capitulo 1
Hasta hace poco la información no se consideraba como algo importante
en la compañía. El proceso administrativo se consideraba un arte personal, de cara
a cara. Hoy día, se reconoce que para los administradores es indispensable
entender los sistemas de información porque casi todas las organizaciones
necesitan este tipo de sistema para sobrevivir y prosperar.
Cambios en el
entorno de los negocios a nivel mundial
· Surgimiento de la economía global: el éxito de las compañías depende
de su capacidad para operar globalmente.
La globalización de las economías industriales del mundo aumenta el
valor que la información tiene para la compañía y ofrece nuevas oportunidades
para hacer negocios.
Los sistemas de información proporcionan el poder de comunicación que
las compañías necesitan para comerciar y manejar negocios en una escala global.
A su vez la globalización y la tecnología de la información
representan una amenaza para empresas que solo operan dentro de su país porque
gracias a los sistemas de comunicación y administración globales los clientes
pueden hacer sus compras en el mercado mundial. Este fenómeno intensifica la
competitividad.
· Transformación de las economías industriales: las economías
industriales empezaron a transformarse en economías de servicios basadas en
conocimiento e información.
Hoy día la mayoría de las personas no trabaja en el campo o en la
fábrica, sino que lo hace en empresas de servicios, y es por eso que los
conocimientos e información se están convirtiendo en los cimientos de muchos
servicios y productos nuevos.
Han aparecido nuevos tipos de organización que hacen uso intensivo de
conocimientos e información y que se dedican a la producción, el procesamiento
y la distribución de información.
En una economía basada en los conocimientos y la información, la
tecnología y los sistemas de información adquieren gran importancia.
· Transformación de la empresa de negocios: ha habido una transformación
en las posibilidades para dirigir y organizar.
La empresa tradicional era un acomodo jerárquico, centralizado y
estructurado de especialistas que se apoyaban en un conjunto fijo de
procedimientos operativos estándar para suministrar un producto o servicio
hecho en masa. El nuevo estilo de empresa es un acomodo aplanado (menos
jerárquico), descentralizado y flexible de generalistas que se apoyan en
información casi instantánea para suministrar productos y servicios
personalizados en masa y adaptados a mercados o clientes específicos.
Esta nueva orientación sería imposible sin tecnología de información,
la cual esta dando pie a cambios de organización que provocan que la compañía
dependa aún más de los conocimientos, el aprendizaje y la toma de decisiones de
empleados individuales.
Sistemas de
información
Concepto técnico.
Componentes interrelacionados que colaboran para reunir, procesar,
almacenar y distribuir información que apoya la toma de decisiones, la
coordinación, el control, el análisis y la visualización en una organización.
Los sistemas de información contienen información a cerca de personas,
lugares y cosas importantes dentro de la organización o en su entorno.
Información: datos a los que se les ha dado una forma que
tiene sentido y es útil para los humanos.
Dato: flujo de hechos en bruto que representan sucesos
ocurridos en la organización o en el entorno físico, antes de ser organizados y
acomodados de tal forma que las personas puedan entenderlos y usarlos.
Actividades que producen la información de un sistema de información
Tres actividades de un sistema de información producen la información
que las organizaciones necesitan para tomar decisiones, controlar operaciones,
analizar problemas y crear productos o servicios. Estas actividades son:
- Entrada: captura o recolección de datos en bruto del exterior
de la organización o de su entorno externo para ser procesados en un sistema de
información.
- Procesamiento: conversión, manipulación y análisis de las
entradas brutas, para darles una forma que tenga más sentido para los humanos.
- Salida: distribución de la información procesada a las
personas que la usarán o a las actividades en las que se usará.
Los sistemas de información también requieren retroalimentación, que
consiste en salidas que se devuelven a los miembros apropiados de la
organización para ayudarles a evaluar o corregir las entradas.
Sistemas de información basados en computadoras (CBIS):
Son sistemas de información que se apoyan en hardware y software para
procesar y diseminar información.
Los sistemas de información pueden ser:
-
Formales: sistemas basados en definiciones aceptadas y fijas de datos y
procesamientos, que operan según reglas definidas. Estos pueden ser
computarizados (se apoyan en la tecnología de hardware y software para
procesar y diseminar la información) o
manuales (utilizan tecnología de lápiz y papel).
-
Informales: se basan en reglas de conducta no expresas. No existe un acuerdo en
cuanto a qué es información, ni cómo se almacenará o procesará. (Ej: redes de
rumores).
Las computadoras son solo una parte de los sistemas de información.
Estas son el equipo para almacenar y procesar información. Los programas de
computación o software son conjuntos de instrucciones operativas que dirigen y
controlan el procesamiento por computadora.
Sistemas de información
Organizaciones
Desde el punto de vista de los negocios son una solución
organizacional y administrativa, basada en tecnología de información, a un reto
que se presenta en el entorno.
Los sistemas de información forman parte de las organizaciones. Los
elementos claves de una organización son su personal, la estructura, los
procedimientos operativos, las políticas y la cultura. La organización coordina
el trabajo mediante una jerarquía estructurada y procedimientos operativos
estándar formales, los cuales son reglas formales para enfrentar situaciones
esperadas.
