
trabajo con redes, los sistemas operativos y las interfases con el usuario. Los
sistemas abiertos promueven la conectividad porque hacen posible la
colaboración entre equipos y servicios dispares. Estos sistemas se basan en
sistemas operativos, interfases de usuario, estándares de aplicaciones y
protocolos de redes, no exclusivos. El software llega a operar en diferentes
plataformas de hardware.
Modelos de conectividad de redes
El Protocolo de Control de Transmisión /
Protocolo Internet (TCP/IP) se usa en
Internet. Su propósito es ayudar a enlazar computadoras dispares. TCP/IP tiene
un modelo de referencia de 5 etapas:
1.Aplicación: ofrece funcionalidad al usuario final, al traducir los
mensajes al software del usuario / anfitrión para presentarlos en pantalla.
2.TCP: efectúa transporte, dividiendo
los datos de aplicación del usuario final en paquetes llamados datagramas. Cada
paquete consiste en un encabezado que lleva la dirección de la computadora
anfitriona de origen, información para reensamblar los datos e información para
asegurarse de que los paquetes no sufran alteraciones durante la transmisión.
3.IP: recibe datagramas de TCP y los subdivide. Un paquete de IP
contiene una cabecera con información de direcciones y lleva información y
datos de TCP. IP dirige los datagramas individuales del remitente al
destinatario.
4.Interfase de red: maneja cuestiones de direccionamiento, por lo
general en el sistema operativo, así como la interfase entre la computadora
iniciadora y la red.
5.Red física: define características eléctricas de transmisión básicas
para enviar la señal por las redes de comunicaciones.
Dos computadoras aunque tengan diferente
plataforma de hardware y software pueden comunicarse usando TCP/IP. Los datos
enviados de una a la otra pasarían hacia abajo por las 5 etapas, pasando por la
red física. Una vez que los datos llegan
a la computadora de destino suben por las capas. El nivel TCP ensamblará los
datos en un formato que la receptora pueda usar.
El modelo de interconexión de sistemas abiertos
(OSI) es un modelo alterno para enlazar a diferentes tipos de computadoras y
redes. El modelo se diseñó para apoyar redes globales que procesan grandes
volúmenes de transacciones.
Tecnologías de
comercio electrónico y de negocios electrónicos
Aplicaciones
facilitadoras
Son aplicaciones claves para el comercio y los
negocios electrónicos, porque ofrecen capacidades basadas en redes para la
comunicación, coordinación y agilización del flujo de transacciones compra y
venta.
Correo electrónico o e-mail
Elimina la persecución telefónica y las costosas
llamadas de larga distancia, agilizando la comunicación entre las diferentes
partes de una organización. Muchas organizaciones operan sus propios sistemas
de correo electrónico internos, pero las compañías de comunicaciones ofrecen
estos servicios, lo mismo que los servicios de información en línea comerciales
y algunas redes públicas de Internet.
Correo de voz
Digitaliza el mensaje del emisor, lo transmite
por una red y lo almacena en disco para ser recuperado posteriormente. Cuando
el destinatario está listo para escucharlo el mensaje se vuelve a convertir en
audio.
Máquinas de fax
Pueden transmitir a través de líneas telefónicas
ordinarias documentos de texto o con imágenes. La máquina de fax de origen
explora y digitaliza la imagen del documento, lo transmite por una red y se
reproduce en papel en la máquina receptora.
Servicios de información digital
Estos servicios potentes y de largo alcance,
permiten a usuarios de PC y estaciones de trabajo conectadas en red obtener
información desde fuera de la compañía instantáneamente sin moverse de su
escritorio. Muchos de estos servicios manejan correo electrónico, tableros de
boletines electrónicos, grupos de discusión en línea, compras y reservaciones,
además de acceso a Internet.
Teleconferencias, conferencias de datos y
videoconferencias
Una teleconferencia permite a un grupo de
personas conversar simultáneamente por teléfono o a través de software de
comunicación de grupos por correo electrónico. Las teleconferencias se
denominan conferencia de datos cuando incluyen la capacidad de dos o más
personas en lugares distantes de trabajar con el mismo documento o datos
simultáneamente.
Las teleconferencias en las que los participantes
pueden ver a sus interlocutores en pantallas de video se llaman videoconferencias.
Estas formas de conferencias ahorran gastos de
viajes y tiempo. Son útiles para promover el trabajo a distancia.
También existe software para efectuar
videoconferencias a través de Internet.
Groupware
Individuos, grupos y equipos de trabajo situados
en diferentes puntos de la organización pueden usarlo para participar en foros
de discusión y trabajar con documentos y proyectos compartidos.
Intercambio
electrónico de datos y comercio electrónico
El intercambio electrónico de datos (EDI) es una
tecnología clave para el comercio electrónico, porque permite el intercambio
directo de una computadora a otra de documentos de transacciones estándar, como
facturas, relaciones de carga y órdenes de compra, entre organizaciones. El EDI
reduce los costos de transacciones porque éstas se pueden transmitir
directamente de un sistema de información a otro, a través de una red.
El EDI difiere del correo electrónico en cuanto a
que transmite una transacción estructurada y no un mensaje de texto sin
estructura, como una carta.
Las organizaciones pueden sacar el mayor provecho
posible del EDI si integran los datos proporcionados por él, a aplicaciones
como cuentas por pagar, control de inventarios, embarques y planificación de la
producción y si planifican con cuidado los cambios organizacionales referentes
a los nuevos procesos de negocios. También deben estandarizar el formato de las
transacciones que usan con otras compañías y cumplir con los requisitos legales
para verificar la autenticidad de las transacciones.
Problemas y
decisiones gerenciales
El reto de
controlar el trabajo con redes
La implementación de redes de empresa ha creado
problemas además de oprtunidades para las organizaciones. Los administradores
necesitan resolver esos problemas al diseñar y construir redes para sus
organizaciones.
Problemas que presentan las redes de empresa
El desarrollo rápido, a menudo sin ser
planificado, de redes y de computación distribuida ha sido la causa de algunos
de los problemas.
Ya se describieron los problemas de conectividad
provocados por componentes y estándares de red incompatibles. Se destacan otros
4 problemas:
- Pérdida de control gerencial: la administración
de la tecnología de sistemas de información y los datos corporativos está
resultando ser mucho más difíciles en un entorno distribuido, debido a que la
computación cliente / servidor ha facultado a los usuarios para convertirse en
fuentes independientes de poder de computación.
En las redes de empresa se vuelve cada vez más
difícil saber donde están los datos y asegurar que el mismo elemento de
información se use en forma coherente en toda la organización.
- Necesidad de cambios en la organización: la
descentralización también tiene como resultado cambios en la cultura
corporativa y en la estructura de la organización. La computación a nivel de
toda la empresa es una oportunidad para remodelar a la misma y convertirla en
una unidad más eficaz.
- Costos ocultos: los ahorros en la adquisición
de hardware, que son resultado del costo considerablemente más bajo de la
computación cliente / servidor, a menudo se contrarrestan con elevados costos
de operación anuales por concepto de mano de obra y tiempo adicionales
requeridos para la administración de redes y sistemas.
- Fiabilidad y seguridad de redes: esta
tecnología es inmadura y altamente compleja. Es difícil lograr que todos los
componentes de una red grande y heterogénea funcionen en conjunto de forma
perfecta. El tiempo de inactividad, lapsos en los que el sistema no funciona,
sigue siendo mucho mayor en los sistemas cliente / servidor que en los sistemas
establecidos. La seguridad es de primordial importancia en las empresas en las
que los sistemas usan redes. Éstas presentan a los usuarios finales, hackers y
ladrones muchos puntos de acceso y oportunidades para robar o modificar datos
en las redes.
Algunas soluciones
Las organizaciones pueden contrarrestar los
problemas creados por las redes de empresa si toman en cuenta en la
planificación los cambios a la organización y a los negocios, y controlando
dichos cambios, aumentando la capacitación a los usuarios, estableciendo
disciplinas de administración de datos y tomando en cuenta los controles de
conectividad y de costos al planificar su arquitectura de información.
El plan de
telecomunicaciones
Un plan de telecomunicaciones tiene más
posibilidades de tener éxito si promueve las metas de negocios clave de la
compañía. Durante el proceso de planificación, los administradores pueden
investigar formas de usar la tecnología para fortalecer la posición
competitiva.
La implementación comprende 3 pasos.
1.Se debe efectuar una auditoría de las funciones de comunicaciones en
la compañía.
2.Es preciso conocer los planes de negocios a largo plazo de la empresa.
El plan debe incluir un análisis de la forma en que las telecomunicaciones van
a contribuir a las metas.
3.Hay que identificar las áreas críticas en las que las
telecomunicaciones tienen o podrían tener posibilidades de mejorar mucho el
desempeño.
Una vez que una organización ha creado un plan de
telecomunicaciones, debe determinar el alcance inicial del proyecto. Los
administradores deben tener en cuenta 8 factores al elegir una red de
telecomunicaciones: distancia, gama de servicios, seguridad, acceso múltiple,
aprovechamiento, costo, instalación y conectividad.
CAPITULO 10
COMERCIO ELECTRÓNICO Y NEGOCIOS ELECTRÓNICOS
Internet
Internet ha abierto muchas posibilidades interesantes para organizar
y operar un negocio, las cuales están
transformando a las organizaciones y al uso de los sistemas de información en
la vida cotidiana. Internet esta creando una plataforma universal para comprar
y vender productos y para impulsar importantes procesos de negocios dentro de
la compañía.
Internet es, tal vez, la implementación mejor conocida y la más
grande, de la interconexión de redes: el enlace de miles de redes individuales
de todo el mundo. Esta gigantesca red de redes se ha convertido en un
importante catalizador tanto para el comercio electrónico como para los
negocios electrónicos.
Hoy en día, cualquiera que tenga una computadora, un MODEM y la
disposición de pagar una pequeña cuota por uso, puede acceder a ella a través
de un proveedor de servicios de Internet.
Un proveedor de servicios de Internet es una organización comercial
que tiene una conexión permanente con Internet y vende conexiones temporales a
sus suscriptores. Los individuos también pueden acceder a Internet a través de
servicios en línea populares como América Online, y a través de redes
establecidas por gigantes como Microsoft y AT&T.
Tecnología y capacidades de Internet
Internet se basa en tecnología cliente / servidor. Los individuos que
usan la Net
controlan lo que hacen a través de aplicaciones cliente, empleando interfases
graficas con el usuario o productos basados en caracteres que controlan todas
las funciones. Todos los datos, incluidos los mensajes de correo electrónico,
bases de datos y sitios web, se guardan en servidores. Los servidores dedicados
a Internet, son el corazón de la información en la Net.
Las más importantes capacidades de Internet para los negocios son:
-el correo electrónico
-los grupos de noticias USENET
-los LISTSERV
-las conversaciones (chat)
-FTP
-World Wide web
Estas capacidades sirven para recuperar y ofrecer información.
Herramientas de Internet para comunicación
- Correo electrónico (e-mail): la Net se ha convertido en el sistema de correo
electrónico más importante del mundo, porque conecta a gente de muchos países,
lo cual da pie a un aumento en la productividad.
Los investigadores utilizan este recurso para compartir ideas,
información e incluso documentos.
Con el software apropiado, el usuario puede anexar fácilmente
documentos y archivos multimedios al enviar un mensaje a alguien, o al difundir
un mensaje a un grupo predefinido.
A la derecha del símbolo @, esta el nombre de dominio, que es el
nombre único de un conjunto de computadoras conectadas a Internet.
- Grupo de noticias USENET: los grupos de noticias USENET son grupos
de discusión a nivel mundial, en los que las personas comparten información e
ideas acerca de un tema definido. La discusión se efectúa en grandes tableros
de boletines electrónicos en los que cualquiera puede publicar mensajes para
que otros los vean y contesten.
- LISTSERV: grupo de discusión en línea que usan correo electrónico
difundido desde servidores de listas de correo.
- Conversación (chat): permite a dos o más personas que están
conectadas simultáneamente a Internet, sostener conversaciones interactivas en
vivo. Casi todas las herramientas del chat, manejan conversaciones escritas,
sin embargo, hay algunos sistemas con capacidades de conversaciones mediante
voz.
- Telnet: herramienta de redes que permite a una persona iniciar
sección en un sistema de computación, mientras trabaja en otro. Telnet es el
protocolo que establece un enlace rápido, sin errores, entre las dos
computadoras.
Recuperación de información en Internet
Una persona puede reunir información acerca de casi cualquier tema
concebible almacenado en esas bases de datos y bibliotecas. Mucha gente usa
Internet para localizar y bajar software gratuito, de alta calidad, que sus
creadores ofrecen en computadoras de todo el mundo.
Aquí se presentan dos métodos principales para acceder a computadoras
y localizar archivos:
- FTP (protocolo de transferencia de archivos): sirve para acceder a
una computadora remota y obtener archivos de ella. FTP es un método fácil y
rápido si se conoce el sitio de computación remoto en el que esta almacenado el
archivo.
- GOPHERS: casi todos los archivos y la información digital a los que
puede accederse a través de FTP, también se pueden obtener mediante gophers. Un
gophers es una herramienta de computación cliente que permite al usuario
localizar información almacenada en servidores de gophers de Internet, a través
de una serie de menús jerárquicos fáciles de usar.
Aquellos que ofrecen información a través de la Web , deben establecer una
pagina de inicio, que es una pantalla con texto y gráficos que por lo regular
da la bienvenida al usuario y describe la organización que estableció la
pagina. En general, la pagina de inicio dirige al usuario a otras páginas, y el
conjunto d paginas de una compañía se conoce como sitio Web.
La persona encargada del sitio web se llama Webmaster.
Para acceder a un sitio web, el usuario debe especificar un
localizador uniforme de recursos (URL), que apunta a la dirección de un recurso
especifico en la web.
HTTP(protocolo de transporte de hipertexto), que es el estándar de
comunicaciones utilizado para transferir paginas en la web. HTTP define la
manera en que se formatean y transmiten los mensajes, y las acciones que deben
realizar los servidores de web y navegadores en respuesta a diversos comandos.
¿Cómo buscar información en la web?
Para explorar el directorio, el usuario introduce una o más palabras
clave para ver una lista de categorías y sitios que incluyen esas palabras
clave en su titulo.
Otras herramientas de búsqueda no requieren una preclasificación de
sitios web y exploran las paginas web por su cuenta, de forma automática. Tales
herramientas llamadas maquinas de búsqueda o simplemente buscadores, contienen
software que busca paginas web que incluyen uno o más de los términos de
búsqueda, para luego exhibir una lista de concordancias ordenadas según un
método que implica la ubicación y frecuencia de los términos de búsqueda.
Algunos sitios web buscadores como Yahoo, se han vuelto tan populares
y fáciles de usar que también sirven como portales de Internet. Los portales
ofrecen una amplia gama de recursos o servicios, como correo electrónico,
compras online, foros de discusión y herramientas para localizar información.
Tecnología de difusión o “empuje”
En lugar de pasar horas navegando por la web, los usuarios pueden
pedir que la información que les interesa les sea entregada de manera
automática en sus escritorios a través de tecnología de “empuje” (push). Una
computadora difunde información de interés directamente al usuario, en lugar de
que éste tenga que extraerla de sitios web.
Los flujos de información distribuidos mediante tecnología de empuje
también se denominan canales y pueden incluir canales de Intranet privados y
canales de extranet, además de canales
de Internet publica. Microsoft Internet Explorer y Netscape Comunicator
incluyen herramientas de empuje que bajan automáticamente paginas web, informan
al usuario que se ha actualizado el contenido y crean canales de sitios
especificados por el usuario. El uso de tecnología de empuje para transmitir
información a un grupo selecto de individuos es un ejemplo de multidifusión.
Intranet y extranet:
Las organizaciones pueden usar los estándares de redes de Internet y
la tecnología de web para crear redes privadas llamadas intranets.
Tecnología de intranets:
La principal diferencia entre la web y una Intranet es que mientras la
web esta abierta a todo el mundo, la Intranet es privada y se protege contra visitas
del publico por medio de firewalls (paredes cortafuego). La firewalls consiste
en hardware y software que se coloca entre la red interna de la organización y
una red externa. Esta preparada para interceptar todos los paquetes de mensajes
transferidos entre las dos redes, examinar sus características y rechazar los
mensajes o intentos de acceso no autorizados.
Extranet
Algunas compañías están permitiendo que personas y organizaciones
externas a la empresa tengan acceso limitado a sus intranets. Las intranets
privadas que se extienden a usuarios autorizados externos se llaman extranets
La compañía puede usar una firewall para garantizar que el acceso a
los datos internos sea limitado y no sufra violaciones; Las firewalls también
validan a los usuarios, asegurándose de que solo las personas autorizadas
accedan al sitio.
Son especialmente útiles para enlazar las organizaciones con sus
clientes o socios comerciales, y es común que se utilicen para datos de
disponibilidad de productos, precios y embarques, para intercambio electrónico
de datos (EDI), o para colaborar con otras compañías en proyectos de desarrollo
o capacitación conjuntos.
Beneficios de Internet para las organizaciones:
Con la tecnología Internet, las organizaciones pueden reducir los
costos de comunicación y de transacción, mejorar la coordinación y la
colaboración, y acelerar la distribución de conocimientos.
Conectividad y alcance global
La conectividad global y la facilidad de uso de Internet ofrecen a las
compañías acceso a negocios o individuos que normalmente estarían fuera de su alcance.
Las compañías logran vincularse de manera directa con proveedores, socios
comerciales o clientes individuales, todo a un costo bajo, uniforme, aunque
estén al otro lado del mundo.
Telefonía Internet:
Se ha desarrollado hardware y software para telefonía Internet, la
cual permite a las compañías usar Internet para la transmisión de voz por
teléfono.
Aunque la telefonía de Internet ayuda a las compañías a reducir sus
cuentas por llamadas internacionales, Internet todavía no es muy apropiada para
este fin, pues esta diseñada para la comunicación de datos, que tolera retrasos
al bajarlo. Pocas compañías usaran servicios de telefonía Internet, hasta que
mejore la calidad del servicio telefónico.
La tecnología Internet también esta reduciendo los costos de
comunicación, al permitir a las compañías crear redes virtuales privadas (VPN),
es decir, una conexión segura entre dos puntos de Internet y se puede obtener a
través de un proveedor de servicios de Internet.
Las VPN ofrecen muchas características de las redes privadas, a un
costo mucho más bajo que si se usaran líneas telefónicas privadas arrendadas o
conexiones de relevo de tramas.
Costos de transacciones más bajos:
Las compañías han descubierto que las transacciones se pueden efectuar
electrónicamente por una fracción del costo de los procesos basados en papel.
Reducción en los costos de agencia:
Internet reduce los costos de agencia –costo de manejar empleados y
coordinar su trabajo-, al proporcionar redes de bajo costo y herramientas de
comunicación y colaboración económicas que se peden usar en una escala global.
Internet y el comercio electrónico:
Internet se esta convirtiendo con rapidez en la tecnología preferida
para el comercio electrónico, porque ofrece a los negocios una forma todavía
más fácil de enlazarse con otros negocios por un costo muy bajo. Los clientes
pueden acceder a los sitios web las 24hs. Es posible crear nuevos canales de
marketing y ventas. El manejo electrónico de transacciones reduce los costos de
transacción y el tiempo de entrega de algunos bienes, sobre todo los que son
puramente digitales (software, imágenes y videos).
Modelos de negocios en Internet:
Compañías grandes y pequeñas están usando Internet para ofrecer de
forma inmediata información acerca de productos, mecanismos para hacer pedidos
y atención a clientes, y para ayudar a compradores y vendedores a ponerse en
contacto.
Algunos ejemplos de estos modelos son:
-tienda virtual: vende bienes físicos o servicios en línea, en lugar
de hacerlo a través de una tienda física. La entrega de productos y servicios
no digitales se efectúa a través de les medios tradicionales.
-concentrador de mercado: concentra información acerca de productos y
servicios de varios proveedores en un punto central. Los compradores pueden efectuar
búsquedas y comparaciones, y a veces efectuar la transacción de ventas.
-corredores de información: ofrecen información de productos, precios
y disponibilidad. Algunos facilitan las transacciones, pero su principal valor
consiste en la información que proporcionan.
-corredores de transacciones: los compradores pueden consultar tarifas
y condiciones, pero la actividad de negocios primaria es cerrar la transacción.
-cámaras de compensación electrónicas: ofrecen sistemas tipo subasta
para productos cuyo precio y disponibilidad están cambiando constantemente, a
veces como respuesta a las acciones de los clientes.
Subasta inversa: los consumidores presentan una oferta a varios
proveedores para adquirir bienes y servicios a un precio especificado por el
comprador.
-entrega digital de productos: venden y entregan software, productos
multimedia y otros productos digitales por Internet.
-proveedor de contenido: crea ingresos al proporcionar contenidos. El
cliente podría pagar por acceder al contenido, o podrían generarse ingresos por
la venta de espacio publicitario o por pedir a los anunciantes que paguen por
aparecer en listas organizadas dentro de una base de datos que es posible
consultar.
-proveedor de servicios en línea: proporciona servicio y apoyo a usuarios
de hardware y software.
Marketing interactivo:
Los mercadologos pueden usar las características interactivas de las
paginas web para retener la atención de los clientes, o capturar información
acerca de sus gustos e intereses. Una parte de esa información se obtiene
pidiéndole a los clientes que se registren en línea y proporcionen información
acerca de sí mismos. Las compañías, también pueden utilizar software especial
para auditar sitios web, con el fin de crear perfiles más precisos de sus
clientes.
Las compañías también suelen usar funciones de la web y de Internet,
como grupos de discusión electrónicos, listas de correo y correo electrónicos,
para crear diálogos constantes con sus clientes. Las comunicaciones y ofertas
de productos se pueden adaptar con precisión a clientes individuales.