Cada organización tiene una cultura única: un conjunto de supuestos,
valores y formas de hacer las cosas que ha sido aceptado por la mayoría de sus
miembros. Siempre es posible encontrar partes de la cultura de una organización
incorporadas en sus sistemas de información.
Tecnología.
La tecnología es una de muchas herramientas con las que cuentan los
administradores para enfrentar los cambios.
El hardware de la computadora es el equipo físico utilizado en
un sistema de información para actividades de entrada, procesamiento y salida,
consta de lo siguiente: la unidad de procesamiento de la computadora, diversos
dispositivos de entrada, salida y almacenamiento, y medios físicos que vinculan
esos dispositivos.
El software de la computadora consiste en las
instrucciones detalladas preprogramadas que controlan y coordinan los
componentes del hardware de la computadora en un sistema de información.
La
tecnología de almacenamiento incluye los
medios físicos para almacenar datos, como los discos magnéticos u ópticos, y
también el software que rige la organización de los datos en esos medios
físicos.
La
tecnología de comunicaciones, consiste en
dispositivos físicos y software que enlazan diversos componentes del hardware y
transfieren datos de un lugar físico a otro.
Una red, vincula dos o más computadoras para compartir datos o
recursos, como una impresora.
Enfoques contemporáneos de los sistemas de información.
Enfoque técnico
Hace hincapié en modelos normativos con bases matemáticas para
estudiar los sistemas de información. Las disciplinas que contribuyen al
enfoque técnico son las ciencias de la computación, las ciencias de la
administración y la investigación de operaciones.
Enfoque del comportamiento
Una parte importante del campo de los sistemas de información se ocupa
de cuestiones de conducta.
Cuestiones como integración, diseño, implementación, etc, no pueden
explorarse de forma útil con los modelos empleados en el enfoque técnico. Otras
disciplinas del comportamiento aportan conceptos y métodos importantes, como
ser la sociología, la psicología, la economía, etc.
El centro de este enfoque se concentra en los cambios de actitud, las
políticas de administración y organización, y la conducta.
Enfoque de los sistemas socio técnicos:
Los sistemas de información gerencial combinan los trabajos teóricos
de las ciencias de la computación, las ciencias de la administración y la
investigación de operaciones, con una orientación práctica hacia la
construcción de sistemas y aplicaciones, y también prestan atención a los
aspectos del comportamiento.
Los problemas de los sistemas rara vez son exclusivamente técnicos o
están exclusivamente relacionados con el comportamiento. El mejor consejo es
entender los puntos de vista de todas las disciplinas.
El nuevo rol de los sistemas de información en las organizaciones.
Los administradores no pueden ignorar los sistemas de información,
porque estos desempeñan un rol crucial en las organizaciones contemporáneas. La
tecnología digital está transformando a las organizaciones de negocios. Los
sistemas actuales afectan directamente la forma en que los administradores
deciden, la forma en que los directivos planifican y en muchos casos hasta que
bienes y servicios se producen.
El alcance cada vez más amplio de los sistemas de información.
Existe una interdependencia creciente de la
estrategia, las reglas y los procedimientos de negocios, por un lado, y el
software, el hardware, las bases de datos y las telecomunicaciones de los
sistemas de información, por el otro. Un cambio de cualquiera de estos
componentes a menudo requiere cambios en otros.
Un segundo cambio en la relación entre los sistemas de información y
las organizaciones es resultado de la creciente complejidad y alcance de los
proyectos y aplicaciones de los sistemas. Hoy día, en la construcción de
sistemas interviene una parte mucho más grande de la organización que en el
pasado.
Los primeros sistemas dieron pie a cambios principalmente técnicos.
Los sistemas posteriores afectaron el control y el comportamiento gerencial, a
fin de cuentas, los sistemas influyeron en las actividades centrales de la
institución, relacionadas con productos, mercados, proveedores y clientes.
La revolución
de las redes e Internet
Una razón por la que los sistemas de información desempeñan un rol tan
importante en las organizaciones y afectan a tantas personas, es la creciente
potencia y la disminución en el costo de la tecnología de computación.
La creciente potencia de la tecnología de computación ha dado origen a
poderosas redes de comunicación que las organizaciones pueden usar para acceder
a grandes depósitos de información de todo el mundo y coordinar sus actividades
en el espacio y el tiempo. Estas redes están transformando la forma y el
aspecto de las empresas de negocios, e incluso de la sociedad.
La red más grande y más usada del mundo es Internet, que es una
red internacional de redes de propiedad tanto pública como privada.
Internet esta creando una nueva plataforma de tecnología universal, en
la que se puede construir todo tipo de productos, servicios, estrategias y
organizaciones nuevas. Internet está modificando la forma en que los sistemas
de información se usan en los negocios y en la vida cotidiana. Al eliminar
muchas barreras técnicas, geográficas y de costo, que obstruían el flujo global
de información, Internet está acelerando la revolución de la información.
Tiene especial interés para las organizaciones y los administradores
la función de Internet llamada World Wide Web la cual es un
sistema con estándares universales aceptados para almacenar, recuperar,
formatear y exhibir información en un ambiente de red. La información se
almacena y exhibe en páginas electrónicas. Estas páginas Web se pueden vincular
electrónicamente con otras páginas Web, sin importar donde se encuentren, y
verse en cualquier tipo de computadora.
Todas las páginas de la
World Wide Web mantenidas por una
organización o un individuo, reciben el nombre de sitio Web. Los
negocios están creando sitios Web para diseminar información sobre sus
productos, difundir anuncios y mensajes a sus clientes, recibir pedidos
electrónicos, etc.
Nuevas opciones para el diseño de las organizaciones: la empresa
conectada a la red.
El crecimiento del poder de cómputo y las redes está convirtiendo a
las organizaciones en empresas conectadas en red, lo que permite la
distribución instantánea de información dentro y fuera de la organización. Esta
capacidad puede servir para rediseñar y dar nueva forma a las organizaciones,
transformando su estructura, alcance de operaciones, mecanismos de informes,
etc.
Aplanamiento de las organizaciones:
Las organizaciones grandes y burocráticas que se desarrollaron antes
de la era de las computadoras, suelen ser ineficientes, lentas para cambiar y
menos competitivas. Algunas de estas organizaciones se han encogido reduciendo
el número de empleados y de niveles en sus jerarquías de organización.
Las organizaciones más planas tienen menos niveles de administración,
y los empleados de más bajo nivel reciben una mayor autoridad para tomar
decisiones.
La tecnología de información contemporánea ha hecho posibles estos
cambios, y pone más información a disposición de los empleados para que puedan
tomar decisiones que antes habían corrido por cuenta de administradores. Las
computadoras conectadas en red han hecho posible que los empleados trabajen
juntos como un equipo.
Estos cambios implican que el alcance del control de la gerencia
también se haya ampliado, permitiendo a los administradores de alto nivel
manejar y controlar a más trabajadores dispersos en lugares más lejanos.
Separar el trabajo de la ubicación geográfica:
Ahora es posible organizarse globalmente y trabajar a nivel local. Las
tecnologías de información como correo electrónico, Internet y
videoconferencias desde el escritorio, permiten una coordinación estricta de
trabajadores dispersos geográficamente.
La tecnología de información ha eliminado la distancia.
Los sistemas de información en red permiten a las compañías coordinar
sus capacidades distribuidas geográficamente e incluso coordinarse con otras
organizaciones como corporaciones virtuales, a veces llamadas organizaciones
conectadas en red. Las organizaciones virtuales utilizan redes para vincular a
personas, activos e ideas, aliarse con proveedores y clientes, y a veces,
incluso con competidores, para crear y distribuir nuevos productos y servicios
sin estar limitadas por las fronteras tradicionales de la organización.
Reorganización de flujos de trabajo:
Los sistemas de información han ido sustituyendo gradualmente los
procedimientos de trabajo manuales por procedimientos, flujos y procesos de
trabajo automatizados. Los flujos de trabajo electrónicos han reducido el costo
de las operaciones en muchas compañías, eliminando el papeleo y las rutinas
manuales que lo acompañan.
Los flujos de trabajo rediseñados pueden tener un impacto profundo en
la eficiencia de las organizaciones e incluso dar pie a nuevas estructuras y
nuevos productos y servicios.
Creciente flexibilidad de las organizaciones:
Las compañías usan la tecnología de comunicaciones para organizarse de
forma más flexible, lo que incrementa su capacidad para responder a cambios en
el mercado y aprovechar nuevas oportunidades.
Las organizaciones grandes pueden usar tecnología de información para
lograr un poco de la agilidad y responsabilidad de las organizaciones pequeñas.
Un aspecto de este fenómeno es la personalización masiva en la que se usan
software y redes para controlar con gran precisión la producción, de modo que
los productos puedan personalizarse fácilmente sin el costo adicional que
implican las series de productos pequeñas.
El cambiante proceso de administración:
La tecnología de información está transformando el proceso de
administración, al proporcionar a los administradores nuevas capacidades que
les ayudan a planificar, organizar, dirigir y controlar.
Muchas compañías están usando la tecnología de información para la
planificación de recursos de empresa, la cual es un sistema de administración
de negocios que integra todas las facetas del negocio, incluidas planificación,
manufactura, ventas y finanzas, de modo que se coordinan mas estrechamente
compartiendo información entre sí.
Redefinición de las fronteras de la organización:
Los sistemas de información en red permiten intercambiar
electrónicamente, entre diferente compañías, transacciones como pagos y ordenes
de compra, reduciendo así el costo de obtener productos y servicios externos.
Estos sistemas de información en red pueden crear nuevas eficiencias y
nuevas relaciones entre una organización, sus clientes y proveedores, que
redefinen las fronteras de la organización.
Los sistemas que vinculan una compañía con sus clientes y proveedores
se llaman sistemas interorganizacionales porque automatizan el flujo de
información a través de las fronteras de la organización.