Los sitios que proporcionan información acerca de productos también
reducen los costos al acortar el ciclo de ventas y disminuir el tiempo que el
personal de ventas debe dedicar a la educación de clientes.
Comercio electrónico de negocio a negocio:
Nuevas eficiencias y relaciones:
Las compras corporativas tradicionalmente se han basado en relaciones
a largo plazo con uno o dos proveedores. Internet, hace más accesible la
información acerca de proveedores alternos, a fin de que las compañías
encuentren la mejor oferta entre una amplia gama de fuentes, incluidas algunas
en el extranjero.
Las organizaciones también suelen usar la web para pedir licitaciones
de proveedores, anunciando solicitudes de propuestas en línea.
Sistemas de apoyo para el comercio electrónico:
Un negocio interesado en establecer un sistema para apoyar el comercio
electrónico tiene tres opciones:
1_ usar un servidor de web con un juego de herramientas para construir
su propio sistema.
2_ comprar un sistema de servidor de comercio electrónico en paquete.
3_ subcontratar el sistema a un proveedor de servicios de comercio
electrónico.
Hay varios sistemas de servidor para comercio por Internet en el
mercado. Por lo regular, proporcionan un escaparate de web, generalmente con
algún tipo de apoyo para catálogos en línea y un mecanismo para aceptar
pedidos.
Algunos de estos sistemas se vinculan con redes financieras para
procesar los pagos.
Un servidor de anfitrión de web mantiene un servidor de web grande, o
una serie de servidores, y proporciona, a los suscriptores que pagan una cuota,
espacio para mantener sus sitios web.
Las compañías suscriptoras pueden crear sus propias paginas web, o
pedir que la cree el servicio de anfitrión o una empresa de diseño de web.
Los servicios de anfitriones de web ofrecen soluciones a compañías
pequeñas que no cuentan con los recursos necesarios para operar sus propios
servidores de comercio electrónico, y a compañías que todavía están
experimentando con el comercio electrónico.
La integración de todos los procesos asociados al comercio electrónico
requiere software y herramientas adicionales, como software para establecer
interfases entre los servidores de web y las bases de datos de transacciones
centrales y sistemas electrónicos de pagos de la compañía.
Los sistemas electrónicos de pagos usan tecnologías como transferencia
electrónica de fondos, tarjetas inteligentes, de crédito y de debito, y nuevos
sistemas de pagos basados en Internet, para pagar productos y servicios electrónicamente.
También es conveniente contar con software que rastrea y monitorea el uso de
sitios web, para efectuar análisis de marketing.
¿Cómo las intranets apoyan los negocios electrónicos?
Las intranets son económicas; es posible
expandirlas o contraerlas cuando cambian las necesidades, y acceder a ellas
desde la mayor parte de las plataformas de computación. Aunque la mayoría de
las compañías debe manejar diversas plataformas de computación que no se pueden
comunicar entre sí, las intranets ofrecen conectividad instantánea y unen a
todas las computadoras para formar un solo sistema de red, prácticamente sin
discontinuidades. El software de web presenta una interfase uniforme, que sirve
para integrar muchos procesos y sistemas distintos en toda la compañía. Las
compañías pueden conectar su Intranet a sus bases de datos al igual que con la
web, lo que permite a los empleados realizar actividades fundamentales para las
operaciones de la compañía.
Las intranets ayudan a las organizaciones a crear un entorno de
información más rico y sensible. Las aplicaciones corporativas internas,
basadas en el modelo de pagina web, pueden operar de forma interactiva
utilizando diversos medios, como texto, audio y video.
Un uso importante de la intranets ha sido la creación de depósitos de
información en línea que es posible actualizar con la frecuencia deseada.
Los documentos de intranets pueden estar siempre actualizados, lo que
elimina costos de papel, impresión y distribución.
Intranet y colaboración en grupos
El teamware consiste en aplicaciones basadas en intranets, para formar
un equipo de trabajo, compartir ideas y documentos, sugerir opciones, programar
y archivar decisiones tomadas o rechazadas por un proyecto para uso futuro.
Es común usar teamware como herramientas de apoyo para los proyectos
de corta duración de los trabajadores de conocimientos.
Aplicaciones de intranets para los negocios electrónicos:
Están apareciendo intranets en todas las áreas funcionales importantes
de negocios, lo que les permite manejar electrónicamente una mayor porción de
sus procesos.
Algunas de esas aplicaciones están referidas a:
-finanzas y contabilidad: las intranets suelen ser muy valiosas para
las áreas de finanzas y contabilidad, porque ofrecen una perspectiva detallada
de la información financiera y contable en línea, en un formato fácil de usar.
-recursos humanos: esta área, puede utilizar intranets para publicar
las políticas corporativas, asignaciones de trabajo o clases de capacitación.
-ventas y marketing: una de las aplicaciones más populares de las
intranets corporativas es la supervisión y coordinación de la fuerza de ventas
de la compañía. El personal de ventas puede conectarse para obtener
actualizaciones de precios, promociones, ofertas o clientes, o para recibir
información acerca de la competencia. También es posible obtener acceso a
presentaciones y documentos de ventas y personalizarlos para los clientes.
- fabricación y producción: las intranets que coordinan los flujos de
información entre tornos, controladores, sistemas de inventarios y otros
componentes de un sistema de producción, pueden mejorar el acceso de diferentes
partes de la organización a la información de fabricación, lo que aumenta la
precisión y reduce los costos.
-coordinación y manejo de la cadena de abasto: las intranets y
extranets también sirven para simplificar e integrar los procesos de negocios
que abarcan mas de un área funcional. Estos procesos interfuncionales se pueden
coordinar electrónicamente, mejorando la eficiencia y sensibilidad de la
organización. Un área de gran interés para las compañías es el uso de intranets
y extanets para facilitar el manejo de la cadena de abasto.
Las compañías pueden usar intranets para mejorar la coordinación entre
sus procesos de cadena de abasto internos, y usar extranets para coordinar los
procesos de la cadena de abasto que se comparten con socios comerciales.
Retos y oportunidades gerenciales:
Aunque Internet ofrece abundantes oportunidades nuevas para el
comercio electrónico y los negocios electrónicos, también presenta a los
administradores una serie de retos. Estos tienen su origen principalmente en el
hecho de que tecnología Internet y sus funciones de negocios son relativamente
nuevas.
Necesidades de cambio en los procesos de negocios:
El comercio electrónico y los negocios electrónicos requieren una
cuidadosa orquestación de las divisiones, sitios de producción y oficinas de
ventas de la compañía, así como estrechas relaciones con clientes, proveedores,
bancos y otros socios comerciales. Los procesos de negocios fundamentales se
deben rediseñar e integrar mejor, sobre todo los de la administración de la
cadena de abasto.
Conflictos de canal:
El uso de la web para efectuar ventas y marketing en línea, podría
crear algún conflicto de canal con los canales tradicionales de la compañía,
sobre todo en el caso de productos que no hacen uso tan intensivo de información
y requieren intermediarios físicos para llegar a los compradores. El uso de
canales alternos creados por Internet requiere una planificación y un manejo
muy cuidadosos.
Obstáculos tecnológicos:
Para aprovechar ampliamente Internet, algunas compañías necesitan
conexiones de telecomunicaciones más costosas, estaciones de trabajo o
computadoras de alta velocidad capaces de manejar la transmisión de gráficos
que ocupan más ancho de banda, y tal vez, computadoras especiales que operen
exclusivamente como servidores de web.
Algunos servidores de web se sobrecargan con solicitudes de servicio y
llega a ser imposible acceder a ellos durante los periodos de mayor actividad.
Aspectos legales:
Las leyes que gobiernan el comercio electrónico son, en su mayor
parte, inexistentes o apenas se están escribiendo.
Además, Internet es global, y la usan individuos y organizaciones en
cientos de países distintos. Si un producto se ofrece en Singapur, y el
comprador vive en Hungría, ¿ qué leyes se aplican?. En tanto no se aclaren y
estabilicen estas y otras cuestiones legales, hacer negocios en Internet
conlleva un nivel de incertidumbre que algunos consideran inaceptable.
Seguridad y privacidad:
Los sistemas basados en Internet son todavía más vulnerables que los
de las redes privadas, porque Internet se diseñó de modo que estuviera abierta
a todo el mundo.
Toda la información, incluido el correo electrónico, pasa a través de
muchos sistemas d computación de la
Net antes de llegar a su destino, y puede monitorearse,
capturarse y almacenarse en cualquiera de esos puntos a lo largo de la ruta. La
preocupación por la seguridad de los pagos electrónicos es una razón por la que
el comercio electrónico no ha crecido con mayor rapidez en la Net.
El robo de contraseñas, la obtención de información confidencial, el
espionaje electrónico o la interferencia con servidores de web corporativos
para dejarlos inaccesibles, pueden causar perturbaciones y daños graves.
CAPITULO 12
ENFOQUES PARA LA
CONSTRUCCION DE SISTEMAS
El ciclo de vida tradicional de los sistemas
Es un método tradicional para desarrollar un
sistema de información, que divide el proceso de desarrollo en etapas formales
que se deben llevar a cabo en secuencia. Hay una división muy formal del
trabajo entre los usuarios y los especialistas en sistemas. Los primeros solo
indican las necesidades del sistema y revisan la labor de los especialistas,
quienes se encargan de gran parte de la labor de análisis, diseño e
implementación. Se requiere una aprobación formal o un acuerdo entre las partes
al término de cada etapa. Estas son:
· Definición del proyecto: informe de propuesta de proyecto.
Se determina si la organización tiene o no un
problema, si éste se puede solucionar o no por medio de un sistema de
información.
· Estudio de sistemas: informe de propuesta de sistemas.
Se analiza los problemas de los sistemas existentes, se definen los
objetivos que debe alcanzar una solución y se evalúa diversas soluciones
alternativas.
· Diseño: especificaciones de diseño.
Se producen las especificaciones de diseño lógico y físico para el
sistema solución. Diagramas de flujo de datos, de estructura de programas o de
flujo del sistema.
· Programación: especificaciones de programas – código.
Se traducen las especificaciones de diseño a código de programas de
software.
· Instalación: pruebas de desempeño.
Son los últimos pasos para poner en funcionamiento el sistema. Se
realizan pruebas, capacitación y conversión del viejo sistema en el nuevo.
· Post – implementación: auditoría.
El sistema se usa y evalúa durante el tiempo que está en uso, y se
modifica para efectuar mejoras o cumplir con nuevos requisitos.
El ciclo de vida tradicional se sigue usando para construir grandes
sistemas, como TPS o MIS, donde las necesidades están muy estructuradas y bien
definidas. Este enfoque es costoso, tardado e inflexible lo que obstaculiza
cambios. Es necesario generar gran cantidad de documentos, y no es apropiado
para aplicaciones orientadas a la toma de decisiones.
Prototipos
Son versiones del trabajo preliminar de un
sistema de información o parte de éste, para fines de demostración y
evaluación. La elaboración de un prototipo es un proceso rápido y económico a
fin de que los usuarios puedan determinar mejor sus necesidades de información.
Una vez en operación se va retocando hasta que cumpla con los requisitos del
usuario. Es iterativo porque los pasos se repiten una y otra vez.
Etapas:
1.Identificar necesidades básicas.
2.Crear un prototipo inicial.
3.Usar el prototipo.
4.¿Usuario satisfecho?
5.No. Modificación y mejora del prototipo.
6.Si. Implementación del prototipo funcional.
Los prototipos son más útiles cuando existe cierta incertidumbre
acerca de las necesidades o de las soluciones de diseño, y son más apropiados
para aplicaciones pequeñas. Además fomenta la participación intensa de los
usuarios finales en todas la etapas. El uso de prototipos es valioso para
diseñar interfases de usuarios de un sistemas, ya que es la parte con la que
los usuarios interactúan.
Paquetes de
software de aplicación
Es un conjunto de programas de aplicación
preescritos y precodificados, que se encuentran en el mercado para su venta o
su arrendamiento. Hay muchas aplicaciones que efectúan tareas comunes para
todas las organizaciones de negocios. Si se puede adquirir un paquete apropiado
en muchos casos no es necesario que la compañía escriba sus programas.
Los programas del paquete se probaron antes de salir al mercado, por
lo que la prueba del comprador se realizan en breve tiempo. Los proveedores
ofrecen buena parte del mantenimiento y ofrecen mejoras de acuerdo a los
adelantos técnicos y de negocios. Las funciones de personalización permiten
modificar un paquete de modo que satisfaga las necesidades singulares de una
organización, sin destruir la integridad del mismo. Pero esta personalización
podría llegar a ser muy costosa y consumir demasiado tiempo, que se podrían
perder las ventajas del paquete de software de aplicación.
Solicitud de propuesta: lista de preguntas detalladas que se presentan
a los proveedores de software, para determinar que tan bien el producto puede
satisfacer las necesidades específicas de la organización.
Desarrollo por
usuarios finales
Los propios usuarios, con poca o ninguna ayuda de especialistas,
desarrollan sistemas de información. Se utilizan los lenguajes de cuarta
generación, lenguajes gráficos y herramientas de software para tales fines.
Además los sistemas de esta clase se crean con gran rapidez. Otras ventajas que
presentan son la determinación más exacta de necesidades, mayor participación y
satisfacción del usuario y reducción del número de aplicaciones pendientes de
implementar, ya que no dependen de los especialistas.
Por otro lado presentan el problema que apoyan la proliferación de
sistemas de información y datos sin control, y además estos sistemas no siempre
cumplen las normas de calidad.
Uso de fuentes
externas (Outsourcing)
Es una práctica de sub - contratar a proveedores
externos las operaciones de centro de cómputos, redes de telecomunicaciones o
desarrollo de aplicaciones. Es una medida que los administradores toman por
varios motivos, entre ellos, economizar costos de mantenimiento de centros de
cómputo y personal de sistemas propios, para mejorar la contribución de la
tecnología de información al negocio, o porque las capacidades de los sistemas de
la compañía son limitados, ineficaces o técnicamente inferiores.
El problema del outsourcing es que se pierde el control sobre las
funciones del sistema de información y se depende de la dirección técnica del
proveedor externo.
Centro de soluciones: es un recurso operado por proveedores
comerciales de tecnología de información, que ofrecen a los clientes procesos
modernos y arquitecturas repetibles o reutilizables, para resolver problemas
comunes de sistemas de información.
Metodologías y
herramientas para construir sistemas
Se han utilizado diversas herramientas y metodologías de desarrollo
para ayudar a la construcción de sistemas a documentar, analizar, diseñar e
implementar sistemas de información. Una metodología de desarrollo es un
conjunto de métodos, uno o más para cada actividad dentro de cada fase de un
proyecto de desarrollo de sistemas.
Metodologías
estructuradas
El término estructurado se refiere al hecho de que las técnicas son
paso a paso, y cada paso se apoya en el anterior. Estas metodologías son
descendentes, es decir, van desde el nivel más alto y abstracto hasta el nivel
más bajo y detallado.
Las metodologías estructuradas tradicionales están orientadas hacia
los procesos, mas que hacia los datos. Son en su mayor parte lineales, se debe
completar cada fase antes de que se pueda iniciar la siguiente. Incluyen
análisis estructurado, diseño estructurado y el uso de diagramas de flujo.
Análisis estructurado
Se usa ampliamente para definir las entradas, los
procesos y las salidas del sistema. El resultado es un modelo gráfico y lógico
del flujo de información, que divide al sistema en módulos. El modelo
especifica rigurosamente los procesos o las transformaciones que ocurren dentro
de cada módulo y las interfases que existen entre ellos. Su herramienta
primaria es el diagrama de flujos de datos (DFD), una representación gráfica de
los procesos componentes de un sistema y de las interfases (flujos de datos)
entre ellos. Los diagramas sirven para representar procesos de nivel alto y
también detalles de nivel bajo. Con la ayuda de diagramas de flujo de datos de
varios niveles, es posible dividir un proceso complejo en niveles sucesivos de
detalle.
Otra herramienta del análisis estructurado es el
diccionario de datos, que contiene información acerca de elementos individuales
y grupos de datos dentro de un sistema. Define el contenido de los flujos de
datos y los depósitos de datos para que los constructores del sistema entiendan
exactamente que elementos de información contienen. Las especificaciones de
procesos describen las transformaciones que ocurren dentro del nivel más bajo
de los diagramas de flujos, expresan la lógica de cada proceso.
Diseño estructurado
Es una disciplina de diseño de software que abarca una serie de reglas
y técnicas para diseñar un sistema de arriba hacia abajo, de manera jerárquica.
Se debe considerar primero la función principal del programa o sistema, luego
dividir esta función en sub-funciones y descomponer cada una de ellas hasta
llegar al nivel más bajo de detalle.
A medida que se formula el diseño, éste se documenta en un diagrama de
estructura, que es un diagrama descendente que muestra cada nivel de diseño, su
relación con otros niveles y su lugar en la estructura de diseño general.
Programación estructurada
Transmite los principios que rigen el diseño
estructurado a la escritura de programas, a fin de facilitar su comprensión y
modificación. Cada uno de los rectángulos del diagrama de estructura representa
un módulo componente, que por lo regular tiene una relación directa con un
módulo de diseño del nivel más bajo, y constituye una unidad lógica que
desempeña una o más funciones. Idealmente, los módulos deben ser independientes
unos de otros y sólo deben tener un punto de entrada y uno de salida. Además
deben compartir datos con el menor número de módulos posible.
Cualquier programa se puede construir a partir de 3 estructuras de
control o patrones de instrucciones:
- La estructura de secuencia, ejecuta instrucciones en el orden en que
aparecen, y el control pasa incondicionalmente de una instrucción a la
siguiente.
- La estructura de selección, prueba una condición y ejecuta una de dos
instrucciones alternativas, dependiendo del resultado de la prueba.
- La estructura de iteración, repite un segmento de código mientras sea
verdadera una prueba condicional.
Diagramas de flujo
Son una vieja herramienta de diseño que todavía
se usa. Detallan el flujo de datos a través de todo un sistema de información,
y describen los procesos que ocurren dentro de un programa individual del
sistema, y el orden en que se deben ejecutar.
Mediante el uso de símbolos especializados y de líneas de flujo, el
diagrama sigue el flujo de información y de trabajo en un sistema, la secuencia
de pasos de procesamiento, y los medios físicos en los que se introducen,
escriben y almacenan los datos.
Limitaciones de los métodos tradicionales
Aunque son valiosos, éstos métodos pueden ser
inflexibles y tardados. Es necesario terminar un análisis estructurado para
poder iniciar el diseño, y la programación debe esperar los productos
terminados del diseño.
Desarrollo de
software orientado a objetos
Esta clase de programación combina datos y
procedimientos específicos que operan sobre esos datos para formar un objeto.
El desarrollo de software orientado a objetos difiere de las metodologías
tradicionales en que lo importante no es modelar por separado los procesos de
negocios y los datos, si no combinar los datos y procedimientos para formar
objetos unificados. El sistema se ve como una colección de clases y objetos, e
incluye las relaciones entre ellos. Los objetos se definen, programan,
documentan y guardan como bloques de construcción para aplicaciones futuras.
Es fácil reutilizar objetos, así que el
desarrollo de software orientado a objetos, normalmente, reduce el tiempo y el
costo de la escritura de software.
Ingeniería de
software asistida por computadora (CASE)
También conocida como Ingeniería de sistemas asistida por computadora, es la
automatización de las metodologías paso a paso, para el desarrollo de software
y sistemas, con el fin de reducir las labores repetitivas que debe realizar el
encargado del desarrollo. Su adopción puede permitir a éste último dedicarse a
tareas de resolución de problemas más creativas. La CASE también facilitan la
creación de documentación clara y la coordinación de trabajos de desarrollo en
equipo.
Las herramientas de CASE cuentan con recursos
gráficos automatizados para producir esquemas y diagramas; generadores de
pantalla, de informes, de código y de documentación; diccionarios de datos;
amplios recursos para hacer reportes, y herramientas de análisis y
verificación. Las herramientas de CASE vinculan automáticamente elementos de
datos a los procesos en que son usados. Si un diagrama de flujo de datos se
modifica de un proceso otro, los elementos del diccionario de datos se
alterarán automáticamente de modo que reflejen el cambio en el diagrama. Muchas
de éstas herramientas se han clasificado según el extremo del proceso de
desarrollo de sistemas en el que apoyan las actividades. Las del tipo front – end se concentran en la captura
de información de análisis y diseño durante las etapas iniciales. Las del tipo back – end apoyan las actividades de
codificación, prueba y mantenimiento.
Desarrollo
rápido de aplicaciones (RAD)
Se emplea el término RAD para describir un
proceso de creación de sistemas funcionales en un tiempo muy corto. El RAD
puede incluir el uso de programación visual y otras herramientas, para
construir interfases gráficas con el usuario, elaborar prototipos iterativos de
elementos clave del sistema, automatizar la generación de código de programa y
fomentar la colaboración estrecha entre los usuarios finales y los
especialistas en sistemas.
Hay ocasiones en las que se usa una técnica
llamada diseño conjunto de aplicaciones
(JAD), para acelerar la determinación de las necesidades de información y
preparar el diseño inicial del sistema. El JAD junta a los usuarios finales y
especialistas en sistemas en una sesión interactiva para comentar el diseño del
sistema.
Reingeniería
de software
Es una metodología que ataca el problema del
envejecimiento del software, y lo recicla y moderniza para que los usuarios
puedan evitar un largo y costoso proyecto de reemplazo. Los encargados del
desarrollo usan reingeniería para extraer información de diseño y programación
de los sistemas existentes, para así crear sistemas nuevos sin comenzar desde
cero. La reingeniería abarca 3 pasos.