Comercio
electrónico y negocios electrónicos
Los cambios que se han descrito están creando nuevas formas de hacer
negocios electrónicamente. Es común que la tecnología en la que se apoyen esos
cambios sea Internet, ya que es capaz de vincular a miles de organizaciones en
una sola red, creando un enorme mercado electrónico. Un mercado electrónico
es un sistema de información que enlaza a muchos compradores y vendedores para
intercambiar información, productos, servicios y pagos. Gracias a las
computadoras y las redes estos sistemas funcionan como intermediarios
electrónicos y reducen los costos de las transacciones de mercado típicas.
La disponibilidad global de Internet para el intercambio de
transacciones entre compradores y vendedores esta fomentando el crecimiento del
comercio electrónico. El comercio electrónico es el
proceso de comprar y vender bienes y servicios electrónicamente, mediante
transacciones de negocios computarizadas, utilizando Internet, redes y otras
tecnologías digitales. El concepto también abarca las actividades que apoyan
esas transacciones comerciales como publicidad, soporte a clientes, etc.
Las compañías están utilizando la conectividad y facilidad de uso de
Internet para crear redes corporativas internas llamadas Intranets que son
redes internas basadas en la tecnología y los estándares de Internet y la World Wide Web.
Al distribuir información a través de redes electrónicas, los negocios
electrónicos extienden el alcance de la administración existente. Los
administradores pueden usar el correo electrónico, documentos web y software de
trabajo en grupo, para comunicarse de forma eficaz y frecuente con miles de empleados.
Cómo usar los sistemas de información: nuevas oportunidades con
tecnología.
El reto de los sistemas de información:
1-
Reto estratégico de los
negocios: ¿Cómo pueden los negocios usar tecnología de información para diseñar
organizaciones que sean competitivas y eficaces?
La inversión en tecnología de información representa un gasto
importante para las compañías, y muchas veces, a pesar de esa fuerte inversión,
las organizaciones no están obteniendo beneficios importantes para su negocio.
Para seguir siendo competitivas o lograr beneficios genuinos, en
términos de productividad, al aplicar tecnología de información, muchas
organizaciones deben ser rediseñadas.
Si las organizaciones simplemente automatizan lo
que están haciendo hoy, están desperdiciando una buena parte del potencial de
la tecnología de información. Si quieren beneficiarse con esta tecnología,
incluidas las oportunidades que ofrece Internet, las organizaciones necesitan
repensar y rediseñar la forma en que diseñan, producen, entregan y mantienen
los bienes y servicios.
2-
Reto de la globalización:
¿Cómo pueden las compañías entender las necesidades de negocios y de sistemas
de un entorno económico global?
El rápido crecimiento del comercio internacional
y el surgimiento de una economía global exigen sistemas de información capaces
de apoyar tanto la producción como la venta de bienes en muchos países
distintos.
Si buscan desarrollar sistemas de información multinacionales
integrados, los negocios deben desarrollar hardware, software y estándares de
comunicación globales, y crear estructuras de contabilidad e informes
multiculturales.
3-
Reto de la arquitectura de
información: ¿Cómo pueden las organizaciones desarrollar una arquitectura de
información y una infraestructura de tecnología de información que apoye sus
metas de negocios?
Crear un sistema nuevo implica mucho porque, hoy, estos sistemas
nuevos requieren rediseñar la organización y desarrollar una nueva arquitectura
de información.
La arquitectura de información es la forma específica que la
tecnología de información adopta en una organización para lograr metas o
realizar funciones selectas. Se trata de un diseño para los sistemas de
aplicación de negocios que sirve a cada especialidad funcional y nivel de la
organización.
La plataforma tecnológica para esta arquitectura
se denomina infraestructura de tecnología de información y consiste en el
hardware y software, tecnología de datos y almacenamiento, redes y recursos
humanos necesarios para operar el equipo.
4-
Reto de la inversión en
sistemas de información: ¿Cómo pueden las organizaciones determinar el valor de
negocio de los sistemas de información? Lograr cambios masivos en la
organización y los sistemas con la esperanza de posicionar estratégicamente a
una compañía es complicado y costoso. ¿Ésta es una inversión rentable?, ¿Cómo
se puede hacer?, ¿Se está recibiendo un rendimiento adecuado a la inversión en
sistemas?
5-
Reto de la responsabilidad
y control: ¿Cómo pueden las organizaciones diseñar sistemas que la gente sea
capaz de controlar y entender?
Los sistemas de información son tan
indispensables que las organizaciones deben tomar medidas especiales para
asegurar que sean exactos, confiables y seguros.
CAPITULO 2
El rol estratégico de
los sistemas de información
Aplicaciones de sistemas clave en la organización
Puesto a que en una organización hay diferentes intereses,
especialidades y niveles, hay diferentes clases de sistemas. No existe un solo
sistema que pueda proporcionar toda la información que una organización
necesita.
Se crean sistemas para satisfacer los diferentes intereses de la
organización.
Diferentes clases de sistemas
-
Sistemas en el nivel operativo: apoyan a los
administradores operativos siguiendo la pista a las actividades y transacciones
elementales de la organización, como ventas, recibos, depósitos en efectivo,
etc. El propósito principal de los sistemas en este nivel es contestar
preguntas de rutina y rastrear el flujo de transacciones a través de la
organización.
-
Sistemas en el nivel de conocimiento: apoyan a los
trabajadores de conocimiento y datos de una organización. El propósito de los
sistemas en el nivel de conocimiento es ayudar a la empresa a descubrir,
organizar e integrar conocimientos nuevos al negocio, y ayudar a la
organización a controlar el flujo de documentos.
-
Sistemas en el nivel de administración: están
diseñados para servir a las actividades de seguimiento, control, toma de
decisiones y administración de los administradores de nivel medio. Los sistemas
en el nivel de administración o dirección por lo regular proporcionan informes
periódicos.
-
Sistemas en el nivel estratégico: ayudan a los
administradores de nivel superior a abordar y resolver cuestiones estratégicas
y tendencias a largo plazo, tanto en la compañía como en su entorno exterior. Su
preocupación principal es la congruencia entre los cambios del entorno exterior
y las capacidades actuales de la organización.
Los sistemas de la organización también se pueden diferenciar por su
especialidad funcional. Las principales funciones de la organización, como
ventas y marketing, producción, finanzas, contabilidad y recursos humanos,
cuentan con sus propios sistemas de información.
Así pues, los sistemas se pueden clasificar por especialidad funcional
o por el nivel de la organización al que sirven.
Seis tipos
principales de sistemas
- Sistema de procesamiento de transacciones (TPS):
Son sistemas de negocios básicos que sirven al nivel operativo de la
organización. Es un sistema computarizado que efectúa y registra las
transacciones diarias, rutinarias, necesarias, para la marcha del negocio.
Ejemplo: la captura de pedidos, los expedientes de empleados, etc.
En el nivel operativo las tareas, los recursos y las metas están
predefinidos y altamente estructurados. Lo único que hay que determinar es si
el cliente satisface o no los criterios.
Todas las organizaciones tienen estos cinco tipos de TPS: ventas y
marketing, producción, finanzas, contabilidad, recursos humanos, y otros tipos
de TPS que son exclusivos para una industria en particular.
Los administradores necesitan TPS para vigilar la situación de las
operaciones internas y las relaciones de la compañía con el entorno exterior.
Los sistemas de procesamiento de transacciones también son importantes
productores de información para los demás tipos de sistemas.
- Sistemas de trabajo de conocimientos (KWS) y de automatización de
oficinas (OAS):
Ambos sistemas satisfacen las necesidades de información en el nivel
de conocimientos de la organización. Los sistemas de trabajo de conocimiento
ayudan a los trabajadores de conocimientos, en tanto que los sistemas de
automatización de oficinas ayudan a los trabajadores de datos.
Un sistema de trabajo de conocimientos promueve la creación de
conocimientos nuevos y asegura que tanto éstos como la pericia técnica se
integren debidamente en el negocio.
Un sistema de automatización de oficina es una aplicación de
tecnología de información diseñada para aumentar la productividad de los
trabajadores de datos en la oficina, apoyando las actividades de coordinación y
comunicación de la oficina típica. Los OAS coordinan a diversos trabajadores de
información, unidades geográficas y áreas funcionales.
Los sistemas típicos de automatización de oficinas manejan y controlan
documentos (mediante procesamiento de textos, autoedición), programan
actividades (mediante calendarios electrónicos) y comunican (a través de correo
electrónico).
- Sistemas de información gerencial (MIS):
Sistemas de información en el nivel de administración de una
organización que sirve a las funciones de planificación, control y toma de
decisiones, proporcionando informes rutinarios, resumidos y de excepciones.
Por lo regular estos sistemas están orientados a sucesos internos, no
del entorno ni externos.
En general dependen de sistemas de procesamiento de transacciones
subyacentes para obtener sus datos.
Los MIS resumen y preparan informes a cerca de las operaciones básicas
de la compañía. Los datos de transacciones de los TPS se comprimen.
Estos sistemas generalmente son poco flexibles y tienen una capacidad
analítica reducida; casi todos utilizan rutinas sencillas como resúmenes y
comparaciones.
- Sistemas de apoyo a decisiones (DSS):
Sistemas de información en el nivel de administración de una
organización que combina datos y modelos analíticos avanzados o herramientas de
análisis de datos, para apoyar la toma de decisiones semiestructuradas y no
estructuradas.
Los DSS tienen que responder con suficiente rapidez para ejecutarse
varias veces al día, cada vez que cambian las condiciones. Aunque los DSS usan
información interna de los TPS y MIS, a menudo incluyen información de fuentes
externas. Tienen mayor capacidad analítica que otros sistemas.
- Sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS):
Sistemas de información en el nivel estratégico de la organización,
diseñado para apoyar la toma de decisiones no estructuradas, mediante gráficos
y comunicaciones avanzadas.
Se diseñan a modo que puedan incorporar datos de sucesos externos,
como nuevas leyes fiscales, y también obtienen información resumida de los MIS
y DSS internos. Estos sistemas filtran, comprimen y rastrean datos cruciales,
haciendo hincapié en la reducción del tiempo.