La ingeniería
a la inversa, que implica extraer las especificaciones de
negocios fundamentales de sistemas existentes. Las herramientas de ingeniería a
la inversa leen y analizan el código de programa existente, los archivos y las
descripciones de base de datos, y producen una documentación estructurada del
sistema. El resultado muestra los componentes en el nivel de diseño, como
entidades, atributos y procesos. Si trabaja con base en la documentación
estructurada, el equipo de proyecto puede entonces modificar el diseño y las especificaciones, de modo que satisfagan
las necesidades de negocios actuales. En el paso final, la ingeniería hacia delante, usa las especificaciones modificadas,
con el fin de generar un código estructurado nuevo para un sistema estructurado
que sí es fácil de mantener.
Aunque la reingeniería de software puede reducir
los costos de desarrollo y mantenimiento de sistemas, es una labor muy
compleja, que por lo regular requiere investigaciones y análisis adicionales
para determinar todas las reglas de negocios y necesidades de datos del nuevo
sistema.
CAPITULO 13
13.1 Fracaso
de los sistemas de información
Puede considerarse que hasta 75% de los sistemas constituyen fracasos
administrativos. Fracaso de sistema son aquellos sistemas de información que no
tienen el desempeño esperado, que no está funcionando en el plazo especificado
o que se puede usar como se pensó hacerlo.
Áreas problema de los sistemas de información
Las principales áreas problemas son: diseño, datos, costos y
operaciones. Estos problemas pueden atribuirse no solo a las características
técnicas de los sistemas de información, sino también a fuentes no técnicas.
Diseño
El diseño real del sistema no captura las necesidades fundamentales
del negocio o no mejora el desempeño de la organización. Interfase con el usuario
es la parte del sistema de información a través de la cual el usuario final
interactúa con el sistema; tipo de hardware y series de comandos y respuestas
en la pantalla que se requieren para que un usuario trabaje con el sistema.
El sistema podría estar diseñado con una interfase con el usuario
deficiente. Un sistema de información se considera un fracaso si su diseño no
es compatible con la estructura, la cultura y las metas de la organización en
su totalidad.
Datos
La información de ciertos campos podría ser errónea o ambigua, o
podría no estar desglosada debidamente por los fines del negocio. La
información podría estar inaccesible por datos que estén incompletos.
Costo
Algunos sistemas operan sin problemas, pero el costo de su
implementación y operación en producción rebasa por mucho el presupuesto.
Operaciones
La información no se proporciona de manera oportuna o eficiente por
que las operaciones computarizadas que realizan el procesamiento de la
información tienen fallas.
Medición de éxito de los
sistemas
Las siguientes medidas del éxito de sistemas son las más importantes:
1) Niveles altos de uso del sistema,
2) Satisfacción de los usuarios con el sistema,
3) Actitudes favorables de los usuarios,
4) Logro de objetivos, y
5) Recompensa financiera para la organización.
Los beneficios de un sistema de información tal ves no se pueda
cuantificar en su totalidad, además, no es fácil demostrar los beneficios
tangibles de las aplicaciones de apoyo a decisiones más avanzadas. Y aunque se
ha estudiado rigurosamente la metodología de costo-beneficio, la historia de muchos
proyectos de desarrollo de sistemas ha
mostrado que siempre es difícil formular estimaciones realistas. En lugar de
ellos, los investigadores de MIS han preferido concentrarse en las medidas
humanas y organizacionales del éxito de los sistemas, como calidad de la
información, calidad del sistema, e impacto de los sistemas sobre el desempeño
de la organización.
13.2 Causas
del éxito y el fracaso de los sistemas de información
Muchos de los sistemas de información fracasan debido a la oposición
del entorno, o bien, a la de la situación interna. Existen otras razones las
cuales se concentran en los diferentes patrones de implementación.
El concepto de implementación
La implementación son todas las actividades de la organización
encaminadas a adoptar, administrar y hacer rutinaria una innovación. Algunas de
las investigaciones sobre implementación se concentran en los actores y sus
roles. Un segundo enfoque se concentra en las estrategias de innovación. Un
tercer enfoque se encuentra en los factores de cambio generales de la
organización, que son decisivos para hacer, rutinarias las innovaciones, en el
largo plazo. En el contexto de la implementación, el analista de sistemas es un
agente de cambio. Agente de cambio, en el contexto de la implementación, es la
persona que actúa como catalizador durante el proceso de cambio, para asegurar
el éxito de la adaptación de la organización a un sistema nuevo o una
innovación. El analista no solo desarrolla soluciones técnicas, sino que
también redefine las configuraciones, las interacciones, las actividades de
trabajo y las relaciones de poder de diversos grupos de la organización. Un
modelo del proceso de implementación es el de cambio en la organización de
Kolb/Forman. Este modelo divide al
proceso de cambio en una relación de siete etapas entre un consultor de la
organización y su cliente. (El consultor corresponde al diseñador de sistemas
de información, y el cliente, al usuario.). El éxito de la labor de cambio
depende de lo bien que el consultor y el cliente manejan las cuestiones claves
en cada etapa.
Causas del éxito y el fracaso de la implementación
Se ha descubierto que el resultado de una implementación puede estar
determinado, en gran medida, por los siguientes factores: 1) El rol de los
usuarios en el proceso de implementación, 2) El grado en que la administración
apoya la labor de implementación, 3) El nivel de complejidad y riesgo del
proyecto de implementación. 4) La calidad de administración del proceso de
implementación.
Participación e influencia de los usuarios
La participación de los usuarios en el diseño y la operación de los
sistemas de información tiene varios resultados positivos. En primer lugar, si
los usuarios participan intensamente en el diseño del sistema, tiene más
posibilidad de moldearlo según sus prioridades y necesidades, y también de
controlar el resultado. Segundo, es más probable que los usuarios reaccionen
positivamente ante el sistema terminado. La brecha de comunicaciones
usuario-diseñador es la diferencia en antecedentes, intereses y
prioridades, que obstaculiza la comunicación y la resolución de problema entre
los usuarios finales y los especialistas en sistemas de información.
Apoyo y compromiso de la administración
Si un proyecto de sistema de información cuenta con el respaldo y el
compromiso de la administración en diversos niveles, es más probable que tanto
los usuarios como el personal técnico de servicios de información lo vean con
buenos ojos.
Nivel de complejidad y riesgo
Los sistemas difieren drásticamente en su tamaño, alcance, nivel de
complejidad y componentes técnicos y de organización. Los investigadores han
identificado tres dimensiones clave que influyen en el nivel de riesgo de los
proyectos. Estas dimensiones son: el tamaño del proyecto, su estructura, y el nivel
de experiencia técnica del personal de sistema de información y del equipo de
proyecto. Tamaño del proyecto. En cuanto mayor es el proyecto, mayor es
el riesgo. Otro factor de riesgo es la experiencia de la compañía con proyectos
de un determinado tamaño. Estructura del proyecto. Algunos
proyectos están más estructurados que otros. Sus requisitos son más claros y
directos, lo que permite definir fácilmente las salidas y los procesos. Tales
proyectos conllevan un riesgo mucho menor que aquellos cuyo requisito están
relativamente indefinido, son fluidos y cambian continuamente; cuyas salidas no
se pueden fijar fácilmente porque están sujetas a las cambiantes ideas de los
usuarios. Experiencia con tecnología. El riesgo del proyecto aumentará si
el equipo del proyecto y el personal de sistemas de información carecen de los
conocimientos técnicos requeridos.
Administración del proceso de implementación
Diferentes personas podrían interpretar y definir
de distinta manera el mismo elemento de información. Los distintos usuarios
tienen diferentes conjuntos de requisitos y necesidades. Es preciso evaluar
costos, beneficios y calendarios de proyectos. El diseño final podría ser
difícil de visualizar. Puesto que en los sistemas de información complejos
intervienen muchos grupos de interés, muchos actores y detalles, a bases es
difícil determinar si los planes iniciales de un sistema son en verdad
factibles.
Un proyectó de desarrollo de sistemas, sin el control debido, padecerá
con toda seguridad las consecuencias siguientes: 1) Costos excesivos que
rebasan por mucho los presupuestos 2) Prolongación inesperada del proyecto 3)
Deficiencias técnicas que dan pie a un desempeño muy por debajo del nivel
esperado 4) Incapacidad para obtener los beneficios esperados.
Ignorancia y optimismo
Las técnicas para estimar el tiempo requerido
para analizar y diseñar sistemas no estan bien desarrolladas. Casi todas las
aplicaciones se crean por primera vez (es decir, no existe experiencia previa
en el área de aplicaciones). Los académicos por lo regular no estudian los
sistemas comerciales a gran escala, sino que se concentran en proyectos de
software a más pequeña escala, fáciles de enseñar y de aprender. Cuanto mayor
es la escala de los sistemas, más importante es el rol de la ignorancia y el
optimismo. Los sistemas a muy grande escala- a veces llamados sistemas de gran
diseño- presentan tasas extraordinarias de fracaso (Laudon, 1989; United State
General Services Administration, 1988). El resultado neto de estos factores es
que las estimaciones suelen ser optimistas, del tipo en el mejor de los casos y
erróneas. Se supone que todo saldrá bien, cuando casi nunca es así.
El mito del
mes- hombre
El mes-hombre es la unidad de meditación tradicional que emplean
los diseñadores de sistemas para estimar el tiempo que se requiere para
terminar un proyecto se refiere a la cantidad de trabajo que cave esperar que
una persona efectué en un mes.
Los proyectos se estiman en términos del numero de meses- hombre que
requerirán. Sin embargó, aunque los costos varíen en proporción a un producto
de personas y meses, el avance del proyecto no se ajusta a este patrón.
En otras palabras, agregar amas trabajadores a los proyectos no
necesariamente reduce el tiempo necesario para terminar un proyecto de sistemas.
En el análisis y diseño de sistemas intervienen tareas que estan
ligadas en forma secuencial, que no se efectuar aisladas y que requieren mucha
comunicación y capacitación, y por ello los costos de comunicación aumentan de
forma exponencial a aumentar el numero de participantes.
Rezago: las
malas noticias viajan lentamente hacia arriba.
Es común de los retrasos en los proyectos, los
fracasos y las dudas no se informen a la alta gerencia sino hasta que ya es
demasiado tarde.
El reto de la
reingeniería de procesos de negocio (BPR) y la planificación de recursos de
empresa (ERP)
Muchos proyectos de reingeniería han sido
socavados por una implementación deficiente y malas practicas de manejo del
cambio, que no tomaron en cuenta las preocupaciones de los empleados. El temor
y la ansiedad en toda la organización; la resistencia de administradores clave;
los cambios en las funciones laborales, en los trayectos profesionales y en las
practicas de reclutamiento, y la capacitación, presentaron retos mas grandes
para la reingeniería que las dificultades que las compañías enfrentaron para
visualizar y diseñar cambios fundamentales en los procesos de negocios
(Maglitta, 1994). La planificación de recursos de empresa crea un sinnumero de
interconexiones entre diversos procesos de negocios y flujos de datos para
asegurar que cualquier unidad logre obtener infamación de cualquier parte del
negocio, para ayudar a eliminar actividades redundantes y para tomar mejores
decisiones gerenciales. Requieren grandes cambios en la organización para que
esto suceda.
El proceso de
implementación: que pueda salir mal
Los siguientes problemas se consideran típicos de
cada etapa del desarrollo de sistemas, cuando no se maneja correctamente el
proceso de implementación.
Análisis
1)No se asigno tiempo, dinero ni recursos a
investigar el problema. 2) Se dedica poco o ningún tiempo a la planificación
preliminar. 3) El equipo del proyecto no incluye al personal adecuado. 4) El
personal de servicios de información promete resultados imposibles de entregar.
5) Los requisitos se derivan de una documentación insuficientes de sistemas
existentes o de hallazgos incompletos de actividades de estudio de sistemas. 6)
Los usuarios se niegan a dedicar tiempo a ayudar al equipo de proyecto a
recabar la información que requieren. 7) Los analistas del proyecto no pueden
entrevistar a los usuarios como es debido.
Diseño
1)Los usuarios no son responsables de las
actividades de diseño ni contribuyen a ellas. 2)El sistema esta diseñado
únicamente para satisfacer las necesidades actuales. 3)Se planean cambios
drásticos en los procedimientos o el personal de oficina, sin un análisis de su
impacto sobre la organización. 4)Las especificaciones funcionales no estan
debidamente documentadas.
Programación
1) Se subestima el tiempo y el dinero necesario
para el desarrollo de software. 2) Se proporcionan especificaciones incompletas
a los programadores.
§ No se dedica suficiente tiempo al desarrollo de la lógica de los
programas
§ Los programadores no aprovechan plenamente las técnicas de diseño
estructurado o de orientación a objetos
§ Los programas no se documentan debidamente
§ No se programan los recursos necesarios (como tiempo de computadora.
Pruebas:
§ Se subestiman el tiempo y el dinero necesario para efectuar suficientes
pruebas
§ El equipo de proyecto no prepara un plan de pruebas organizado
§ Los usuarios no participan lo suficiente en las pruebas
§ El equipo de implantación no prepara pruebas de aceptación adecuadas
para que las revisen los administrados.
Conversión
§ No se destina suficiente tiempo ni dinero par las actividades de
conversión
§ No todas las personas que usarán el sistema participan antes de
iniciarse la conversión
§ Para compensar los excedentes de costos y retrasos, se pone en
funcionamiento el sistema antes de que esté listo
§ La documentación del sistema y los manuales de usuario son incompletos
§ No se realizan evaluaciones no se establecen normas de desempeño, los resultados de los sistemas
no se comparan con los objetivos originales
§ Las estipulaciones de mantenimiento del sistema son insuficientes.
13.3 Manejo de
la implementación:
Es factible aumentar la s posibilidades de éxito, si se anticipan los
posibles problemas de implementación y se aplican estrategias de corrección
apropiadas.
Control de
factor de riesgo:
Una forma de mejorar la implementación consiste en ajustar la
estrategia de administración de proyectos al nivel de riesgo inherente en cada
uno de ellos.
Existen cuatro técnicas básicas de administración de proyectos:
1.Herramientas de integración externa que enlazan la labor del equipo de
implementación con la de los usuarios en todos los noveles de la organización.
2.Herramientas de integración interna que garantizan que el equipo de
implementación operará como una sola
unidad integrada.
3.Herramientas de planificación formal para estructurar y ordenar las
tareas, al estimar por adelantado el tiempo, el dinero y los recursos
necesarios para llevarlas a cabo.
4.Herramientas de control formal
que ayudan a monitorear el avance hacia las metas.
Herramientas de
integración externa: técnica
de administración de proyectos
que vinculan la labor del equipo de implementación con la de los usuarios, en
todos los niveles de la organización.
§ Los usuarios pueden ser lideres de proyecto,
§ Se pueden crear comités directivos de usuarios para evaluar el diseño
del sistema
§ Los usuarios pueden convertirse en miembros activos del equipo de
proyecto
§ El proyecto puede requerir que los usuarios revisen y aprueben
formalmente las especificaciones
§ Las minutas de todas las reuniones clave de diseño se pueden
distribuir ampliamente entre los usuarios
§ Los usuarios pueden prepara los informes de avance para la alta
gerencia
§ Se pueden encargar a los usuarios la capacitación y la instalación
§ Se pueden responsabilizar a los usuarios por el control de cambios,
frenando todas aquellas modificaciones que no sean indispensables al sistema.
Herramientas de
integración interna: técnica de administración de proyectos que
garantiza que el equipo de implementación operará como unidad integrada.
§ Los miembros del equipo deben tener mucha experiencia
§ El equipo debe estar bajo la dirección de un administrador con sólidos
antecedentes técnicos y de administración de proyectos.
§ Las reuniones del equipo deben ser frecuentes
§ El equipo debe efectuar revisiones de la situación técnica con
regularidad
§ Un alto porcentaje el equipo deberá tener antecedentes de buenas
relaciones de trabajo con los demás.
§ Los miembros del equipo deben participar en la fijación de metas y en
el establecimiento de fechas
§ Si no se cuenta con aptitudes o conocimientos indispensables
internamente, se deben conseguir fuera de la organización.
Herramientas de
planificación formal: técnica de administración de proyectos que
estructura y ordena las tareas, presupuestando el tiempo, el dinero y los
recursos técnicos necesarios para llevarlas a cabo.
Herramientas de control
formal: técnica de administración de proyectos que
ayuda a monitorear el avance hacia la terminación de una tarea y el
cumplimiento de las metas.
Los proyectos muy estructurados y
de baja tecnología son los que menos riesgos presentan. El diseño es
fijo y estable, y el proyecto no presenta retos técnicos. Si son grandes, se
pueden manejar con éxito al aplicar herramientas de planificación y de control
formal. Con técnicas de administración de proyectos como PERT o GANTT.
Como superar la resistencia de los usuarios
Además de afinar las estrategias de administración de proyectos, otro
recurso para reducir los riesgos de implementación es conseguir el apoyo de la
administración y los usuarios, para la labor de implementación.
Los investigadores han explicado la resistencia de los usuarios con
una de tres teorías:
1.Teoría orientada hacia las
personas: teoría sobre la resistencia de los usuarios,
que se concentra en factores internos de los mismos.
2.Teoría orientada hacia los
sistemas: teoría sobre la resistencia de los usuarios, que
se concentra en factores inherentes al diseño del sistema.
3.Teoría de interacción: teoría sobre la resistencia de los usuarios, según la cual la
resistencia se debe ala interacción de factores de personas y sistemas.
Se han sugerido estrategias para vencer cada forma de resistencia de
los usuarios:
Orientada hacia las
personas:
§ Educación de los usuarios
(capacitación)
§ Coacción
§ Persuasión
§ Participación de los usuarios.
§
Orientada hacia los
sistemas:
§ Educación de los usuarios
§ Mejora de los factores humanos
§ Participación de los usuarios
§ Modificación del paquete para ajustarlo a la organización cuando sea pertinente.
Interacción:
§ Resolver problemas de organización antes de introducir sistemas
nuevos.
§ Reestructurar los incentivos para los usuarios.
§ Reestructurar la relación usuario- diseñador
§ Promover la participación de los usuarios se es pertinente.
Las estrategias apropiadas par la teoría de interacción incorpora
elementos de las estrategias hacia las personas y hacia los sistemas.
Diseño para la
organización:
El proceso entero de desarrollo de sistemas puede verse como un cambio
planificado en la organización, porque el propósito de un sistema nuevo es
mejorar el desempeño de la misma. Por lo tanto, el proceso de desarrollo debe
considerar las formas en que la organización cambiará cuando se instale el
sistema nuevo.
Las transformaciones en las funciones de los puestos, la estructura de
la organización, las relaciones de poder y el comportamiento.
Un análisis de impacto
sobre la organización: explica como un sistema propuesto afectará la
estructura, las actitudes, la toma de decisiones y las operaciones de la
organización.
Consideración
del factor humano:
La calidad de los sistemas de información se debe evaluar en términos
de los criterios de los usuarios, no de los criterios del personal de sistemas
de información.
Diseño Sociotécnico: diseñar para producir sistemas de información que combinan
eficiencia técnica con sensibilidad, para las necesidades de la organización u
de las personas.
CAPITULO 14
ADMINISTRACION DEL CONOCIMIENTO
14.1 Administración del conocimiento en la
organización
Ahora que el
conocimiento se ha convertido en un activo productivo y estratégico central, el
éxito de la organización depende cada vez más de su capacidad para reunir,
producir, mantener y diseminar conocimiento. El desarrollo de procedimientos y
rutinas para optimizar la creación, el flujo, el aprendizaje, la protección y
la habilidad de compartir conocimiento e informaciòn en la compañia, se
convierte en una obligaciòn central de la administraciòn. El proceso de
administrar y aprovechar de forma sistemática y activa los recursos de
conocimiento de una organización se denomina administración del conocimiento. Se han creado programas explícitos
de administración del conocimiento para proteger y distribuir los recursos de
conocimiento que han identificado y para descubrir nuevas fuentes de
conocimiento. Tales programas son dirigidos por un funcionario de conocimiento en jefe (CKO), quien ayuda a diseñar
programas y sistemas para encontrar nuevas fuentes de conocimiento o aprovechar
mejor los conocimientos existentes en los procesos de organización y
administración.
Sistemas de
información y administración del conocimiento
Los sistemas de
automatización de oficinas (OAS) – ayudan a diseminar y coordinar el flujo de información de la organización -, los de trabajo del conocimiento (KWS) –
apoyan las actividades de trabajadores de conocimientos y profesionales altamente
capacitados que crean nuevo conocimiento y tratan de incorporarlo en la empresa
- , los de colaboración en grupos groupware
– respaldan la creación y la habilidad de compartir conocimientos entre los
miembros de grupos de trabajo – y las aplicaciones de inteligencia artificial –
proporcionan a las organizaciones y a los administradores el conocimiento
codificado que otros miembros de la organización pueden reutilizar – tienen una
utilidad especial para la administración de conocimiento, porque se concentran
en apoyar los trabajos de informaciòn y conocimiento, y en definir y capturar
la base de conocimientos de la organización. Esta base podría incluir:
conocimiento interno estructurado, como manuales de productos o informes de
investigación; conocimiento externo, como información estratégica competitiva;
y conocimiento tácito (conocimiento y experiencia de miembros de la
organización, que no se han documentado formalmente).
Trabajo del
conocimiento y productividad
En las economías de información, la productividad
de una organización depende del aumento de la productividad de los trabajadores
de conocimientos e información. Por ello, las compañias han hecho enormes
inversiones en tecnología para apoyar el trabajo de información. Aunque han
elevado la productividad en producción, el grado en que las computadoras han
mejorado la productividad de los trabajadores de información ha sido tema de
debates. La introducción de tecnología de información no garantiza
automáticamente productividad. Es mas probable que las compañias obtengan altos
rendimientos de sus inversiones en tecnología de información si reexaminan sus
procedimientos, procesos y metas de negocios.