A diferencia de otros tipos de sistemas de información, los ESS no se
diseñan primordialmente para resolver
problemas específicos sino que ofrecen una capacidad generalizada de
computación y comunicaciones que se puede aplicar a una serie cambiante de
problemas. Suelen usar menos modelos analíticos.
Relaciones entre los sistemas: integración
Un TPS es una fuente de datos importante para otros sistemas, en tanto
que un ESS es primordialmente un receptor de datos de sistemas de más bajo
nivel. Los otros tipos de sistemas también podrían intercambiar datos entre sí.
Además es posible intercambiar datos entre sistemas que sirven a diferentes áreas
funcionales.
Es ventajoso tener cierto grado de integración, a fin de que la
información fluya con facilidad entre las diferentes partes de la organización.
Sin embargo, la integración cuesta dinero, e integrar muchos sistemas distintos
consume mucho tiempo y es en extremo complejo.
Sistemas de información y estrategias de negocios
Cada uno de los principales tipos de sistemas de información, presta
ayuda valiosa a las organizaciones en la resolución de un problema importante.
Tales sistemas, que son potentes herramientas para mantenerse al frente de la
competencia, se denominan sistemas de información estratégicos.
Los sistemas de información estratégicos son sistemas de computación
en cualquier nivel de la organización que modifican las metas, las operaciones,
los productos, los servicios o las relaciones con el entorno, para ayudar a la
organización a adquirir una ventaja competitiva.
Los sistemas de información estratégicos no son lo mismo que los
sistemas en el nivel estratégico para los administradores de nivel superior.
Los sistemas de información estratégicos se pueden usar en todos los niveles de
la organización y tienen mayor alcance que los otros tipos de sistemas.
En general no existe un solo sistema estratégico que lo abarque todo
sino que hay varios sistemas que operan en diferentes niveles estratégicos: el
negocio, la compañía y la industria.
Estrategia en el nivel de negocio y el modelo de la cadena de valor
En este nivel la pregunta clave es ¿cómo es posible competir
eficazmente en este mercado específico?
Las estrategias genéricas mas comunes en este nivel son: 1)
convertirse en el productor de bajo costo, 2) diferenciar el producto o
servicio y 3) alterar el alcance de la competencia, ampliando el mercado para
incluir mercados globales, o bien estrechando el mercado para enfocarse en
nichos pequeños que los competidores no atienden bien.
Cómo aprovechar la tecnología en la cadena de valor
En el nivel de negocio, la herramienta analítica más común es el
análisis de cadena de valor. El modelo de la cadena de valor destaca las
actividades primarias o de apoyo que añaden un margen de valor a los productos
o servicios de una compañía y en las que se pueden aplicar óptimamente los
sistemas de información para lograr una ventaja competitiva.
Las actividades primarias son aquellas que están mas directamente
relacionadas con la producción y distribución de los bienes y servicios de la
compañía y que crean valor para el cliente. Las actividades primarias incluyen
logística de entrada (incluye la recepción
y el almacenamiento de los materiales para distribuirlos a producción),
operaciones (transforman los insumos en productos terminados), logística de
salida (abarca el almacenamiento y la distribución de productos), marketing y
ventas (incluye la promoción y venta de los productos de la compañía) y
servicio (implica el mantenimiento y la reparación de los bienes y servicios de
la compañía).
Las actividades de apoyo hacen posible la realización de las
actividades primarias y consisten en la infraestructura de la organización
(administración y dirección), recursos humanos (contratación, capacitación de
empleados), tecnología (mejoras del producto y del proceso de producción) y
compras (obtención de insumos).
Las organizaciones tienen una ventaja competitiva cuando ofrecen más
valor a sus clientes o cuando les ofrecen el mismo valor a un precio mas bajo.
Un sistema de información podría tener un impacto estratégico si ayudara a la
compañía a ofrecer productos o servicios a un costo mas bajo que los competidores
o al mismo precio pero con mayor valor.
Productos y servicios con sistemas de información
Las compañías pueden usar sistemas de información para crear productos
y servicios nuevos y exclusivos que se distingan fácilmente de los de sus
competidores. Los sistemas de información estratégicos para diferenciación de productos consisten
en estrategias competitivas para crear lealtad a la marca, mediante el
desarrollo de productos y servicios nuevos y exclusivos que los competidores no
pueden copiar fácilmente. Así las compañías que cuentan con productos
diferenciados ya no tendrán que competir con base en el costo.
Sistemas para concentrarse en un nicho de mercado
Los negocios pueden crear nuevos nichos de mercado si identifican una
meta para un producto o servicio que pueda servir mejor que los demás. Mediante
diferenciación
enfocada la compañía es capaz de ofrecer a este mercado
estrecho un producto o servicio especializado mejor que sus competidores.
Los sistemas de información permiten a las compañías analizar los
patrones de compra, gustos y preferencias de sus clientes, a fin de dirigir sus
campañas publicitarias y de marketing de forma eficiente a mercados meta cada
vez más pequeños.