14.2 Información y
sistemas de trabajo del conocimiento
El trabajo de información consiste en crear o porcesar información y
lo realizan trabajadores de información que están divididos en 2: trabajadores de datos ( secretarias,
personal de ventas, etc) que procesan y diseminan información; y trabajadores de conocimientos (
arquitectos, investigadores, etc) que crean conocimiento e información.
Distribución
del conocimiento: sistemas de manejo de oficinas
Casi todo el trabajo
con datos y parte del trabajo del conocimiento tiene lugar en oficinas. Esta
desempeña un rol importante enla coordinaciòn del flujo de informaciòn a travès
de toda la organizaciòn. Tiene 3 funciones bàsicas:
administrar y coordinar
la labor de los trabajadores de datos y conocimiento; vincular la labor de los
trabajadores de informaciòn locales con todos los niveles y las funciones de la
organizaciòn ; y vincular la organizaciòn con el mundo exterior (con clientes,
proveedores, etc)
Los trabajadores de
oficina abarcan una gama muy amplia: profesinales, administradores, personal de
ventas, etc y sus actividades principales son las siguientes: manejar
documentos ( almacenarlos, recuperarlos, etc); programar las actividades de
individuos y grupos; comunicar (iniciar, recibir y administrar comunicaciones
de voz, digitales y basadas en documentos, para individuos y grupos); y
administrar datos (de empleados, clientes, etc).
Los sistemas de automatizaciòn de oficinas
(OAS) suelen apoyar estas actividades y pueden ser definidos como cualquier
aplicaciòn de la tecnologìa de informaciòn que busca aumentar la productividad
de los trabajadores de informaciòn en la oficina.
Aunque el procesamiento
de textos y la autoediciòn ayudan a la creaciòn y presentaciòn de documentos,
sòlo empeoran el problema existente de la avalancha de papel. Los problemas de
flujo de trabajo que tienen su origen en el manejo de papeles son enormes.
Localizar y actualizar informaciòn en ese formato es una fuente importante de
ineficiencia en las organizaciones. Una forma de reducir los problemas que se
originan en el flujo de trabajo en papel es mediante el uso de sistemas de imàgenes de documentos, que
son sistemas que convierten documentos e imàgenes a una forma digital para que
una computadora pueda almacenarlos y acceder a ellos. Tales sistemas almacenan,
recuperan y manipulan una imagen digitalizada de un documento, y permiten
desechar el documento original. El sistema debe incluir un escàner que
convierte el documento en una imagen compuesto por bits, la cual es almacenada
en forma de gràfico. Si el documento no se està usando activamente, por lo
regular se guarda en un sistema de disco òptico. Estos discos, que se mantienen
en lìnea en un jukebox (dispositivo
para almacenar y recuperar muchos discos òpticos) requieren hasta un minuto
para recuperar el documento automàticamente. Un sistema de imàgenes tambièn
necesita un servidor de ìndices para
guardar los ìndices que permitiràn a los usuarios identificar y recuperar
documentos cuando los necesiten. Los datos del ìndice se capturan de modo que
los documentos se puedan recuperar de diversos modos, dependiendo de la
aplicaciòn ( fecha de digitalizaciòn del documento, nombre y nùmero de cliente,
etc).
Las intranets son una
plataforma de bajo costo y disponibilidad universal para la publicaciòn bàsica
de documentos, y muchas compañias las estàn usando para este fin. Los empleados
pueden publicar informaciòn empleando
herramientas para crear pàginas web y colocar èstas en un servidor de web de
intranet, en le que podràn ser compartidas y accedidas por toda la compañia
mediante navegadores de wb estàndar.
Creaciòn de
conocimiento: sistemas de trabajo del conocimiento
El trabajo del
conocimiento es la porciòn del trabajo de informaciòn que crea nuevos
conocimientos e informaciòn. Por ejemplo, los trabajadores de conocimiento
crean nuevos productos, etc. Se divide en muchos campos especializados, y cada
uno tiene un conjunto distinto de sistemas
de trabajo del conocimiento (KWS), los cuales estàn especializados para
apoyar a los trabajadores en ese campo. Los trabajadores de conocimientos
realizan 3 roles claves para la organizaciòn y sus administradores: mantener
actualizada a la organizaciòn en cuanto a los conocimientos, conforme èstos se
crean en el mundo exterior ( tecnologìa, ciencia, etc); servir como consultores
internos en lo referente a sus àreas de conocimiento, los cambios que estàn
ocurriendo y las oportunidades; actuar como agentes del cambio para evaluar,
iniciar y promover proyectos de cambio.
Requisitos de los sistemas de trabajo del conocimiento: deben proporcionar a
los trabajadores de conocimientos las herramientas especializadas que
necesitan, como gràficos potentes, herramientas analìticas, y herramientas de
comunicaciòn y administraciòn de documentos. Requieren mucha potencia de
còmputo para manejar con rapidez los
gràficos o càlculos complejos que necesitan los trabajadores de conocimientos.
Tambièn deben proporcionar acceso ràpido y fàcil a bases de datos externas. Una
interfase amable con el usuario es importante en los sistemas de los
trabajadores de conocimientos. Si èstas son fàciles de usar, el trabajador
ahorra tiempo, porque puede realizar las tareas necesarias y conseguir la
informaciòn que necesita sin tener que dedicar mucho tiempo a aprender a usar
la computadora. Las estaciones de trabajo del conocimiento suelen estar
diseñadas y optimizadas para las tareas especìficas que se realizan; por tanto,
un ingeniero de diseño necesita una estaciòn de trabajo diferente de la que
requiere usar un abogado.
Ejemplos de sistemas de trabajo del conocimiento:
a) CAD (
diseño asistido por computadora) que automatiza la creaciòn y modificaciòn de
diseños, usando computadoras y software de gràficos avanzados. Si el diseñador
emplea una estaciòn de trabajo de CAD, sòlo necesita elaborar un prototipo
fìsico hacia el final del proceso de diseño, porque el diseño se puede probar y
modificar fàcilmente en la computadora. La capacidad del software de CAD para
proporcionar especificaciones de diseño de las herramientas y del proceso de
producciòn tambièn ahorra mucho tiempo y dinero, además de que el proceso de
producción tiene mucho menos problemas;
b) sistemas de realidad virtual que es software y hardware de gráficos
interactivos que crea simulaciones computarizadas tan cercanas a la realidad
que los usuarios casi creen que están participando en una situación del mundo
real;
c) VRML ( lenguaje de
modelado de realidad virtual) que es un conjunto de especificaciones para
efectuar modelado interactivo tridimensional en la World Wide Web, que
puede organizar varios tipos de medios, incluidos animación, imágenes y audio,
para colocar a los usuarios en un entorno que simula el mundo real. VRML es independiente de la plataforma,
opera desde una computadora de escritorio y no ocupa mucho ancho de banda;
d) estación de trabajo de
inversiones que es una potente computadora de escritorio para especialistas
financieros, que se optimiza para acceder y manipular cantidades enormes de
datos financieros.
Compartir
conocimientos: sistemas de colaboraciòn en grupos y entornos de conocimientos
en intranets
Groupware: se construye sobre 3 principios clave: comunicaciòn, colaboraciòn y
coordinaciòn. Hace posible que los grupos trabajen juntos con documentos,
programen reuniones, envíen formatos electrónicos, accedan a carpetas
compartidas, desarrollen bases de datos compartidas y envíen correo
electrónico. Son plataformas muy potentes para capturar informaciòn y experiencias,
coordinar tareas comunes y distribuir trabajo en el tiempo y el espacio.
Entornos de conocimiento
en intranets: algunas organizaciones están usando intranets y
tecnologías Internet para la colaboración en grupos, como correo electrónico,
grupos de discusión y documentos de Web
multimedios. Están sirviendo (las intranets) como base para construir entornos
de conocimientos en los que es posible compartir, exhibir y acceder desde
cualquier lugar de la empresa y a través de una sencilla interfase común, a
información de diferentes fuentes y en distintos medios, como texto, sonido,
etc. La intranet proporciona abundante información que antes habría requerido
varias llamadas telefónicas.
Estas características de las intranets, aunadas a su bajo costo, las
han convertido en atractivas alternativas al groupware particular para el trabajo en colaboración, sobre todo en
la pequeña y mediana empresa. En el caso de tareas sencillas, como
compartir o publicar documentos, suele
ser menos costoso construir y mantener una intranet, que aplicaciones basadas
en productos comerciales como Lotus Notes.
En cambio, para aplicaciones que requieren mucha coordinación y
administración, el groupware tipo
Notes posee importantes capacidades que las intranets todavía no ofrecen. Notes
es màs flexible en los casos en que es preciso modificar, actualizar o editar
documentos sobre la marcha, y puede rastrear las modificaciones de un documento
a su paso por un proceso de edición en colaboración. Las redes internas basadas
en Notes son màs seguras que las intranets. Los sitios Web tienen màs
posibilidades de caerse o de que sus servidores se sobrecarguen cuando muchos
usuarios solicitan datos. Por tanto, Notes es màs apropiado para aplicaciones
que requieren la producción y publicación de documentos por parte de muchos
autores, la actualización frecuente y el rastreo de documentos, mucha seguridad
y reproducción.
El trabajo en
colaboración y el aprendizaje en la organización tan bien se pueden mejorar con
el uso de intranets y otras plataformas multimedios para capacitar a empleados
y capturar conocimientos. Las tecnologías de colaboración en grupos por sì
solas no pueden promover la habilidad de compartir informaciòn si los miembros
del equipo no sienten que les conviene hacerlo, sobre todo en organizaciones
que fomentan la competencia entre empleados. Esta tecnología apoya óptimamente
la labor de un grupo si las aplicaciones se diseñan correctamente, de modo que
sean congruentes con las necesidades y prácticas de trabajo de la organización,
y si la administración fomenta un ambiente de colaboraciòn.
14.3 Inteligencia
artificial
Las organizaciones usan tecnología de inteligencia artificial para
capturar conocimientos individuales y colectivos, y codificar y ampliar su base
de conocimientos.
¿Què es inteligencia
artificial (AI)?
Se puede definir como
el esfuerzo por desarrollar sistemas computarizados que se comporten como seres
humanos. Tales sistemas serían capaces de aprender lenguajes naturales,
realizar tareas físicas coordinadas (robótica), usar un aparato perceptivo que
informe su conducta física y su lenguaje (sistemas expertos). Los sistemas de
inteligencia artificial actuales no idean soluciones nuevas para los problemas,
sino que amplían las facultades de los expertos, sin reemplazarlas ni capturar
gran parte de su inteligencia. En pocas palabras, los sistemas existentes
carecen del sentido común y la generalidad de los seres humanos naturalmente
inteligentes.
Por què los negocios
estàn interesados en la inteligencia artificial
Por las siguientes
razones:
a)para conservar
conocimientos y habilidades que podrìan perderse cuando un reconocido experto
se retira, renuncia o muere;
b)
para almacenar informaciòn en forma activa que muchos empleados puedan
examinar, de manera muy parecida a un libro de texto o manual electrónico, para
que otros aprendan reglas pràcticas que no se encuentran en los libros de
texto;
c)para crear un mecanismo
que no estè sujeto a sensaciones humanas como fatiga y preocupaciòn. Esto
podrìa ser de utilidad especial si los trabajos fueran ecològica, fìsica o
mentalmente peligrosos para las personas;
d)
para eliminar trabajos rutinarios e insatisfactorios que realizan las
personas;
e) para ampliar la base
de conocimientos de la organizaciòn, al sugerir soluciones a problemas
especìficos que son demasiado grandes y complejos para ser analizados por seres
humanos en un tiempo corto.
Captura del
conocimiento: sistemas expertos
Los sistemas de
informaciòn que resuelven problemas capturando conocimiento de un dominio muy
especìfico y limitado del saber humano, se denominan sistemas expertos. Estos ayudan a tomar decisiones pues hacen
preguntas pertinentes y explican las razones para efectuar ciertas acciones.
Por lo regular, efectùan tareas muy limitadas que los profesionales podrìan
realizar en unos cuantos minutos u horas.
Còmo funcionan los sistemas expertos: el conocimiento humano se debe representar
en una forma que una computadora logre procesar. El modelo de conocimiento
humano que un sistema experto utiliza se conoce como base de conocimientos. Las reglas y los marcos de conocimientos son
las 2 formas de representar los conocimientos y la experiencia de los seres
humanos. El sistema de expertos basado en
reglas es un programa de AI que tiene muchos enunciados “si-entonces”, o
reglas, interconectados y anidados, y que constituyen la base de los
conocimientos del sistema. La base de
reglas es el conjunto de conocimientos de un sistema AI, que se representa
en forma de reglas “si-entonces”. En general, los sistemas de expertos sòlo se
usan de manera eficiente en situaciones en las que el dominio de conocimientos
es muy limitado y no implica màs de unos cuantos miles de reglas.
Los marcos de conocimiento es o son métodos
para organizar el conocimiento de sistemas expertos en grupos; las relaciones
se basan en caracterìsticas compartidas, determinadas por el usuario.
El nùcleo de AI es el entorno de programaciòn de un sistema experto.
Actualmente, cada vez mas sistemas expertos usan nùcleos de AI, que son entornos de desarrollo
“amables con el usuario”. Estos nùcleos puden generar ràpidamente pantallas de
interfase con el usuario, capturar la base de conocimientos y administrar las
estrategias para efectuar bùsquedas en la base de reglas. La estrategia que se
sigue para buscar en la base de reglas se denomina màquina de inferencias; y son dos las estrategias que suelen
usarse: encadenamiento hacia adelante (la
màquina de inferencias parte de la informaciòn introducida por el usuario y
busca en la base de reglas hasta llegar a una conclusiòn. La estrategia
consiste en disparar o ejecutar, la acciòn de la regla si se cumple una
condiciòn. El procesamiento continùa hasta que no es posible disparar màs
reglas); encadenamiento hacia atràs (
se parte de una hipòtesis y procede a hacer preguntas al usuario acerca de
hechos selectos, hasta que se confirma o rechaza la hipòtesis.
Construcciòn de un sistema experto: es un proceso iterativo en el que cada
fase podrìa requerir varias iteraciones, antes de que se desarrolle un sistema
completo. Por lo regular, el entorno en el que opera un sistema experto cambia
continuamente, asì que el sistema tambièn puede sufrir cambios constantes. Un
equipo de desarrollo de AI consta de uno o màs expertos que dominan
perfectamente la base de conocimientos,
y uno o màs ingenieros del conocimiento que pueden traducir los conocimientos
(descritos por el experto) a un conjunto de reglas o marcos. Un ingeniero del conocimiento es similar a
un analista de sistemas tradicional, pero tiene experiencia especial en la
extracciòn de informaciòn y saber de otros profesionales. Los miembros del
equipo deben seleccionar un problema apropiado para un sistema experto. Para
ello, se comparan el costo con los posibles ahorros que producirà el sistema
propuesto. Los miembros del equipo desarrollan un sistema prototipo para probar
suposiciones acerca de la forma de codificar el conocimiento de los expertos. A
continuaciòn, se desarrolla un sistema a plena escala, concentràndose
principalmente en la adiciòn de un nùmero muy grande de reglas. La complejidad
del sistema crece con el nùmero de reglas, y elo podrìa hacer que peligre la
facilidad de comprensiòn de èste. En general, el sistema se “podarà” para que
sea sencillo y potente. Una serie de expertos de la organizaciòn prueba el
sistema con base en los criterios de desempeño establecidos previamente.
Despùes de las pruebas, el sistema se integra en el flujo de datos y los
patrones de trabajo de la organizaciòn.
Ejemplos de sistemas expertos que han tenido éxito: los siguientes son
sistemas expertos que proporcionaron a las organizaciones una serie de
beneficios, que incluyen reducción de errores, menor costo y tiempo de
capacitación, mejores decisiones, y mejor calidad y servicio: CLUES que es un
sistema experto creado por Countrywide Funding Corporation y está basado en PC,
para tomar decisiones preliminares en cuanto a calidad crediticia, cuando se
solicita un crédito; XCON que se usó para desempeñar funciones importantes en
ventas y marketing, fabricación y producción, y servicio en el campo.
Problemas con los sistemas expertos:
la
base de conocimientos de los sistemas expertos es frágil; éstos no pueden
aprender ni cambiar con el tiempo. En campos que avanzan con mucha rapidez,
como la medicina o las ciencias de la computación, mantener actualizado el
conocimiento es un problema crítico. Los sistemas sólo pueden representar
formas limitadas de conocimiento. Por ejemplo, ningún sistema experto puede
escribir un libro de texto sobre sistemas de información ni realizar otras actividades
creativas que no hayan previsto explícitamente los diseñadores del sistema.
Todavía no son capaces de representar conocimiento que sea intuitivo, basado en
analogías y en un sentido de las cosas. Son màs eficaces en la automatización
de las funciones de oficina de màs bajo nivel; en cambio, su aplicación a
problemas gerenciales es muy limitada.
Información
estratégica de la organización: razonamiento basado en casos
Las organizaciones
también poseen conocimientos y saber colectivos que han acumulado al paso de
los años. Estos conocimientos de la organización se pueden capturar y almacenar
utilizando razonamiento basado en casos. En el razonamiento basado en casos
(CBR), descripciones de experiencias anteriores de especialistas humanos, representadas
como casos, se guardan en una base de datos para recuperarlas posteriormente
cuando el usuario se topa con un caso nuevo que tiene parámetros similares. El
sistema busca casos almacenados cuyas características problema sean similares
al nuevo, encuentra el que mejor coincida y aplica las soluciones del caso
viejo al nuevo. Las soluciones que fracasan también se anexan a la base de
datos de casos, junto con explicaciones de por qué no funcionaron. El
razonamiento basado en casos representa el conocimiento como una serie de
casos, y los usuarios amplían y refinan continuamente esta base de
conocimientos.
Por ejemplo, cuando un
cliente llama porque tiene un problema, debe describir el problema al personal
de servicio a clientes y luego esperar en la línea telefónica mientras la
llamada se transfiere al técnico apropiado. Luego, el cliente describe el
problema otra vez y el técnico trata de encontrar la respuesta. La experiencia,
en general, es muy frustrante. A fin de mejorar la atención a clientes y
reducir los costos, se le empezó a obsequiar a los clientes que adquirían el
producto, un costoso software de razonamiento basado en casos. La base de
conocimientos dl software es una serie de varios cientos de casos reales de
problemas con el producto ( por ejemplo una impresora y con problemas como
copias manchadas, papel atascado, etc); todos los problemas típicos que los
usuarios enfrentan al usar, en este caso, una impresora. Personal capacitado en
CBR introdujo descripciones de casos en formato textual en el sistema de CBR.
Se introdujeron las palabras clave necesarias para clasificar el problema, como
manchado, papel atascado, etc. También se introdujo una serie de pregunta que
permiten al software definir con mayor precisión el problema. Por último se
anexaron soluciones a cada caso. Ahora, el usuario describe el problema al
software sin tener que llamar al departamento de atención al cliente y, por
otro lado, la empresa ahorra mucha plata en costos de apoyo al cliente.
14.4 Otras técnicas
inteligentes
Redes neuronales: hardware o software que intenta emular los
patrones de procesamiento del cerebro biológico. Una red neuronal tiene un gran
número de nodos detectores y procesadores, que interactúan continuamente unos
con otros. Comprende una capa de entrada, una de salida y una de procesamiento oculta. Se alimenta a
la red un conjunto de datos de entrenamiento, cuyas entradas producen un
conjunto conocido de salidas o conclusiones. Esto ayuda a la computadora a
aprender la solución correcta por imitación. Conforme se alimentan más datos a
la computadora, cada caso se compara con el resultado conocido. Si hay
diferencias, se calcula una corrección y se aplica a los nodos de la capa de
procesamiento oculta. Estos pasos se repiten hasta que se cumple una condición,
por ejemplo, que las correcciones sean menores que cierta cantidad. Una red
neuronal usa reglas que aprende de patrones en los datos, para construir una
capa oculta de lógica. Luego, esta capa procesa entradas, clasificándolas con
base en la experiencia del modelo.
La diferencia entre redes neuronales y sistemas expertos: los sistemas expertos
buscan emular o moldear la forma en que un experto humano resuelve problemas.
Los diseñadores de redes neuronales tratan de inculcar inteligencia en el
hardware, en la forma de una capacidad generalizada para aprender. En
contraste, el sistema experto es muy específico para un problema dado y no es
fácil readiestrarlo.
Un ejemplo sencillo
para ver la diferencia: identificar un gato. Un enfoque de sistemas expertos
entrevistaría a cientos de personas para entender cómo los seres humanos
reconocen a los gatos; el resultado sería un conjunto extenso de reglas, o
marcos, programadas en un sistema experto. En contraste, una red neuronal
adiestrable se llevaría a un sitio de prueba, se conectaría a una tv y
comenzaría el proceso de aprendizaje. Cada vez que no se percibiera un gato
correctamente, se ajustarían las interconexiones del sistema. Si los gatos se
perciben acertadamente, el sistema no se toca y se explora otro objeto.
A diferencia de los
sistemas expertos, que por lo regular proporcionan explicaciones de sus
soluciones, las redes neuronales no siempre logran explicar por qué obtuvieron
una determinada solución. Es más, las redes no siempre pueden garantizar una
solución con total certeza ni llegar a la misma solución de nuevo con los
mismos datos de entrada ni garantizar siempre la mejor solución. Lo mejor es
usar la redes neuronales como ayudas para tomadores de decisiones humanos, no
como sustitutos de ellos.
Lógica difusa: AI basado en reglas,
tolera la falta de precisión e incluso la utiliza para resolver problemas que
antes no habría sido posible resolver. La lógica difusa consta de diversos
conceptos y técnicas para representar e inferir conocimientos imprecisos,
inciertos o poco confiables. Puede crear reglas que usan valores aproximados o
subjetivos y datos incompletos o ambiguos. Al expresar la lógica con cierta
imprecisión cuidadosamente definida, la lógica difusa se acerca más a la forma
en que las personas realmente piensan, que a las reglas “SI-ENTONCES”
tradicionales.
Ford Motors desarrolló
una aplicación de lógica difusa que simula meter en reversa un camión con
remolque, en un espacio de estacionamiento. La aplicación usa las 3 reglas siguientes:
SI el camión está a
punto de dar vueltas, ENTONCES reducir el ángulo de viraje
SI el camión está lejos
de la plataforma, ENTONCES, virar hacia la plataforma
SI el camión está cerca
de la plataforma, ENTONCES, apuntar el remolque directamente hacia la
plataforma
Esta lógica es
comprensible para los seres humanos, pues representa la forma en que pensamos
mientras metemos el camión en su espacio.
Algoritmos genéticos: se refiere a diversas técnicas de resolución de problemas,
que se basan conceptualmente en el método que los organismos vivos usan para
adaptarse a su entorno: el proceso de evolución. Esos algoritmos se programan
para que funcionen de forma parecida a la manera en que las poblaciones
resuelven problemas: cambiando y reorganizando sus partes componentes, al usar
procesos como reproducción, mutación y selección natural. Promueven la evolución de soluciones a problemas
específicos al controlar la generación, variación y selección de posibles
soluciones mediante procesos con bases genéticas. A medida que las soluciones
se alteran y combinan, las peores se desechan y las mejores sobreviven para
producir soluciones todavía mejores. El algoritmo genético proporciona métodos
para buscar entre todas las combinaciones posibles de dígitos, a fin de
identificar la cadena que representa la mejor estructura posible para el
problema. En un método, lo primero que hace el programador es generar
aleatoriamente una población de cadenas que consisten en combinaciones de
dígitos binarios. Cada cadena corresponde a una de las variables del problema.
Se aplica una prueba de aptitud, ordenando las cadenas de la población según lo
deseables que son como posibles soluciones. Una vez que se evalúa la aptitud de
la población inicial, el algoritmo produce la siguiente generación de cadenas,
que consiste en aquellas que sobrevivieron la prueba de aptitud, más las
cadenas descendientes producidas por el apareo de pares de cadenas, y evalúa su
aptitud. El proceso
continúa hasta que se llega a una solución. Las soluciones a ciertos tipos de
problemas en las áreas de optimización, diseño de productos y monitoreo de
sistemas industriales, son especialmente apropiadas para los algoritmos
genéticos.
Sistemas híbridos de AI :
Los
algoritmos genéticos, la lógica difusa, las redes neuronales y los sistemas
expertos se pueden integrar en una sola aplicación que aproveche las mejores
características de estas tecnologías. Tales sistemas se llaman sistemas híbridos de AI
Agentes inteligentes: programa de software
que usa una base de conocimientos integrada o aprendida para realizar tareas
específicas, repetitivas y predecibles, para un usuario individual, un proceso
de negocios o una aplicación de software. Los agentes inteligentes se pueden
programar de modo que tomen decisiones con base en las preferencias personales
del usuario; por ejemplo, eliminar el correo electrónico chatarra, programar
citas, etc. Es como un asistente digital personal que colabora con el usuario
en el mismo entorno de trabajo, y le puede ayudar realizando tareas a su
nombre, capacitándolo o impartiéndole conocimientos, ocultándole la complejidad
de tareas difíciles, ayudándolo a colaborar con otros usuarios o monitoreando
sucesos y procedimientos. Hoy en día, existen muchas aplicaciones de agentes
inteligentes en sistemas operativos, software de aplicación, sistemas de correo
electrónico, herramientas de red, etc. Por ejemplo, los Wizard que uno encuentra en las herramientas de software de
Microsoft Office poseen capacidades incorporadas para mostrar a los usuarios
cómo efectuar diversas tareas ( dar formato a documentos o crear gráficas,
etc).
Ejemplos de agentes inteligentes para comercio electrónico: Firefly que ayuda a los usuarios a hallar música o películas que
les interesan. Los usuarios envían críticas de películas y de musical al sitio
Web de Firefly. Cuando ellos quieren
elegir una película nueva o CD para
comprar, proporcionan datos acerca de sus favoritos personales, y Firefly genera una lista de artículos
similares con base en las críticas; Jango
que consulta automáticamente sitios Web y prepara informes para los usuarios
acerca de precios y otras características de productos, como libros, ropa,
vino, etc; AuctionBot que permite
organizar subastas propias en las que los compradores y vendedores hacen
ofertas según los protocolos y parámetros que se han establecido para la
subasta.
CAPITULO 15
Los DSS, GDSS y los ESS pertenecen a una categoría especial de
sistemas de información que se han diseñado expresamente para apoyar la toma de
decisiones gerenciales.
Apoyan la toma de decisiones de varias maneras: pueden automatizar
ciertos procesos de decisión, pueden proporcionar información acerca de
diferentes aspectos de la situación y el proceso de decisión, como las
oportunidades o problemas a que pudiera dar pie el proceso de decisión, las
alternativas de solución que se generaron o exploraron, y cómo se llego a la
decisión, y pueden estimular la innovación en la toma de decisiones, al ayudar
a los administradores a cuestionar los procedimientos de decisión existentes o
a explorar diferentes diseños de solución.
Sistemas de
apoyo a decisiones (DSS)
Ayuda a los administradores a tomar decisiones, al combinar datos,
herramientas y modelos analíticos avanzados, y software de uso fácil, en un
solo sistema potente, capaz de apoyar la toma de decisiones semiestructuradas o
no estructuradas. Un DSS ofrece a los usuarios un juego de herramientas
flexibles y capacidades para analizar importantes de datos.
Componentes de
un DSS:
vuna base de
datos que se usa para consultas y análisis
vun sistema de
software con modelos
vherramientas
de extracción de datos
votras
herramientas analíticas
v y una interfase con el usuario
 |
|||
|
|||
 |
.
Base de datos
DSS
Colección de datos actuales o históricos, tomados de varias
aplicaciones o grupos. Puede ser una pequeña base de datos de PC que contiene
un subconjunto de datos corporativos bajados del sistema, los cuales, se
combinaron con datos externos; o un gran almacén de datos que el principal TPS
de la organización actualiza continuamente. Los datos de las bases de datos DSS
suelen ser extractos o copias de bases de datos de producción, con el fin de
que el uso de DSS no interfiera con los sistemas operativos críticos.
Sistema de Software para DSS
Contiene las herramientas de software que se usan para el análisis de
datos. Puede contener diversas herramientas de OLAP o de extracción de datos, o
un conjunto de modelos matemáticos y analíticos, fáciles de poner a disposición
del usuario del DSS.
Modelo
Representación abstracta que ilustra los componentes o relaciones de
un fenómeno. Puede ser físico, matemático o verbal. Cada sistema de apoyo a
decisiones se construye para un conjunto específico de fines y ofrece
diferentes conjuntos de modelos, dependiendo de eso fines.
Los modelos más comunes son:
Modelos estadísticos: el software es capaz de proyectar resultados futuros, si analiza una
serie de datos. Es posible usarlos para ayudar a establecer relaciones.
Modelos de optimización: a menudo usan programación lineal, determinan la asignación óptima
de recursos que maximiza o minimiza ciertas variables, como costo o tiempo.
El Sistema Avanzado de
Planificación: utiliza este tipo de software para determinar
el efecto que tendrá surtir un nuevo pedido, sobre el cumplimiento de las
fechas en que deben entregarse pedidos ya existentes.
Los modelos mas utilizados son los modelos de análisis de sensibilidad, que hacen preguntas tipo “¿qué
sucederá sí...?”, para determinar el impacto que tendría sobre los resultados
modificar uno o más factores. Este análisis de hipótesis permite al usuario
variar ciertos valores para probar los resultados y predecir mejor lo que
sucederá si hay cambios en esos valores.
Interfase con el usuario: facilita la interacción entre los usuarios del sistema y las
herramientas de software del DSS. Una interfase gráfica, fácil de usar y
flexible apoya el diálogo entre el usuario y el DSS.
Sistemas de
información Geográfica (GIS)
Son una categoría especial de DSS, capaces de analizar y desplegar
datos para planificar y tomar decisiones con mapas digitalizados.
vEl software
puede armar, almacenar, manipular y desplegar información con referencias
geográficas, al vincular datos con puntos, líneas y áreas de un mapa.
vPueden servir
para apoyar decisiones que requieran un conocimiento de la distribución
geográfica de las personas u otros recursos.
vTienen
funciones de modelado que permiten a los administradores modificar los datos y
actualizar las situaciones de sus negocios automáticamente, para encontrar
mejores soluciones.
DSS basados en Web y en Internet
Se desarrollan par apoyar la toma de decisiones, al proporcionar
acceso en línea a diversas bases de datos y almacenamientos de información,
junto con software para análisis de datos. Algunos de estos DSS van dirigidos a
la administración, pero otros se han creado par atraer a clientes.
Sistemas de
apoyo a decisiones de clientes (CDSS)
Apoyan al proceso de toma de decisiones de un cliente actual o
potencial.
Sistemas de
apoyo a decisiones de grupos (GDSS)
Es un sistema computarizado interactivo que facilita la resolución de
problemas no estructurados por parte de
varios tomadores de decisiones que trabajan en grupo.
El groupware y las herramientas basadas en Web para realizar
videoconferencias y reuniones electrónicas, pueden apoyar algunos procesos de
decisión en grupo, pero su foco principal es la comunicación.
Los GDSS se desarrollaron como respuesta a una preocupación creciente
acerca de la calidad y eficacia de las reuniones.
Características
de los GDSS:
Tres elementos básicos:
Hardware: se refiere al lugar en que se efectúa la reunión, como el recinto,
las mesas y las sillas. El lugar debe estar dispuesto de tal modo que apoye la
colaboración en grupo, y también debe incluir cierto hardware electrónico, como
tableros electrónicos, y equipo audiovisual, de cómputo y de redes.
Herramientas de software: herramientas para organizar ideas, recabar información, ordenar y
establecer prioridades, y otros aspectos del trabajo en colaboración, para apoyar
las reuniones.
Personas: se refiere no solo a los participantes, sino también a un
facilitador capacitado y con frecuencia a un personal de apoyo que maneja el
hardware y el software.
Herramientas
de software específicas para GDSS:
Cuestionarios electrónicos: ayudan a los organizadores a planear previamente las reuniones.
Herramientas electrónicas
para lluvia de ideas: permiten a las personas aportar, de forma
simultánea y anónima, ideas relacionadas con los temas de la reunión.
Organizadores de ideas: que facilitan la integración y síntesis organizada de las ideas
generadas durante la lluvia de ideas.
Herramientas de
cuestionarios: apoyan a los facilitadores u jefes de grupos en
la obtención de información, antes o durante el proceso de establecer prioridades.
Herramientas para votar o
fijar prioridades: ofrecen una gama de métodos, desde votación
simple o colocación en orden, hasta una serie de técnicas ponderadas para
establecer prioridades o votar.
Herramientas para
identificación y análisis de grupos de interés: usan enfoques estructurados para evaluar el impacto de una propuesta
emergente sobre la organización y para identificar los grupos de interés,
mediante la evaluación del posible impacto de esos grupos sobre el proyecto
propuesto.
Herramientas de formación
de políticas: ofrecen apoyo estructurado para llegar a
acuerdos en cuanto a la redacción de las declaraciones de políticas.
Diccionarios de grupos: documentan el acuerdo del grupo en cuanto a las definiciones de
palabras y términos centrales del proyecto.
Existen otras herramientas, como las de sinopsis y redacción en
grupos, software que almacena y lee archivos de proyecto, y software que
permite a los asistentes estudiar datos operativos internos guardados en los
sistemas computarizados de producción de la organización.
Un sistema de reunión
electrónico (EMS) es un tipo de GDSS colaborativo que usa tecnología de información para
aumentar la productividad de las reuniones de grupos, al facilitar la comunicación
y la toma de decisiones. Estos sistemas apoyan cualquier actividad en la
que se reúnen personas, ya sea en un solo lugar, a la misma hora, o en
diferentes lugares y a diferentes horas.
El facilitador puede proyectar imágenes de computadoras. Controla el
uso de las herramientas durante la reunión, a menudo seleccionándolas de una
caja de herramientas grande que forma parte del GDSS de la organización. La
selección de herramientas es parte del proceso de planificación previo a la
reunión.
Cómo los GDSS
pueden mejorar la toma de decisiones en grupos
Como afectan a los 10 aspectos de una reunión de grupos:
1.Mejor preplanificación
2.Mayor participación
3.Ambiente abierto y de colaboración
4.Generación de ideas sin criticas
5.Objetividad de evaluación
6.Organización y evaluación de ideas
7.Fijación de prioridades y toma de decisiones
8.Documentación de las reuniones
9.Acceso a información externa
10.
Preservación de una “memoria de la organización”
Los estudios efectuados hasta la fecha sugieren que las reuniones GDSS
pueden ser más productivas, aprovechar el tiempo de forma más eficiente y
producir los resultados deseados en menos reuniones, aunque dichos resultados
no sean mucho mejores que los de las reuniones cara a cara. Los GDSS son más
útiles para tareas que implican generación de ideas, problemas complejos y
grupos grandes.
Ayudan a los grupos a intercambiar mas información, pero no siempre
pueden ayudarles a procesar la información eficazmente o a tomar mejores
decisiones.
Sistemas de
apoyo a ejecutivos (ESS)
También ayudan a los administradores a resolver problemas no
estructurados, y se concentran en las necesidades de información de la alta
gerencia. Al combinar datos de fuentes internas y externas, los ESS crean un
entorno de computación generalizado.
Ayudan a los altos ejecutivos a vigilar el desempeño de la
organización, seguir las actividades de los competidores, localizar problemas,
identificar oportunidades y pronosticar tendencias.
El rol de los
ESS en la organización
Los sistemas tienen la capacidad de profundizar, pasando de un dato resumido a niveles de detalle cada
vez más específicos.
Una limitación de los ESS es que usan datos de sistemas diseñados para
fines muy distintos. Es común que datos críticos para el alto ejecutivo simplemente no estén
ahí.
A través de sus ESS, muchos administradores tienen acceso a servicios
de noticias, bases de datos de mercados financieros, información económica o
cualquier otro dato que pudieran requerir.
Los ESS actuales incluyen herramientas de modelado y análisis.
Mientras los DSS usan tales herramientas primordialmente para modelado
y análisis en una gama relativamente estrecha de situaciones de decisión, los
ESS las usan principalmente para proporcionar información actual acerca del
desempeño de la organización.
Desarrollo de
ESS
Una dificultad importante que enfrentan los encargados del desarrollo,
es que los ejecutivos de nivel superior esperan tener éxito a la primera. Los
encargados del desarrollo deben estar seguros de que el sistema funcione antes
de demostrarlo al usuario. Además, el ejecutivo debe poder aprender a usar el
prototipo inicial del sistema con gran rapidez.
Los ESS necesitan alguna forma de explorar el entorno. Una necesidad
de información clave de los administradores en el nivel estratégico es la
capacidad para detectar señales de problemas en el entorno de la organización,
que indiquen amenazas y oportunidades estratégicas.
Beneficios de
los ESS
En el mejor de los casos es difícil justificar el costo de un sistema
de apoyo a ejecutivos. No obstante, el interés en estos sistemas esta
creciendo.
Gran parte de valor de los ESS radica en su flexibilidad.
Estos no son sistemas para la toma de decisiones; son herramientas que
ayudan a los ejecutivos a tomarlas.
El beneficio más visible de los ESS es su capacidad para analizar,
comparar o destacar tendencias. La facilidad para usar gráficos permite al
usuario ver más datos en menos tiempo y con más claridad y comprensión, que con
sistemas basados en papel.
Los ejecutivos están usando ESS para monitorear el desempeño con mayor
éxito en sus propias áreas de responsabilidad.
Los sistemas de apoyo a ejecutivos modifican la manera en que una
organización funciona, esa capacidad de monitoreo a menudo permite
descentralizar la toma de decisiones y que se efectúe en niveles operativos más
bajos.
CAPITULO 16
SEGURIDAD Y
CONTROL DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
16.1 Vulnerabilidad y
abuso de los sistemas
Los sistemas de información concentran los datos en archivos de
computadoras a los que podrían tener fácil acceso un gran número de personas y
grupos externos a la organización. Por ello, los datos automatizados son mas
susceptibles a destrucción, fraude, error y abuso. Cuando los sistemas de
computación fallan o no funciona como es debido, las compañías que dependen
mucho de ellos experimentan una perdida grabe de su capacidad para operar.
¿Por qué son vulnerables los sistemas?
Cuando se almacenan grandes cantidades de datos en forma electrónica,
estos son vulnerables a muchos tipos de amenazas a los que no están expuestos
los datos asentados en papel. Los adelantos en telecomunicaciones software de
computadora han intensificado esta vulnerabilidad. Gracias a las redes de
telecomunicación es posible que haya acceso no autorizado, abuso o fraude, no
estando limitado a un solo lugar, sino que puede darse en cualquier punto de
acceso a la red. Las redes inalámbricas son aún más vulnerables a la
penetración, porque es fácil explorar las bandas de radiofrecuencia.
Hackers y virus de computadora
Hacker es la persona que accede sin autorización a una
red de computadoras, para lucrar, causar daños, o por placer personal. En
fechas mas recientes, han cundido alarma por los hackers que propagan virus
de computadora: programa de software fuera de control que se propagan
rápidamente de un programa a otro, atascando la memoria de las computadoras o
destruyendo programas o datos. Las organizaciones pueden usar software
antivirus y procedimiento de depuración para reducir las probabilidades de
infección. El software antivirus está especialmente
diseñado para revisar los sistemas de computación y discos en búsqueda de
diversos virus de computadora. Este tipo de software sólo es eficaz contra
virus que ya se conocían cuando se escribió el programa. Para proteger sus
sistemas, la gerencia debe actualizar continuamente su software antivirus.
Preocupaciones de los constructores y usuario de sistemas
La creciente vulnerabilidad de los datos automatizados ha creado
preocupaciones especiales para los constructores y usuarios de sistemas de
información. Estas preocupaciones son: desastres, seguridad y errores
administrativos.
Desastres
El hardware de computadora, los programas, los archivos de datos y
otros equipos pueden ser destruidos por incendios, apagones y otros desastres.
Podrían requerir muchos años y millones de dólares para reconstruir archivos de
datos y programas de computadora destruidos, y algunos podrían ser
irremplazables. Es por ello que compañías cuentan con microcomputadoras
repetidas, trayectos de red repetidos, terminales repetidas y fuentes de
energía repetidas.
Los sistemas de computación que tolera fallos contienen componentes
adicionales de hardware, software y alimentación de energía, que puede
respaldar el sistema y mantenerlo en operación para evitar que falle. Las
computadoras que toleran fallos contienen chips de memoria, procesadores y
dispositivos adicionales de almacenamiento en disco, y suelen usar rutina de
software especiales, o lógica de auto verificación incorporada en sus
circuitos, para detectar fallas de hardware y cambiar automáticamente a un
dispositivo de respaldo. Parte de estas computadoras se pueden desmontar y
reparar sin perturbar el sistema de computación. Las compañías usan tecnología
que tolera fallos en aplicaciones que requieren procesamiento pesado de
transacciones en línea. En el procesamiento de transacciones en línea,
la computadora procesa de inmediato las transacciones introducidas en línea.
Cada instante ocurren numerosos cambios en los bases de datos, se producen
informes, o se reciben solicitudes de información. En lugar de construir sus
propios sistemas de respaldo, muchas compañías celebran contratos con servicios
de recuperación después de desastres, en los que las empresas suscriptoras
pueden ejecutar sus aplicaciones críticas en una emergencia.
Seguridad
El término seguridad se refiere a las políticas, , procedimientos y
medidas técnicas que se toman para evitar el acceso no autorizado o la
alteración, robos y daños físicos a los sistemas de información. Es posible
promover la seguridad con una serie de técnicas y herramientas que protegen al
hardware, el software, las redes de comunicaciones y los datos.
Errores
Las computadoras también pueden actuar como instrumentos de error, al
alterar gravemente o destruir los expedientes y las operaciones de una
organización. Se pueden presentar errores de sistemas automatizados
en muchos puntos del ciclo de procesamiento: en la introducción de
datos, en los programas, en las operaciones computarizadas y en el hardware.
Problemas de calidad de los sistemas: software y datos
Los defectos en el software y los datos son una amenaza constante para
los sistemas de información, y causan innumerables pérdidas en la
productividad.
Errores y defectos de software
Un problema importante que se presenta al usar software es la
presencia de errores o defectos ocultos en el código de programa, llamados bugs.
Es prácticamente imposible eliminar todos los bugs de los programas grandes. La
principal fuente de bugs es la complejidad del código que toma decisiones. Tal
complejidad es difícil de documentar y diseñar: los diseñadores documentan
incorrectamente algunas reacciones o no toman en cuenta algunas posibilidades.
La conclusión es que no se puede eliminar todos los bugs ni conocer con certeza
la gravedad de los restantes.
La pesadilla del mantenimiento
El software de computadora siempre ha sido muy difícil de mantener. El
mantenimiento es la fase mas costosa del proceso de desarrollo de sistemas. La
compañía podría sufrir grandes cambios, y estos cambios afectan la necesidad de
información. Otra posible razón es la complejidad del software, medida en el
término del número y el tamaño de programas y subprogramas de software
interrelacionados, y de la complejidad del flujo de la lógica de programa entre
ellos. Una tercera causa común de problema de mantenimiento a largo plazo es el
análisis y diseño defectuoso del sistema, sobre todo el análisis de la
necesidad de la información. Si los errores se detectan pronto, durante el
análisis y diseño, el costo para la labor de desarrollo de sistema es pequeño.