Se usa una herramienta de software avanzada para la extracción
de datos que consiste en un análisis de grandes cantidades de datos
para encontrar patrones y reglas que puedan guiar la toma de decisiones y
predecir un comportamiento futuro.
La extracción de datos es una herramienta potente y rentable pero pone
en peligro la intimidad de los individuos.
Administración de la cadena de abasto y de los sistemas de respuesta
eficiente a clientes
Los inventarios sólo son un peso muerto para la compañía. Por ello
muchas compañías tratan de usar IT para eliminar o reducir considerablemente
sus inventarios.
La administración de la cadena de abasto integra las necesidades de
logística de proveedores, distribuidores y clientes en un solo proceso
cohesivo. La cadena de abasto es un conjunto de entidades físicas, como plantas
de producción, centros de distribución, etc., que se vinculan a través de
procesos como compras o logística, a fin de suministrar bienes o servicios
desde su origen hasta el consumidor final.
Los sistemas de administración de la cadena de abasto no sólo reducen
los costos de inventario, sino que también suelen entregar el producto más
rápido al cliente.
La administración de la cadena de valor puede servir para crear
eficientes sistemas de respuesta a clientes. La comodidad y facilidad de uso de
estos sistemas de información elevan los costos de cambio (el costo de
cambiar de un producto a un producto competidor), y ello desanima a los
clientes a acudir a los competidores.
Estos sistemas de información también benefician a los proveedores
quienes pueden monitorear continuamente las necesidades de productos, la
calendarización de las fábricas y los compromisos de sus clientes, y
compaginarlos con sus propios programas para asegurar que siempre este
disponible suficiente inventario.
Estrategia en el nivel de compañía y tecnología de información
Una empresa por lo regular es un conjunto de negocios. Es común que la
compañía este organizada financieramente como un conjunto de unidades
estratégicas de negocios, y sus rendimientos están estrechamente vinculados con
el desempeño de esas unidades. Así aparece el concepto de sinergia: si lo que
unas unidades producen puede servir como insumos para otras unidades o si dos
organizaciones pueden unir sus mercados y conocimientos, estas relaciones
pueden bajar los costos y generar utilidades.
¿Cómo es posible usar IT estratégicamente en estos casos? Un uso de la
tecnología de información en estas situaciones de sinergia es conjuntar las
operaciones de unidades de negocios distintas, de modo que puedan actuar como
un todo. Tales sistemas reducirán los costos de la venta, aumentarían el acceso
de clientes a nuevos productos financieros y acelerarían el proceso de
introducir al mercado nuevos instrumentos.
Mejoramiento de las aptitudes centrales
Un segundo concepto en cuanto a estrategias en el nivel de compañía
implica la idea de “aptitud central”. El argumento es que el desempeño de todas
las unidades de negocios solo puede mejorar en la medida en que dichas unidades
desarrollen o creen un núcleo central de aptitudes. Una aptitud central es una
actividad en la que una compañía es líder de clase mundial.
¿Cómo puede usarse IT para promover o crear aptitudes centrales?
Cualquier sistema que fomente compartir conocimientos entre unidades de
negocios, coadyuva a la aptitud.
La extracción de datos puede verse como un generador de conocimiento:
ayuda a la compañía a conocer a sus clientes de forma singular. Por lo tanto la
extracción de datos es un promotor de aptitudes en el nivel de la compañía, no
solo en el nivel de negocio.
Estrategia en el nivel de industria y sistemas de
información: fuerzas competitivas y economía de redes
Las compañías en su conjunto constituyen industrias. Aunque la mayor
parte de los análisis estratégicos hace hincapié en la competencia, se puede
ganar dinero cooperando con otras compañías de la industria o de industrias
relacionadas.
Sociedades de información:
Las compañías pueden formar sociedades de información e incluso
vincular sus sistemas de información para lograr sinergias singulares. En una
sociedad de información, ambas compañías unen sus fuerzas, sin fusionarse
realmente, compartiendo información para obtener una ventaja estratégica.
Tales sociedades ayudan a la compañía a tener acceso a nuevos
clientes, al crear nuevas oportunidades para efectuar ventas cruzadas y dirigir
sus productos. Las compañías pueden compartir la inversión en hardware y
software.
Se usan dos modelos analíticos en el nivel de industria:
-
Modelo de fuerzas competitivas: es un modelo
empleado para describir la interacción de influencias externas, específicamente
amenazas y oportunidades, que afectan la estrategia y capacidad para competir
de una organización.
Una compañía enfrenta varias amenazas y oportunidades externas. Si
trabajan con otras compañías, los participantes en la industria pueden usar
tecnología de información para crear estándares para toda la industria, que
permitan intercambiar información, obligando a todos los participantes en el
mercado a adoptar estándares similares. Esto aumenta la eficiencia de la
industria lo que desanima la entrada de nuevos competidores.
-
Economía de redes: modelo basado en el
concepto de una red en la que la adición de un participante más implica cero
costos marginales, pero puede crear una ganancia marginal mucho mayor.
Uso de sistemas para obtener ventajas competitivas: aspectos de
administración.
Los sistemas de información estratégicos a menudo modifican a la
organización, al igual que a sus productos, servicios y procedimientos
operativos, haciendo que adopten nuevos patrones de conducta.