En cambio, si los errores se descubren después de terminar la programación ,
las pruebas, o la conversión, los costos pueden elevarse astronómicamente.
Problema de calidad de datos
Datos inexactos, atrasados o que no concuerden con otras fuentes de
información suelen crear problemas operativos y financieros grabes para los
negocios. Si los datos erróneos pasan desapercibidos, pueden dar pie a malas
decisiones. La mala calidad de los datos puede darse a errores durante la
introducción de los datos o a defectos en los diseño de los sistemas de
información y las bases de datos.
16.2 Creación de un
entorno de control
la combinación de medidas manuales y automatizadas que salvaguardan
los sistemas de información, y cuidan que funcionen según las normas
gerenciales, recibe el nombre de controles. Los controles consisten en
todos los métodos, las políticas y los procedimiento de la organización que
cuidan la seguridad de sus activos, la exactitud y fiabilidad de sus registros
contables, y el cumplimiento operativo de las normas gerenciales. Los controles
generales son los que controlan el diseño, la seguridad y el uso de los
programas de computadora, y la seguridad de los archivos de datos en general,
en toda la organización. Estos controles se ejercen sobre todas las
aplicaciones computarizadas y consisten en una combinación de software de
sistemas y de procedimientos manuales que crea un entorno de control general.
Los controles
de aplicación son controles específicos, distintos para cada aplicación
computarizada. Se trata de controles que se aplica desde el área funcional de
los usuarios de un determinado sistema y a partir de procedimientos
programados.
Controles generales
Los controles generales cuidan el funcionamiento eficaz de los
procedimientos programados y se ejercen sobre todas las áreas de aplicación.
Controles de implementación
Los controles de implementación auditan el proceso de desarrollo de
sistemas en diversos puntos, para asegurar que se le controle y maneje
debidamente. Debe buscar puntos de revisión formal en las distintas etapas de
desarrollo, que permitan a los usuarios y a la gerencia aprobar o rechazar la
implementación.
Controles de software
Los controles de software se utiliza para cuidar la seguridad y la
fiabilidad del software, monitorean el uso del software de sistema y evitan el
acceso no autorizado a los programas de aplicación y al software de sistema.
Controles de hardware
Los controles de hardware cuidan que este esté protegido físicamente,
y detectan fallos en el funcionamiento de los equipos.
Controles de operaciones de computación
Los controles de operaciones de computación se ejerce sobre la labor
del departamento de cómputo, y ayuda a garantizar que los procedimientos
programados se apliquen de forma congruente y correcta al almacenamiento y
procesamiento de los datos.
Controles de seguridad de los datos
Son los controles que cuidan que los archivos de datos grabados en
disco o cinta no sufran accesos no autorizados, alteraciones o destrucciones.
Se puede cuidar la seguridad en varios niveles: 1) restringir que sólo personas
autorizadas accedan a las terminales. 2) el uso de contraseñas. 3) creación de
series de contraseñas.
Controles administrativos
Los controles administrativos son normas, reglas , procedimientos y
disciplinas de control formalizados, para asegurar que los controles generales
y de aplicación de la organización se apliquen y cumplan debidamente. Los
controles administrativos más importantes son:
1) segregación de funciones: principio de
control interno que divide, responsabiliza y asigna tares a las personas, de
modo que las funciones no se superpongan y se minimice el riesgo de errores y
la manipulación fraudulenta de los activos de la organización
2) políticas y procedimientos por escrito: establecen normas formales que controlan la operación de los sistemas
de información. Los procedimientos se deben formalizar por escrito y deben ser
autorizado por el nivel gerencial apropiado, y
3) supervisión: la supervisión del personal que participa en
los procedimientos de control asegura que los controles de un sistema de
información estén operando como debe ser.
Controles de aplicación
Estos controles incluyen procedimientos automatizados y manuales que
aseguran que la aplicación sólo procesara datos autorizados, y que lo hará de
forma correcta y cabal. Los controles de cada aplicación deben abarcar todo
la sucesión de pasos de procedimiento.
Los controles de aplicación se pueden clasificar en tres:
1) controles de entrada,
2) controles de procesamiento y
3) controles de salida.
Controles de entrada
Los controles de entrada verifican la exactitud e integridad de los
datos cuando entran al sistema. Se tratan de controles específicos para
autorizar las entradas, convertir y editar datos, y manejar errores. Las
entradas se deben convertir debidamente en transacciones computarizadas sin
introducir errores al transcribirlas de una forma u otra. Es posible establecer
totales de control antes de introducir las transacciones de entrada. Los totales
de control es un tipo de control de entrada que requiere contar las
transacciones o los campos de cantidades antes del procesamiento, para efectuar
comparaciones y conciliaciones posteriormente. Las verificaciones de edición
incluyen diversas rutinas para verificar los datos de entrada y
corregir errores antes del procesamiento.
Controles de procesamiento
Los controles de procesamiento son rutinas para comprobar que los
datos estén completos y sean exactos durante la actualización. Los principales
controles de procesamiento son: 1) los totales de control de serie, cuyos
procedimientos son para controlar el grado de actualización por computadora
generando totales de control que concilian los totales antes y después del
procesamiento. 2) el cotejo por computadora compara los
datos de entrada con información contenida en archivos maestros o de suspensión
y se toma nota de los elementos que no coinciden, a fin de investigarlos.
Controles de salida
Los controles de salida cuida que los resultados del procesamiento por
computadora sean correctos, estén completos y se distribuyan debidamente
Seguridad e Internet
Las redes publicas grandes son más vulnerables, porque están
prácticamente abiertas a todo el mundo. Si Internet se convierte en parte de la
red corporativa, los sistemas de información de la organización pueden quedar
expuestos a las acciones de personas externas. En el capitulo 10 se describió
el uso de firewall para impedir que usuarios no autorizados accedan a redes
privadas. Las firewall controlan el acceso a las redes internas de la
organización al actuar como una “caseta de vigilancia” que examina las
credenciales de todos los usuarios antes de que pueden acceder a las red. Las
firewall impiden la comunicación no autorizadas desde y hacia la red. Hay 2
tipos principales de firewall:
1) Apoderados (proxies): los datos que vienen de afuera de la
organización se detienen en la firewall, se examinan, y se pasa a un
“apoderado” al otro lado de la firewall. Si un usuario de fuera de la compañía
se quiere comunicar con un usuario en el interior de la organización, el
usuario exterior primero se comunica con la aplicación apoderada, la cual
entonces se comunica con la computadora interna de la compañía. Asimismo, el
usuario de una computadora de una organización recurre al apoderado para comunicarse
con computadoras externas.
2) Inspección plena de estado. La firewall examinan cada paquete de
datos que llegan y verifican su origen, su dirección de destino o sus
servicios. Las firewall prepara tablas de estado para cotejar la información de
múltiples paquetes. Ciertas reglas de acceso, definidas por el usuario, deben
identificar todos los tipos de paquetes que la organización no quiera admitir.
Seguridad y comercio electrónico
La seguridad de las comunicaciones electrónicas es una cuestión de
control muy importante para las compañías que realizan comercio electrónico.
Muchas organizaciones usan cifrado para proteger la información confidencial
que transmiten a trabes de las redes. El cifrado es la codificación y
transformación de mensajes para evitar que entidades no autorizadas accedan a
los datos transmitidos o los entiendan. Los mensajes se pueden cifrar al
aplicarles un código numérico secreto llamado clave de cifrado. Para poder
leer, el mensaje debe descifrarse con un clave correspondiente.
El termino validación se refiere a la capacidad de cada parte para saber
que las otras partes son quienes dicen ser.
La integridad del mensaje es
la capacidad para tener la certeza de que el mensaje que se envía llegara sin
ser copiado ni alterado.
Una rubrica digital es un
código digital que se anexa a un mensaje transmitido electrónicamente y que
sirve para verificar el origen y el contenido del mensaje. La validación puede
reforzarse si se anexa un certificado digital al mensaje
electrónico. Un sistema de certificados digitales emplea un tercero de
confianza, llamado autoridad de certificados para verificar la autoridad de los
usuarios. Compañías de tarjetas de crédito y bancos han adaptado el protocolo
de transmisión
electrónica inviolable para cifrar datos de pago con tarjetas de
créditos de Internet y por otras redes abiertas.
Digicash usa dinero electrónico, o e-cash, para
efectuar compras anónimas en línea, dinero electrónico son fondos que se
representan en formas electrónicas, se mueven fuera de la red monetaria normal.
Cheques electrónicos son aquellos cuyos cheques se cifran con un
rubrica que se puede verificar y utilizar para hacer pagos en el comercio
electrónico.
Desarrollo de una estructura de control: costos y beneficios
Es preciso efectuar cierto análisis de costos/beneficios para
determinar que mecanismo de control ofrecen la protección más eficaz sin
sacrificar eficiencia operativa ni incurrir en un gasto excesivo. Uno de los
criterios para determinar cuanto control se debe incorporar en un sistema es la
importancia de sus datos. La eficacia de costos de los controles también
dependen de la eficiencia, complejidad, y costos de cada técnica de control.
Una tercera consideración es el nivel de riesgo si no se controla debidamente una
actividad o un proceso especifico. Evaluación de riego: se utiliza para
la determinación de posibles frecuencias con que podría ocurrir un problema y
los daños que podría causar si se presentara; sirve para determinar el
costo/beneficio de un control.
El rol de la auditoria en el proceso de control
¿Cómo sabe la gerencia si los controles de información son o no
eficaces? Para contestar a esta pregunta las organizaciones deben efectuar
auditorias exhaustivas y sistemáticas una auditoria de MIS identifica todos
los controles que rigen los sistemas de información individuales y evalúa su
eficacia. La auditoria enumera y ordena todas las deficiencia de control de que
ocurra; luego evalúa el impacto de cada amenaza sobre las finanzas y sobre la
organización.
16.3 Como asegurar la
calidad de los sistemas
Las organizaciones pueden mejorar la calidad de los sistemas mediante
el uso de técnicas de aseguramiento de la calidad del software y la mejora de
la calidad de sus datos.
Aseguramiento de calidad de software
Las soluciones de los problemas de calidad del software incluyen: usar
una metodología apropiada para desarrollar los sistemas, asignar correctamente
los recursos durante el desarrollo de los sistemas, utilizar métricas, prestar
la debida atención a las pruebas y emplear herramientas de calidad.
Metodologías
La función primaria de un metodología de desarrollo es conferir
disciplina a todos los procesos de desarrollos. Una buena metodología establece
normas para determinar, diseñar, programar y probar necesidades que abarcan a
toda la organización. La metodología debe estipular documentos de requisitos y
especificaciones del sistema que sean completos, detallados y exactos, y que
estén en un formato que la comunidad de usuarios pueda entender antes de aprobarlos.
Las especificaciones también deben incluir medidas convenidas de calidad del
sistema para poder evaluarlo objetivamente durante su desarrollo y una vez
terminado.
Asignación de recursos durante el desarrollos de sistemas
La asignación de recursos determina la forma en que se reparten los costos, el tiempo y el
personal entre las diferentes fases del proyecto. Se debe dedicar mas tiempo a
las especificaciones y el análisis de sistema, para así reducir la proporción
del tiempo de programación y la necesidad de tanto mantenimiento. También es
posible reducir los errores, el tiempo y los costo, al documentar los
requisitos de modo que puedan entenderse desde su origen y a través del
desarrollo, la especificación y el uso continuo.
Métrica de software
Pueden ser vitales para mejorar la calidad de un sistema. Son
evaluaciones objetivas del sistema, en forma de mediciones cuantificadas. Lo
malo es que la mayor parte de las manifestaciones de calidad no son tan fáciles
de definir en términos de métrica. Para que una métrica tenga éxito debe
diseñarse cuidadosamente y ser formal y objetiva. Las métricas deben medir
aspectos importantes del sistema.
Pruebas
La realización de pruebas contribuye de forma importante a la calidad
del sistema. En realidad, ya se sabe que todo el software de cierto tamaño esta
plagado de errores, y es necesario efectuar pruebas para descubrirlos.
Las pruebas se inician en la fase de diseño. La prueba que normalmente
se usa es un recorrido: la revisión
de un especificación y documento de diseño efectuada por un grupo pequeño de
personas cuidadosamente seleccionadas con base en las habilidades que se
requieren para los objetivos específicos que se desean probar. Una vez iniciada
la codificación pueden usarse recorridos para revisar el código de los
programas. No obstante, el código se debe probar en la computadora. Si se
descubren errores se busca la causa y se eliminan, mediante un proceso llamado
depuración. Depuración: es el proceso de descubrir y eliminar los errores y
defectos (los Bugs) en el código de los programas.
Herramientas de calidad
Por ultimo la calidad del sistema puede mejorar considerablemente si
se usan herramientas de calidad. Se han desarrollado muchas herramientas para
atacar cada uno de los aspectos del proceso de desarrollo. Los profesionales de
sistema de información están usando software de administración de proyectos
para manejar estos.
Auditorias de la calidad de datos
La calidad de los sistemas de información también pueden mejorarse al
identificar y corregir los datos defectuosos, y convertir la detección de
errores en una meta mas explicita de la organización. El análisis de la calidad
de los datos ameno auditoria de calidad de datos, que es una revisión estructurada
de qué tan exacto y completos son los datos de un sistema de información. Si no
se efectúa con regularidad, auditorias de calidad, las organizaciones no tienen
forma de saber hasta que grado sus sistemas de información contienen
información inexactas, incompletas o ambigua.
CAPITULO 17
MANEJO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN INTERNACIONALES
17.1. El
crecimiento de los sistemas de información internacionales
Hay dos potentes cambios mundiales, impulsados por los adelantos en la
tecnología de información, que han transformado el entorno de los negocios y
creado nuevos retos para la gerencia. Uno es la transformación de las economías
y sociedades industriales en economías basadas en conocimientos e información.
El otro es el surgimiento de una economía global y un orden mundial global.
Para ser eficaces, los administradores necesitan adoptar una
perspectiva global de los negocios y entender los sistemas de apoyo que se
requieren para hacer negocios en una escala global.
Desarrollo de la infraestructura de los sistemas de información
internacionales
Una infraestructura, es el conjunto de instalaciones y
servicios que se necesitan para que las organizaciones funcionen y prosperen.
Una infraestructura de sistemas de información internacionales
consiste en los sistemas de información básicos que las organizaciones
requieren para coordinar sus actividades comerciales y de otro tipo en todo en
todo el mundo.
La estrategia básica que se sigue para construir
un sistema internacional es comprender el entorno global en el que la compañía
esta operando. Esto implica entender las fuerzas generales de mercado, o
impulsores de negocios que empujan a la compañía hacia la competencia global.
Un impulsor de negocios es una fuerza del entorno a la que los
negocios deben responder y que influye en la dirección del negocio. Asimismo,
se deben examinar los factores negativos que crean retos gerenciales. Una vez
examinado el entorno global, es preciso considerar una estrategia corporativa
para competir con ese entorno.
Una vez desarrollada una estrategia, hay que considerar la forma de
estructurar la organización para que pueda poner en practica esta estrategia.
A continuación, se debe considerar los aspectos gerenciales para
implementar la estrategia y dar vida al diseño de la organización. La clave
será el diseño de los procedimientos de negocio.
El ultimo aspecto a considerar es la plataforma tecnológica. Es
preciso contar con una estrategia y una estructura corporativa para poder
elegir racionalmente la tecnología correcta.
Una vez terminado este proceso de razonamiento, se habrá avanzado
hacia una estructura apropiada de sistemas de información internacionales,
capaz de alcanzar las metas de la empresa.
El entorno global: impulsores y retos de los negocios
Los impulsores de los negocios globales se pueden dividir en 2 grupos:
factores culturales generales y factores específicos de negocios. Hay factores
culturales generales, fáciles de reconocer, que han estado promoviendo la
internacionalización.
El desarrollo de las comunicaciones globales ha creado una aldea
global en el sentido de que ahora existe una cultura global
creada por la televisión y otros medios de alcance global.
Un ultimo factor, es el crecimiento de una gran base de conocimientos.
Estos factores culturales generales que llevan a la
internacionalización producen factores de globalización de los negocios
específicos que afectan a la mayor parte de las industrias. El crecimiento de
tecnologías de comunicación potentes y el surgimiento de culturas mundiales
crean condiciones propicias para los mercados globales: consumidores globales
interesados en adquirir productos similares, aprobados por la cultura.
Para responder a esta demanda han surgido la producción y las
operaciones globales que coordinan instalaciones de producción muy dispersas y
oficinas centrales que están a miles de Km de distancia.
Ahora es posible coordinar, en una escala global, no solo la
producción, sino también las funciones de contabilidad, marketing y ventas,
recursos humanos y desarrollo de sistemas.
Los mercados, la producción y la administración globales crean las
condiciones para lograr grandes economías de escala, de forma sostenida. El
resultado es una ventaja estratégica para las compañías que logran organizarse
globalmente. Estos impulsores de negocios, generales y específicos, han ampliado
el intercambio y el comercio mundiales.
Retos de los negocios
Aunque las posibilidades que la globalización
ofrece para el éxito de los negocios son considerables, están actuando fuerzas
fundamentales que inhiben una economía global y perturban los negocios
internacionales.
En el nivel cultural, el particularismo – emitir juicios y efectuar
acciones con base en características estrechas o personales – en todas sus
formas, rechaza el concepto de una cultura global compartida y la penetración
de bienes y servicios extranjeros en los mercados nacionales. Las diferencias
entre las culturas producen diferencias en expectativas sociales, políticas y
disposiciones legales.
Diferentes culturas producen distintos regímenes políticos. Todos los
países tienen diferentes leyes que rigen el movimiento de información, la
privacidad de esta, los orígenes del software y hardware de los sistemas, y las
telecomunicaciones por radio y por satélite. Los diferentes regímenes legales
complican los negocio0s globales y se deben tomar en cuenta al construir
sistemas globales.
El flujo de datos a través de las fronteras es el
movimiento de información en cualquier forma, cruzando fronteras
internacionales.
Las diferencias culturales y políticas afectan los procedimientos operativos
estándar de las organizaciones. Las diferencias culturales generales dan pie a
barreras especificas, y también pueden afectar la forma en que las
organizaciones usan la tecnología de información.
El idioma sigue siendo una barrera importante. Aunque el ingles se ha
convertido en una especie de idioma estándar para los negocios, esto se cumple
en los niveles altos de la compañías, y no tanto en los niveles bajos y medios.
Es preciso tomar en cuenta estos factores inhibidores al diseñar y
construir una infraestructura internacional para un negocio.
Lo último
No es fácil construir una infraestructura internacional apropiada. Las
dificultades tienen que ver con la plantación de un sistema congruente con la
estrategia global de la compañía, estructurar la organización de los sistemas y
unidades de negocio, resolver cuestiones de implementación y elegir la
plataforma técnica correcta.
17.2. Organización de sistemas de información internacionales
Las empresas que quieren tener una posición
global deben resolver tres cuestiones de organización: elegir una estrategia,
organizar el negocio y organizar el área de administración de sistemas.
Estrategias globales y organización de negocios
Cuatro importantes estrategias globales constituyen la base de la
estructura de la organización de las empresas globales. Cada una se pone en
practica con una estructura de organización de negocios especifica.
La estrategia de exportador nacional se caracteriza por
una marcada centralización de las actividades corporativas en el país de
origen. Las actividades de producción, finanzas / contabilidad,
ventas/marketing, RRHH y administración estratégica se organizan de modo de
optimizar los recursos en el país de origen. El marketing en el extranjero
depende totalmente de la base nacional para elegir sus temas y estrategias.
La estrategia multinacional concentra la administración
financiera y el control en una base central, pero descentraliza las operaciones
de producción, ventas y marketing a unidades en otros países. Los productos y
servicios que se venden en las diferentes naciones se adaptan a las
condiciones de mercado locales.
Los franquisiadores son una combinación de lo viejo con
lo nuevo. El producto se creo, diseño, financio y produjo inicialmente en el
país de origen, pero, por razones que son especificas de cada producto, es
necesario depender de personal extranjero para seguir desempeñando las
funciones de producción, marketing y RRHH.
Las compañías transnacionales son las empresas
apartidas, administradas de forma global, que podrían representar buena parte
de los negocios internacionales en el futuro. Estas compañías no tienen una
sola oficina central nacional, sino muchas de estas centrales regionales y tal
vez una oficina central mundial. En una estrategia transnacional, casi todas
las actividad3es que añaden valor se manejan desde una perspectiva global, sin
tomar en cuenta fronteras nacionales.
La tecnología de información y las mejoras en las
telecomunicaciones globales están ofreciendo a las compañías internacionales
mas flexibilidad para moldear sus estrategias globales.
Hay fuerzas de descentralización y dispersión, así como fuerzas de
centralización y coordinación global.
Sistemas globales acordes con la estrategia
Se consideran 4 tipos de configuración de sistemas:
· En los sistemas centralizados, el desarrollo y la
operación se efectúan en su totalidad en la base nacional.
· En los sistemas duplicados, el desarrollo se efectúa en
la base nacional, pero las operaciones se delegan a unidades autónomas en el
extranjero.
· En los sistemas descentralizados, cada unidad en el
extranjero diseña sus propias soluciones y sistemas únicos.
· En los sistemas en red,
el desarrollo de sistemas y las operaciones se efectúan de forma integrada y
coordinada en todas las unidades.
Los exportadores nacionales suelen tener sistemas altamente
centralizados, en los que un solo equipo nacional de desarrollo de sistemas
crea aplicaciones para todo el mundo. En las multinacionales, las unidades en
el extranjero inventan sus propios sistemas de solución con base en sus
necesidades locales y tienen pocas o ninguna aplicación en común con la oficina
central. Los franquisiadores tienen la estructura de sistemas más simple:
desarrollan un solo sistemas, en su base nacional, y luego lo copian en todo el
mundo. Cada unidad, sin importar su ubicación, tiene aplicaciones idénticas.
La forma más ambiciosa de desarrollar sistemas se encuentra en la
transnacional: en los sistemas de red, hay un solo entorno global bien
cimentado para desarrollar y operar sistemas.
Reorganización de negocios
Se quiere desarrollar una estructura de apoyo para los sistemas de
información globales, la compañía debe seguir estos principios:
1)
Organizar las actividades que agregan valor
conforme su ventaja comparativa.
2)
Desarrollar y operar unidades de sistemas en cada
nivel de las actividades corporativas: regional, nacional e internacional.
3)
Establecer en las oficinas centrales mundiales un
solo departamento encargado de desarrollar sistemas internacionales, con un
puesto de funcionario de información en jefe (CIO) global.
El éxito de esas compañías se basa no solo en la organización de las
actividades, también en un equipo gerencial capaz de entender los riesgos y
beneficios de los sistemas internacionales para eludir los riesgos.
17.3. Administración de sistemas globales
Hay ciertos retos gerenciales al desarrollar sistemas globales, como
son:
· ponerse de acuerdo en cuanto a las necesidades comunes de los usuarios
· introducir cambios en los procedimientos de negocios
· coordinar el desarrollo de aplicaciones
· coordinar las versiones del software
· animar a los usuarios locales para que apoyen los sistemas globales
Una situación típica: desorganización en una escala global
Será difícil convencer a los administradores
locales de cualquier parte del mundo de que deben modificar sus procedimientos
de negocios para hacerlos congruentes con los de otras unidades de todo el
mundo, sobre todo, si ello interfiere con su desempeño local. Será difícil
coordinar el desarrollo de proyectos en todo el mundo si no existe una red de
telecomunicaciones potente, y, será difícil animar a los usuarios locales a que
se sientan dueños de los sistemas desarrollados.
Estrategia: dividir, vencer, apaciguar
Los sistemas centrales apoyan funciones cruciales
para la organización. Otros sistemas deben coordinarse de manera parcial,
porque comparten los elementos clave, pero no tienen que ser totalmente comunes
a todos los países. En esos sistemas puede haber variaciones locales
considerables. Un ultimo grupo de sistemas periféricos provinciales, y solo se
requieren para satisfacer necesidades locales.
Definir los procesos de negocios centrales
Los sistemas centrales se identifican de
la siguiente manera: el primer paso es definir una lista corta de procesos de
negocios centrales críticos. Los procesos de negocios son conjuntos de tareas
relacionadas lógicamente entre sí. En cada proceso de negocio intervienen
varias áreas que se comunican y coordinan el trabajo, la información y los
conocimientos.
La forma de identificar estos procesos de
negocios centrales es realizar un análisis de flujo de trabajo. Deberá ser
posible identificar y establecer prioridades en una lista corta de 10 procesos
de negocios que sean cruciales para la compañía.
Para algunas líneas de negocio, deberá ser
posible identificar algunas áreas de la compañía en las que una división o
unidad sobresalga en el desempeño de una o varias funciones de negocios.
Una vez que se entiendan los procesos de
negocios, se podrán ordenar según su importancia. Entonces será posible decidir
que procesos deben ser aplicaciones centrales, y cuales regionales y locales.
Identificar los sistemas centrales que se
coordinaran centralmente.
El segundo paso es conquistar los sistemas
centrales y definirlos como transnacionales. Hay que reducir la lista al
mínimo, valiéndose de la experiencia. Al designar un pequeño grupo de sistemas
como absolutamente cruciales, se divide la oposición a una estrategia
trasnacional.
Elegir un enfoque: Incremental, de plan magno,
evolutivo
Un tercer paso es seleccionar un enfoque. Hay que
evitar enfoques fragmentarios, pues fracasaran por falta de visibilidad,
oposición de todos aquellos que pueden salir perjudicados por un desarrollo
trasnacional, y falta de capacidad para convencer a la alta gerencia de que los
sistemas trasnacionales valen la pena. Deben evitarse enfoques de plan magno
que tratan de hacer todo a la vez. Una alternativa es hacer que las
aplicaciones trasnacionales evolucionen a partir de aplicaciones existentes,
con una visión precisa de las capacidades trasnacionales que la organización
deberá tener en un plazo de cinco años.
Hacer evidentes los beneficios
Es crucial que la alta gerencia de las oficinas
centrales y los administradores de las divisiones extranjeras entiendan los
beneficios que obtendrán la compañía y las unidades individuales.
Los sistemas globales – sistemas realmente
integrados, distribuidos y trasnacionales – contribuyen a mejorar la
administración y la coordinación.
Una segunda contribución son las grandes mejoras
en producción, operación, abasto y distribución.
Tercera, los sistemas globales implican clientes
y marketing globales. Esto hará posible nuevas economías de escala en las
instalaciones de producción.
Por ultimo, los sistemas globales implican la capacidad
de optimizar el uso de los fondos corporativos sobre una base de capital mucho
mayor.
Las estrategias anteriores no crean, por sí
solas, sistemas globales. Es preciso implementarlas.
Tácticas de implementación: inclusión
La táctica general para manejar las unidades
locales renuentes en una compañía trasnacional es la inclusión. La inclusión
es invitar a que participa la oposición en el proceso de diseñar e implementar
la solución, sin renunciar al control sobre la dirección y la naturaleza del
cambio.
Hay varias alternativas para efectuarse la
inclusión. Una es dar a cada país la oportunidad de desarrollar una aplicación
trasnacional primero en su territorio, y luego en todo el mundo.
Otra es crear nuevos centros de excelencia
trasnacionales o un solo centro de excelencia. Los centros de excelencia
realizan la identificación y especificación iniciales del proceso de negocios,
definen las necesidades de información, realizan el análisis de negocios y
sistemas, y se encargan del diseño y las pruebas.
La solución gerencial
· Ponerse de acuerdo en las necesidades comunes de los usuarios
· Introducir cambios en los procedimientos de negocios: el éxito de una
persona como agente de cambio dependerá de su legitimidad, de su verdadero
poder y de su capacidad para lograr que los usuarios participen en el proceso
de diseño del cambio. La legitimidad es el grado en que se acepta
la autoridad de la persona por razones de aptitud, visión u otras cualidades.
Una táctica clave es hacer que la gente participe en el cambio, asegurándole
que es lo que más conviene a la compañía y a sus unidades locales.
· Coordinar el desarrollo de aplicaciones
· Coordinar las versiones de software: las compañías pueden instituir
procedimientos que garanticen que todas las unidades operativas efectuaran, al
mismo tiempo, la conversión a las nuevas versiones del software, a fin de que
este sea compatible para todos.
· Animar a los usuarios locales para que apoyen los sistemas globales:
la clave es lograr que los usuarios participen en la creación del diseño, sin
renunciar al control sobre el desarrollo del proyecto, a favor de intereses
localistas.
Las decisiones en cuanto a tecnología,
plataforma, redes, hardware y software son los elementos finales de la
construcción de infraestructuras de sistemas de información trasnacionales.
17.4. Aspectos tecnológicos y oportunidades
La tecnología de información es un impulsor de
negocios que fomenta el desarrollo de sistemas globales, pero crea retos para
los administradores.
Principales cuestiones técnicas
El hardware, el software y las telecomunicaciones
presentan retos técnicos en una situación internacional. El principal reto de
hardware es encontrar alguna forma de estandarizar la plataforma de hardware de
computación de la compañía, en vista de la variación entre las unidades
operativas y entre los países. Los administradores deben meditar la ubicación
de los centros de computo de la compañía y la forma de seleccionar proveedores
de hardware.
El principal reto de software global consiste en
encontrar aplicaciones amables con el usuario y que mejoran la productividad de
los equipos de trabajo internacionales. El principal reto en las
telecomunicaciones es lograr que los datos fluyan sin discontinuidad entre
redes moldeadas por estándares nacionales dispares. Para superar estos retos,
se requiere integración de sistemas y conectividad en una escala global.
Integración de hardware y sistemas
La meta es desarrollar sistemas globales,
distribuidos e integrados.
Una vez elegida la plataforma de hardware, hay que
abordar la cuestión de los estándares. El hecho de que todos los sitios usen el
mismo hardware no garantiza que los sistemas serán comunes y estarán
integrados. Alguna autoridad central de la compañía debe establecer estándares
de datos y otros estándares técnicos que los sitios deberán adoptar.
Conectividad
El corazón del problema de los sistemas
internacionales es la telecomunicación: enlazar los sistemas y el personal de
una compañía global en una sola red integrada, similar al sistema telefónico, pero
con capacidad para transmitir vos, datos e imágenes. Sin embargo, es difícil
crear redes globales integradas.
Los problemas de las redes integradas son:
· costos y aranceles
· administración de redes
· retrasos de instalación
· mala calidad de servicio internacional
· restricciones regulatórias
· cambios en las necesidades de los usuarios
· estándares dispares
· capacidad de redes
A pesar de las medidas que se han tomado para
lograr la unidad económica, Europa sigue siendo un mosaico de estándares
técnicos nacionales y niveles de servicios dispares.
Los estándares europeos existentes para trabajo
en redes e intercambio electrónico de
datos (EDI) son muy específicos para cada industria y cada país.
El modelo de referencia de Interconexión de
Sistemas Abiertos (OSI) para enlazar redes es más popular en Europa que en
EEUU. Diversos grupos de la industria se han estandarizado con base en otras
arquitecturas de redes, como el Protocolo de Control de Transmisión/Protocolo
Internet (TCP/IP) o la
Arquitectura de redes de Sistemas (SNA) exclusiva de IBM.
Incluso estándares como ISDN (Red Digital de Servicios Integrados) varían de un
país a otro.
Las compañías tienen varias opciones para lograr
conectividad global: construir su propia red privada internacional, apoyarse en
un servicio de red basado en las redes conmutadas publicas de todo el mundo, o
usar Internet e intranets.
Una posibilidad es que la compañía arme su propia
red privada con base en líneas arrendadas de las PTT (autoridades de corre,
telégrafo y teléfonos) de cada país. Sin embargo, cada país tiene diferentes
restricciones en intercambio de datos, estándares técnicos y proveedores de
equipos aceptables.
La segunda alternativa para la construcción de
una red propia es utilizar uno de varios servicios de redes en expansión.
Los servicios internacionales de red de valor
agregado (IVAN), son compañías privadas que ofrecen capacidad de
telecomunicaciones de valor agregado, arrendada de las PTT locales o de
autoridades internacionales que rigen los satélites, para revenderla después a
usuarios corporativos. Las IVAN agregan valor porque efectúan conversión de
protocolos, operan buzones y sistemas de correo, y ofrecen facturación
integrada que permite a una compañía controlar sus costos de comunicación de
datos.
La tercer alternativa, es crear redes globales
(tipo intranet) que permitan usar Internet para la comunicación internacional.
Sin embargo, Internet todavía no es una herramienta de alcance mundial, porque
muchos países carecen de la infraestructura de comunicaciones necesarias para
usarla extensamente. Algunos países enfrentan costos elevados, control o
monitoreo gubernamental.
Software
El software también es vital para una
infraestructura central global. El desarrollo de sistemas centrales presenta
retos únicos para el software. Es preciso construir y probar interfases nuevas
si se conservan los sistemas viejos en áreas locales. La construcción de tales
interfases suele ser costosa.
Aparte de la integración de los sistemas viejos y
nuevos, existen problemas de diseño de interfases con el usuario y de
funcionalidad de los sistemas. Por ejemplo, para que las interfases de software
sean verdaderamente útiles y eleven la productividad de una fuerza de trabajo
mundial, deben ser fáciles de entender y dominarse en poco tiempo.
Las aplicaciones de software más importantes: El
intercambio electrónico de datos (EDI) es un aplicación común de procesamiento
de transacciones global, empleada por compañías de manufactura y de
distribución para conectar globalmente unidades de la misma compañía, así como
a clientes y proveedores. Los sistemas de groupware, son más importantes
para las compañías basadas en conocimientos y datos.
Nuevas oportunidades técnicas de Internet
Las redes para comunicarse y procesar en
cualquier momento, desde cualquier lugar, basadas en sistemas de satélites,
teléfonos celulares digitales y servicios de comunicaciones personales,
facilitaran aun más la coordinación del trabajo y la información en muchas
partes del mundo a las que no llegan los sistemas terrenos existentes.
Las compañías están usando tecnología Internet
para construir redes virtuales privadas (VPN), a fin de reducir los costos de
las redes de área amplia y del personal de apoyo requerido. En lugar de usar
líneas telefónicas privadas arrendadas o conexiones de relevo de tramas, la
compañía subcontrata la VPN
a un proveedor de servicios de Internet. La VPN comprende enlaces de WAN, productos de
seguridad y ruteadores, y ofrecer una conexión segura y cifrada entre dos
puntos de Internet, para transmitir datos corporativos.
Es posible, que las VPN no ofrezcan el mismo
nivel de respuesta rápida y predecible que las redes privadas, sobre todo, a
horas del día en las que el trafico de Internet esta muy congestionado.
Internet facilita la coordinación global, la comunicación y los
negocios electrónicos. La conectividad global y el bajo costo de Internet
eliminaran una mayor proporción de los obstáculos que presentan las compañías
que quieren expandir sus operaciones y vender sus productos en el extranjero.
CAPITULO 18
MANEJO DE LA INFRAESTRUCTURA DE
LA COMPAÑÍA Y
LOS SISTEMAS EMPRESARIALES
Manejo de la
infraestructura y la arquitectura de IT: computación empresarial
Este capítulo se ocupa de la creación de nuevos flujos de información
que abarcan las organizaciones e industrias enteras, mediante computación
empresarial y redes industriales computarizadas. Hasta los ochenta, muy pocas
compañías habían desarrollado una visión de sus propios sistemas de información
que abarcan a toda la empresa: habían construido sistemas de forma incremental,
con soluciones individuales para problemas específicos. Las compañías invertían
en tecnología de información (IT) con base en las necesidades especificas de
determinadas aplicaciones. A esto se lo
llama Vista especifica de la aplicación de los sistemas de la
compañía.
La vista especifica de aplicación permite a organizaciones con
recursos limitados concentrarse en resolver sus problemas más inmediatos.
En estas organizaciones tradicionales, los elementos clave de la cadena
de valor han estado bajo el control de sistemas de información individuales y
dispares que no podían comunicarse entre sí. Las compañías no adoptaban una
visión integrada de sus propios procesos de negocios, tampoco entendían la
relación entre sus sistemas y los de sus proveedores, competidores,
organizaciones de apoyo, distribuidores y clientes.
En este entorno tradicional, era imposible contestar a preguntas de
negocios sencillas pero importantes.
Sin embargo, en años recientes se ha gestado una revolución en la
planificación y el diseño de sistemas. Con esta nueva visión, los
administradores adoptan un punto de vista integrado de toda la compañía, acerca
de sus inversiones en IT y sus opciones, y estudian la forma de diseñar
soluciones de sistemas que abarquen a toda la compañía e integren todos sus
procesos de negocios. Esta revolución en la planificación y diseño de sistemas
se denomina computación empresarial.
Conceptos
básicos de la computación empresarial
Hay 4 conceptos generales que se necesitan para entender la
computación empresarial: la cartera de inversiones en tecnología de información
(IT), la infraestructura de tecnología de información, la lógica de negocios y
la arquitectura de información.
La pregunta clave, desde la perspectiva de toda la compañía, es si
toda la cartera de inversión en tecnología de información (IT) esta
produciendo, o no, un beneficio aceptable para la empresa, en vista de las
circunstancias competitivas.
La cartera de inversión en IT es la inversión de capital que comprende
todo lo que la compañía gasta en tecnología de información.
La inversión en tecnología de información redunda en la compra de
equipo IT, software y recursos humanos necesarios para operar el equipo. Esta
es la infraestructura de tecnología de
información (IT) de la compañía. La infraestructura de IT es una lista de
materiales que se puede describir en términos de una lista de hardware,
software y empleados. Si se toman malas decisiones, la cartera de IT tendrá un
rendimiento muy bajo.
La lógica de negocios implica determinar cómo la compañía piensa
hacer dinero y que procesos de negocios específicos es preciso definir para
lograrlo. Es decir, la lógica de negocios es la especificación del modelo de
negocios de la compañía y de los procesos de negocios clave generaran la mayor
parte de sus ingresos.
Si los administradores quieren que la infraestructura de IT sirva para
apoyar la lógica de negocios, tendrá que diseñar aplicaciones del mundo real,
sistemas y redes que apoyan los procesos de negocios clave. El conjunto
resultante de aplicaciones, y su relación con la lógica de negocios de la
compañía, es la arquitectura de información o forma general de IT de la
compañía. La arquitectura de información es el punto de unión entre el hardware
y el negocio.
La arquitectura de informacion por lo regular no puede representarse
como una simple lista de aplicaciones, requiere, un plan grafico y
descripciones que relacionen los procesos de negocios y la forma de IT.
Al comparar el desempeño de una compañía con el de otras, con base en
las inversiones, infraestructura y arquitecturas de IT clave, se puede comenzar
a saber si se tomaron las decisiones correctas, y donde se comerciaron errores.
Redes
industriales y sistemas transempresa
Las redes de sistemas industriales son sistemas de todas las compañías
que forman una industria.
Las redes industriales, que también se conocen como empresas
extendidas, enlazan los sistemas empresariales de varias compañías de una
industria.
Impulsores de
negocios: el cambiante entorno de negocios
El desarrollo de sistemas empresariales dentro de compañías
individuales y la aparición de redes industriales o sistemas transempresa
representan un cambio fundamental en la forma de ver las compañías e
industrias.
Cambio en el mercado
La globalización y la creciente intensidad de la información reducen
los márgenes en las industrias tradicionales.
Cambio en la industria
Las fusiones, adquisiciones y consolidaciones en industrias
tradicionales aumentan las economías de escala e intensifican la competencia de
la industria.
Cambio en el nivel de la
Compañía
El rediseño de procesos de negocios de las industrias tradicionales,
en los años noventa, obligo a deshacerse de sistemas antiguos y puso de
manifiesto la necesidad de sistemas que abarcaran a toda la empresa, para
apoyar los procesos de negocios recién redefinidos.
Cambio en productos
El crecimiento de los productos basados en información, conocimientos
y alta tecnología acorta los tiempos de ciclo de los productos; la creciente
intensidad de información de los productos y servicios tradicionales también
acorta esos tiempos.
Perspectiva gerencial de los procesos
De un enfoque de procesos de negocios discretos, a una visión de la
compañía como un conjunto integrado de procesos; de perspectivas neoclásicas de
competencia basadas en la compañía a perspectivas de cooperación y alianza
basadas en la industria.
Estrategia gerencial
Creencia cada vez mas firme en que las inversiones en arquitectura de
información pueden crear conocimientos únicos que no es posible adquirir en los
mercados de factores de insumo.
Impulsores
tecnológicos: el nuevo entorno de redes
Seis impulsores tecnológicos del nuevo entorno conectado en red: la
evolución de la tecnología de bases de datos relacionales, las enormes reducciones
en los costos de almacenamiento, la gran expansión en la infraestructura de
redes publicas, el rápido despliegue de la arquitectura de cliente/servidos, la
evolución de la computación de escritorio y la aparición de paquetes de
software empresarial y crossware.
Estos adelantos tecnológicos muestran que, hay tecnologías de
información capaces de acoplar y coordinar las microdecisione4s de compañías e
industrias enteras. La coordinación de redes industriales permite reducir los costos de transacción. Las redes
industriales son tan valiosas que es posible cambiar de una estrategia
competitiva a una cooperativa dentro de la industria, para obtener el máximo de
utilidades.
Las compañías que adoptan sistemas empresariales y participan en el
desarrollo de redes industriales deberán poder competir mas eficazmente, al
reducir sus costos administrativos y de transacción, aumentar su alcance y
volverse más ágiles.
Un modelo
ideal de la computación empresarial
Idealmente debería haber una relación entre los entornos de negocios,
la estrategia de negocios y la cartera de inversiones den IT, en
infraestructura y procesos de negocios.
Para optimizar el rendimiento de la inversión en infraestructura de
IT se deben dar cuatro condiciones:
· Comprar apenas la suficiente infraestructura para apoyar adecuadamente
los procesos de negocios y la estrategia de la compañía.
· Haber un acoplamiento entre la arquitectura (el diseño de IT) y los
procesos de negocios que pretende apoyar.
· La compañía debe contar con una estrategia apropiada para enfrentar
los rápidos cambios en el entorno y las presiones competitivas.
· La compañía debe tener un modelo de gobierno adecuado que permita
alinear racionalmente la infraestructura de IT con la estrategia de negocios.
Pero el mundo ideal es muy distinto del real.
Manejo de la nueva infraestructura de IT
Una nueva infraestructura de IT es indispensable para apoyar las
operaciones cotidianas basadas en el flujo continuo de información: del entorno
de la organización y dentro de la organización misma. Dicha infraestructura
sirve como plataforma para poner en practica la estrategia de negocios,
enfrentar los cambios del entorno y proporcionar un nuevo conjunto de
habilidades y procesos a sus administradores.
Elementos de la nueva infraestructura de IT
Hay cuatro pcipales. Infraestructuras de
sistemas: sistemas antiguos, cliente/servidor, Internet/Intranet, y
comunicaciones inalámbricas/celulares. Una gran parte de la computación
corporativa se basa en una arquitectura cliente/servidor. Esta ahora debe
integrarse con Internet publica y con las intranets y extranets corporativas. Además, una nueva
fuerza de trabajo móvil esta usando dispositivos portátiles de PC y PDA
ayudantes digitales personales) que deben tener casi el mismo acceso a los
datos corporativos.
La vieja infraestructura era sencilla, con macrocomputadoras
controladas por un solo departamento de sistemas de información, que utilizaban
el software y telecomunicaciones integrados y definidos. El nuevo entorno de
infraestructura ha cambiado; : tiene 4 características principales:
1) Dependencia de la computación con maquinas de escritorio y
dispositivas personales conectados en red: las
compañías actuales dependen mucho de computadoras de escritorio conectadas en
red y apoyadas por muchos proveedores, empresas de comunicaciones y compañías
de software.
2) Ascenso de Internet: Internet y
otras tecnologías relacionadas se han convertido en componentes centrales de la
infraestructura de IT de la compañía, Internet, y las intranets y extranets
corporativas se están volviendo un importante canal de comunicaciones con los
clientes, empleados, proveedores y distribuidores.
3) Creciente importancia de la infraestructura publica: en el pasado existía una frontera entre las infraestructuras
publicas y privadas. Hoy las fronteras se están desvaneciendo a medida que más
y más organizaciones incorporan Internet en su infraestructura de IT o usan
servicios de red y dispositivos electrónicos públicos en sus sistemas.
4) Dependencia de terceros: en el
pasado, las compañías creaban su propio software y construir sus propias
instalaciones de IT/IS. Hoy son muchas menos las compañías que lo hacen. Las
compañías del presente subcontratan una parte importante de su procesamiento de
transacciones a terceros.
Decisiones
clave en materia de infraestructura
Las instalaciones compartidas implican 4 decisiones clave en cuanto a infraestructura:
familia de procesadores, entorno de software, aplicaciones compartidas y telecomunicaciones. Se debe elegir una
familia de procesadores para toda la compañía solo si es posible aumentar su
escala en el futuro, a fin de satisfacer las necesidades de la empresa, y solo
si pueden aprovechar los activos de IT existentes. Esto implica que las
familias de procesadores nuevas deben ser capaces de trabajar con los sistemas
antiguos existentes. Además, es preciso entender la decisión futura de la
tecnología para evitar construir nuevos sistemas tradicionales que no se pueden
cambiar para satisfacer necesidades futuras.
Las decisiones en cuanto a los entornos del software para toda la
compañía son: construir un entorno propio; comprar un entorno empresarial en
paquete, orientado hacia las aplicaciones; o recurrir a un proveedor externo de
bases de datos de uso general. La construcción de un entorno de software propio
implica contratar amas desarrolladores de aplicaciones y usar crossware y meddleware para integrar las
aplicaciones nuevas a los sistemas antiguos existentes.
Las aplicaciones de software de infraestructura
también implican decisiones en cuanto a donde se efectuara su desarrollo. Hay 4
opciones: en toda la empresa, por región, por producto o unidad de negocios, y
a nivel local.
Las decisiones fundamentales en cuanto a infraestructura de
telecomunicaciones tienen que ver con la elección de soluciones globales o
locales, y publicas o privadas.
Las compañías actuales están desplazando sus aplicaciones de
telecomunicaciones hacia las infraestructuras publicas, que incluyen las redes
de valor agregado (VAN) y las redes virtuales privadas (VPN) basadas en
Internet, y utilizan líneas arrendadas privadas solo para comunicaciones
altamente confidenciales, en las que el costo es menos importante.
Las decisiones en materia de infraestructura tienen componentes tanto
técnicos como de negocios. Los aspectos técnicos implican cuestiones referentes
a la fiabilidad, a la escala y al futuro de la innovación. En cambio, los
impulsores de negocios implican capacidades fundamentales, como ser el acceso
que necesitan tener a los sistemas los empleados, clientes y socios
comerciales; la conectividad necesaria entre las instalaciones de la empresa;
información común o compartida, información local; la rapidez con la que esta
cambiando el ciclo de vida del producto y como pueden sobrellevar los sistemas
ese cambio; etc. La respuesta a estas
cuestiones proporcionan a los administradores un conjunto de resultados de negocios que determinaran
sus decisiones en cuanto a infraestructura.
Vinculación de
la infraestructura con la estrategia: gobierno
Con la nueva infraestructura, las compañías necesitan un modelo de
gobierno en el que los altos ejecutivos puedan influir en las decisiones sobre
infraestructura y entender como ésta moldea las capacidades de negocios.
Las decisiones sobre infraestructura se deben tomar en 4 niveles:
· en el nivel mas alto intervienen el CEO, el CIO y el consejo
estratégico de la compañía. Este grupo necesita determinar que es la compañía,
a donde quiere llegar y que tipos de capacidades de negocios necesita para
llegar ahí.
· el segundo nivel es un grupo operativo que puede traducir
consideraciones estratégicas generales en un conjunto de especificaciones
funcionales y establecer el presupuesto para la inversión en infraestructura.
· en el tercer nivel participan las unidades de negocios y las unidades
regionales de todo el globo. Este debe decidir como repartir los fondos entre
los distintos proyectos de infraestructura de IT, y de otro tipo.
· En el cuarto nivel intervienen funciones de negocios especificas, como
finanzas, producción, marketing y RRHH. Estos grupos funcionales idean planes
para que la infraestructura apoye nuevos procesos de negocios e implementan las
decisiones sobre infraestructura, tomadas en los niveles más altos.
Manejo de fusiones y adquisiciones
Son un factor importante para el crecimiento de negocios. Para lograr
economías de escala, alcance, conocimientos y ahorro de tiempo. Las compañías
pueden recortar sus costos y se fusionan con competidores, y crear, una reserva
mayor de conocimientos y experiencia competitivos si unen sus fuerzas a las de
otros actores. También se logra ahorro de tiempo.
Se ha revelado que un 70% de todas las fusiones y adquisiciones
producen una baja en el valor para los accionistas y dan pie a una desinversión
mas adelante.
Una causa del fracaso de las fusiones y adquisiciones es la dificultad
para integrar los sistemas de compañías diferentes. En situaciones de fusión o
adquisiciones fallidas, las compañías se convierten en una mezcolanza de
sistemas heredados que se construyeron añadiendo los sistemas de las compañías
uno tras otro, sin dedicar tiempo ni recursos a integrarlos durante el proceso
de la adquisición.
Los sistemas de información pueden desarrollar un rol útil en los
procesos de fusión o adquisición. Para esto, se divide el proceso en cuatro
etapas, para examinar el rol de la gerencia de tecnología IT en cada etapa:
1) Etapa de exploración estratégica: aquí
la gerencia de IT debe colaborar con el CEO para identificar compañías
candidatas que pudieran ofrecer activos de sistemas, bases de conocimiento o
economías de escala poco comunes. Los administradores de IT ayudan a los CEO a
evitar las pesadillas de sistemas que pueden presentarse cuando los sistemas de
la compañía meta son problemáticos y van a requerir grandes inversiones después
de la adquisición.
2)
Etapa de valuación: aquí los administradores de IT necesitan determinar los costos de la
integración y los beneficios de las economías de operación, alcance,
conocimientos y ahorro de tiempo. Los administradores de IT tendrán que
examinar el entorno de los sistemas de la empresa meta y estimar los posibles
costos que esta tendrá al modernizar su infraestructura de IT o efectuar
mejoras a los sistemas.
3)
En la etapa de compra: el CIO deberá formar un pequeño equipo de integración de sistemas base, que valide los costos y beneficios de
la integración de sistemas. Además, formar un nuevo equipo de procesos de negocios y otro mas de infraestructura.
4) En la etapa de transición: los
administradores de IT necesitan identificar los “mejores sistemas de su clase”
de la compañía, eliminar los que ya no se necesitaran y tratar de racionalizar
la estructura heredada mediante la integración de los sistemas de la compañía
meta a los propios.
Para adquisiciones futuras, los CIO deben
desarrollar sistemas sólidos con interfaces estandarizadas cuya escala de
operaciones se pueda aumentar fácilmente. Los CIO deben mantener una
infraestructura sólida como para resistir un incremento en el volumen de
transacciones. Además, los CIO deben mantener una superestructura o equipo de
transacción que pueda actuar con agilidad durante el proceso de fusión y
adquisición. Las adquisiciones no son sucesos únicos, sino que ocurren de forma
rutinaria. Es importante estar preparados con planes de infraestructura
apropiados y personal gerencial hábil.
18.3. Sistemas empresariales
Son un esfuerzo, por parte de las compañías, por crear entornos de
sistemas y de información coherentes e integrados. Son “planes magnos” que
requieren cambios extensos en tecnología de sistemas como en la organización.
Al elegirse un plan magno, la experimentación con otros planes se vera limitada
y será preciso comprometer una porción importante de dos recursos durante un
tiempo prolongado. El enfoque del plan magno es no adaptable y, para tener
éxito, requiere una fiel ejecución de todos sus elementos.
El enfoque del “plan magno” contrasta con la resolución de problemas
mediante el diseño incremental:
dividir los problemas en partes más pequeñas y manejables que se puedan
resolver individualmente conforme se vayan presentando.
Sistemas empresariales: la visión
Los sistemas empresariales prometen integrar los diversos procesos de
negocios de una compañía en una sola arquitectura de información integrada. Los
sistemas empresariales prometen modificar radicalmente cuatro dimensiones de
los negocios.
1) Estructura y organización de la compañía: una organización
La perspectiva empresarial promete eliminar los feudos que hay en
muchas organizaciones de negocios modernas y situarlos por una forma más
racional, única e integrada de ver la compañía. El mecanismo es instalar una
plataforma técnica, en el nivel de empresa, que sirva a todos los procesos y
niveles. Las islas de automatización se conectan en sistemas que abarcan a todo
el negocio y sirven a todas las funciones.
2) Administración: procesos gerenciales basados en conocimientos que
abarcan a toda la compañía
La perspectiva empresarial promete proporcionar a
los administradores generales un entendimiento de la creación de valor y de la
estructura de costos de toda la compañía, y una capacidad ilimitada para
modificar los procesos de negocios con base en esta nueva información y
conocimientos. Los administradores generales nunca carecerán de datos sólidos
acerca del desempeño de la compañía ni recibirán datos atrasados o que solo se
aplican a su departamento.
3) Tecnología: “sistema de información total unificado”
Los sistemas empresariales prometen brindar a las
compañías una sola plataforma y un solo entorno de sistemas de información
unificado que abarque todo; prometen crear un solo entorno de bases de datos
corporativo integrado que reúna datos acerca de todos los procesos de negocios
clave. Los sistemas empresariales serán sólidos: capaces de adaptarse a
fusiones y adquisiciones, cambios en los procesos de negocios y tecnologías
nuevas.
4) Negocios: procesos de negocios impulsados por los clientes
Los sistemas empresariales prometen crear una organización impulsada
por los clientes, o de demanda, que sustituya a la antigua organización
impulsada por la producción, o de la oferta. Se prometen varias capacidades de
negocios nuevas: integración de procesos de negocios discretos en un solo
proceso de negocio; capacidad para entender y servir a la cadena de valor del
cliente; capacidad para entender y encajar en los procesos y sistemas de
negocios de los proveedores de la compañía, y capacidad para pronosticar nuevos
productos y construirlos e entregarlos en el momento en que surja la demanda.
Los sistemas prometen proporcionar a las compañías liderazgo en valor: los
mejores productos a menor precio. Es decir, dar a los negocios la capacidad
para servir mejor a los clientes y así, obtener ventaja en el mercado.
La promesa es proporcionar a la compañía y sus administradores todo un
conjunto de nuevas capacidades de negocio.
Sistemas empresariales: la realidad
Los sistemas empresariales presentan 5 dificultades para la compañía:
1)
Implementaron
“intimidante”:
Los sistemas empresariales supuestamente
sustituirán a los antiguos basados en tecnología de macrocomputadora anticuada
y software codificado en COBOL para funciones especificas. Sin embargo, los
sistemas antiguos que es preciso reemplazar son los de control primario de la
organización, el sistema nervioso cibernético vital de la compañía. La
posibilidad de transformar con éxito y rapidez el sistema nervioso corporativo,
volver a capacitar a miles de empleados y rediseñar los procesos de negocios
fundamentales, todo al mismo tiempo y sin interrumpir las operaciones normales,
es remota. La posibilidad de sustituir esos sistemas por un solo sistema nuevo,
sin ninguna equivocación, es pequeña.
Una forma de implementar los sistemas empresariales es trabajar
alrededor de los antiguos. Los sistemas empresariales se pueden implementar por
parte. Este enfoque modular suele dejar intactos los antiguos sistemas
existentes. Aunque aumentan las posibilidades de éxito y de supervivencia de
los proyectos de sistemas empresariales, el resultado puede ser la creación de
islas de automatización no conectadas, un collage
de sistemas tipo empresarial y un aumento en el costo y el uso de programas de crossware y middleware para conectar los paquetes empresariales con los
sistemas antiguos.
2) Sobrevivir un análisis de costos/beneficios
Los costos de los sistemas empresariales son grandes, delicados y visibles,
pero los beneficios no se pueden describir en términos concretos al principio
de un proyecto empresarial. Una razón es que los beneficios se cosechan cuando
los empleados usan el sistema una vez instalado y obtienen un conocimiento de
las operaciones de negocios que antes jamas podrían haber adquirido.
Una solución a este reto
es comparar la experiencia de otras compañías de la misma industria o de alguna
otra, para estimar los beneficios, en términos de costos, que los sistemas
empresariales producen en áreas especificas. El valor de este tipo de sistemas
radica en lo que se aprende acerca de la propia compañía. El hecho de que cada
empresa sea distinta dificulta las comparaciones.
3) Alcanzar solidez y evitar
rigidez digital
Los entornos de programación y desarrollo de los
paquetes empresariales y el crossware son complejos, difíciles de dominar y
comunicar, y carecen, por ser nuevos, de apoyo de tecnologías mas maduras.
Además, los sistemas contienen software que puede ser tan difícil de entender,
pero entrelazado con los procesos de los negocios de la compañía, como los
sistemas antiguos que van a reemplazar. Existe la posibilidad de que los nuevos
sistemas empresariales (ES) sean tan frágiles y difíciles de modificar como los
viejos, que atara a la compañía a procesos de negocios y sistemas anticuados,
en lugar de introducirla a una nueva era de la funcionalidad comercial.
Los entornos de negocios cambian, lo que hace que los procesos de
negocios también deban cambiar y su diseño es una actividad contínua. Por
tanto, los ES deben ser sólidos en el sentido de poderse adaptar rápidamente a
nuevos entornos y nuevos diseños de procesos de negocios.
4) Lograr la
interoperabilidad
Una de las cosas más difíciles de lograr con los entornos viejos era
que os miles de programas de computadora de la biblioteca corporativa fueran
compatibles entre sí. El software empresarial promete crear un entorno más
racional en el que todos los programas escritos para el nuevo sistema sean, por
lo menos, compatibles con otros programas escritos en el nuevo entorno; y en el
que el software nuevo también logre integrarse de forma aceptable con entornos
y programas de computación de escritorio comunes. Pero esto no resuelve el
problema de cómo los nuevos sistemas cambiaran datos con los viejos sistemas
que podrán necesitarse.
5) Obtener valor estratégico
Un reto que enfrentan los sistemas empresariales
es aprender a obtener un valor
estratégico de la inversión. El uso de los ES para entender mejor las
operaciones de negocios y a los clientes es un activo único que los
competidores no logran duplicar fácilmente. Los únicos activos estratégicos son
los conocimientos y la información que los competidores no pueden obtener. El
reto de los ES es como enseñar a los administradores a usar la nueva
información con que cuentan.
18.4. Redes
industriales y sistemas empresariales extendidos
Las redes industriales enlazan, en un solo
sistema, los sistemas empresariales de compañías que participan en una misma
industria. Las industrias tienen dimensiones verticales y horizontales. Las
redes industriales que se organizan verticalmente, como “empresas extendidas”,
integran las operaciones de una compañía, por ej. Un fabricante y sus
proveedores. Las redes organizadas horizontalmente enlazan a empresas que
pertenecen a la misma industria. Casi todas las redes industriales que existen
son verticales y no enlazan a competidores de la misma industria.
En el pasado, muchas compañías se integraron verticalmente, al comprar
a sus proveedores y al construir sus propias operaciones de transporte y
logística, con el fin de reducir sus costos
de transacción en la compra de esos de servicios. Algunas de esas compañías
también se fusionaron con competidores directos en la dimensión horizontal,
para reducir sus costos administrativos.
Las redes industriales permiten evitar la adquisición como estrategia vertical,
porque permiten coordinar los procesos de negocios dentro de toda la industria.
Las redes también están comenzando a hacer posible la coordinación de compañías
competitivas, mediante alianzas estratégicas. Su objetivo final es reducir el
numero de proveedores, lo que elevara la eficiencia de producción del grupo
restante, y todas esperan beneficiarse de los ahorros que generara ese cambio.
Redes Industriales:
la visión
Las redes industriales prometen cambios en 4 dimensiones:
1)
Estructura de la Industria : de espacio de
mercado a ¨red de valor¨
Las redes industriales prometen sustituir las distantes relaciones de
mercado entre compañías complementarias de la industria, por una cadena de
valor de toda la industria, con mayor cohesión y más integrada, que coordine
mejor el flujo de información entre los competidores.
2) Proceso gerencial: administración basada en conocimientos para toda la
industria
Las redes industriales prometen una revolucionen la filosofía
gerencial. Ahora se buscara que los administradores piensen en su industria
como un todo, y se les facultara para ajustar el comportamiento de su empresa a
las necesidades de crecimiento de toda la industria. Los administradores se
darán cuenta de que podrán estar compitiendo con otras industrias por el dinero
de los consumidores, y que si su industria no lleva a cabo una buena
competencia, su compañía sufrirá.
3) Tecnología: plataformas para toda una industria
Antes de los sistemas empresariales, se pensaba que la IT era una aplicación diseñada
para resolver un problema especifico, no que era una infraestructura de toda la
compañía. Las redes industriales obligan a los administradores a pensar en
plataformas para toda la industria. Los administradores deben examinar cómo las
necesidades de la industria deben guiar este tipo de decisiones. La meta de las
redes industriales es un conjunto acoplado de tecnologías que tiene que
desarrollarse una sola vez y que todos los participantes de la industria pueden
usar.
4) Capacidad de negocios
La visión de las industrias es crear capacidades nuevas de la compañía
y de la industria para servir a los clientes. Al enlazar los recursos únicos de
las compañías individuales de una industria, ésta, en su totalidad, puede
servir a los clientes mejor que cualquier compañía individual. La meta es crear
una ¨red de valor¨ de participantes de la industria, para defenderse de la
competencia de otras industrias en otros mercados globales.
Redes industriales: la realidad
Las redes industriales presentan 3 problemas para la compañía:
controlar el intercambio de información de frontera; obtener los beneficios de
las redes industriales, pero distribuyendo equitativamente los costos entre todos
los participantes, y el aumento en la vulnerabilidad y la dependencia.
1) Selección del régimen de frontera
Hay tres opciones: Una, utilizar jerarquía para controlar la
interfase de la red industrial. Con este régimen, una corporación potente es
dueña de las instalaciones de la red y controla el intercambio de información
con los socios de canal y proveedores. Aunque esta opción protege el control
corporativo, tiene que resolver qué estándares se mantendrán de confianza y
legitimidad políticas. Segunda, es la interfase de mercado, en la que la
instalación es propiedad de un hacedor de mercado. Todos los participantes del
mercado son iguales, y entran y salen de él a voluntad, buscando los mejores
precios. Tercera, es la interfase de red, en la que ciertos
participantes clave trabajan con un corredor de redes o establecen un comité
organizador controlado por los participantes. Esta hace posible un buen control
corporativo y ofrece la posibilidad de una legitimidad moderada, pero corre el
riesgo de que los actores más fuertes dominen, que el control de la compañía
sobre la red sea imperfecto y que el destino de la información sea incierto.
Sea cual sea la opción elegida, tendrá que
escogerse una de ellas, y tendrá riesgos y recompensas.
2) Compartir costos, retener beneficios:
Los costos de las redes industriales son palpables e inmediatos, los
beneficios pueden ser borrosos y diferidos. Las inversiones que las compañías
hacen en IT producen grandes beneficios para los consumidores, pero beneficios
más pequeños para las compañías, en términos de mayor rentabilidad,
participación en el mercado o precios de sus acciones. El reparto del costo de
la red industrial: en las redes jerárquicas, la compañía dueña de las
instalaciones correa con los costos (el control cuesta); pero en las interfases de mercado y de red,
todos los participantes comparten los costos.
3) Vulnerabilidad y dependencia:
Los adelantos en la tecnología de información
implican que las compañías van a depender de los sistemas de información. En
las redes industriales, esos problemas de dependencia y de vulnerabilidad se
complican porque intervienen muchas organizaciones distintas.Reducir la
vulnerabilidad implica costos. La estrategia general consiste en incorporar
seguridad en el sistema y añadir redundancia. Se requieren planes y sistemas de
respaldo para una emergencia. Todas estas medidas suman costos.
Como construir y manejar sistemas empresariales y redes
industriales
Para esto, la alta gerencia de la compañía debe
seguir una serie de pasos que obligan a examinar la naturaleza fundamental del
negocio.
· Saber donde se está en relación con la tecnología y con otras
compañías.
· Saber quien se es y a donde se quiere llegar.
· Idear un programa a largo plazo (cinco años) para poner en practica el
plan estratégico, pero no rediseñar todo a la vez.
· Reconocer que hacer realidad las visiones del sistema empresarial y de
la red industrial, requerirán importantes cambios culturales y de los procesos
gerenciales.
· Las nuevas capacidades de negocios no se obtendrán sin una nueva
capacidad de los administradores y empleados.
· Crear sistemas de incentivos para apoyar los nuevos entornos de
información.
Hola, sobre que edicion del libro esta basado el resumen? Buen trabajo. Gracias.
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