Manejo de transacciones estratégicas
La adopción de los tipos de sistemas estratégicos por lo regular
requiere cambios en las metas del negocio, las relaciones con clientes y
proveedores, las operaciones internas y la arquitectura de información. Estos
cambios socio técnicos, que afectan a los elementos sociales y técnicos, pueden
considerarse transacciones estratégicas. Con la ayuda de sistemas de
información el proveedor es quien toma realmente las decisiones de
reabastecimiento de inventarios, con base en datos de pedidos proporcionados
por los clientes, esta modalidad de control de inventarios, llamada inventarios
controlados por el proveedor, se basa en la teoría de que los proveedores son
los expertos en el producto y por tanto son los mas indicados para asegurarse
que el abasto coincida con la demanda.
Lo que los administradores pueden hacer:
Los sistemas de información son demasiado importantes como para
dejarse en su totalidad a un pequeño grupo técnico de la corporación. Los
administradores deben tomar la iniciativa para identificar los tipos de
sistemas que ofrecerían una ventaja estratégica a la compañía.
Los administradores deben hacerse varias preguntas, entre ellas: ¿qué
fuerzas operan en la industria?, ¿qué estrategias esta usando los líderes de la
industria?, ¿cómo esta usando actualmente la industria la tecnología de
información?, etc. Una vez que hayan considerado estas cuestiones los
administradores tendrán una idea clara de si su compañía esta lista, o no, para
tener sistemas de información estratégicos.
CAPITULO 3
3.1 La relación entre
organizaciones y sistemas de información
Los sistemas de información, han contribuido a la eficiencia y
eficacia de las organizaciones.
La relación bidireccional:
* Los sistemas de información y
las organizaciones, tienen una influencia mutua. Por una parte, los sistemas de
información, deben estar alineados con la organización, para proporcionar la
información que necesitan importantes grupos dentro de ellas. Por otra parte, la organización de be ser consiente y debe
abrirse a las influencias de los sistemas de información, si es que quiere
beneficiarse de las nuevas tecnologías.
Los sistemas de información afectan a las
organizaciones, y éstas afectan por fuerza al diseño de los sistemas.
* La relación es muy compleja
* Factores mediadores que
influyen en la interacción entre la tecnología de Información, y las
organizaciones:
La estructura de las organizaciones.
Sus procedimientos operativos estándar
La cultura
El entorno
Las decisiones de la gerencia (por que son los administradores quienes
deciden que sistemas se construirán, que harán estos, como se implementarán,
etc.
* Los administradores y las
organizaciones, eligen los “impactos de computación que desean”
¿Qué es una organización?
Organización (definición técnica):
Es una estructura social formal estable que toma
recursos y los procesa para producir salidas.
* El capital y la mano de obra, son factores de
producción primarios proporcionados por el entorno. La organización transforma
estas entradas en productos y servicios con una función de producción: Un
proceso que transforma capital y mano de obra en un producto
* Los entornos consumen los productos y servicios
a cambio de las entradas que proporcionan.
* Es más estable que un grupo informal, en
términos de longevidad y de lo rutinario de sus actividades.
* Son formales porque son entidades legales y
deben respetar las leyes, además tienen reglas y procedimientos internos.
* Son estructuras sociales porque son conjuntos
de elementos sociales.
Organización (definición conductual, más
realista)
Se trata de un conjunto de derechos, privilegios,
obligaciones y responsabilidades que alcanzan un delicado equilibrio con el
paso del tiempo, gracias a los conflictos y la resolución de los mismos.
* Relación entre estas definiciones y la
tecnología de sistemas de información
1.Una perspectiva microeconomía técnica de las organizaciones, lleva a
pensar que la introducción de la nueva tecnología altera la forma en que las
entradas se combinan para producir salidas
2.La definición conductual, sugiere que la construcción de sistemas de información nuevos o la reconstrucción de
viejos, implica mucho más que un re-acomodo técnico de maquinas o trabajadores.
Más bien el cambio tecnológico requiere cambios en la propiedad y en control de
la información, en quienes tienen derecho a acceder y actualizar esa
información, y en quien toma decisiones acerca de quienes, cuando y como.
3.La perspectiva más compleja, obliga a examinar la forma en que está diseñado
el trabajo y los procedimientos que se aplica para obtener las salidas.
4.Las definiciones técnica y conductual, no son contradictorias; de
hecho, se complementan. La definición técnica: Dice como miles de compañías en
los mercados competitivos combinan capital, mano de obra y tecnología de
información, Mientras que el modelo conductual: Nos lleva al interior de la
compañía individual, para ver como empresas específicas, usar realmente el
capital y la mano de obra para producir salidas.
5.Los sistemas de información pueden alterara la vida en la
organización. Algunos sistemas de información modifican el equilibrio de
derechos, privilegios, obligaciones, responsabilidades y sentimientos, que se
ha establecido dentro de la organización a lo largo del tiempo. Esto significa
que los administradores no pueden diseñar sistemas nuevos ni comprender a los
sistemas existentes si no se entienden a las organizaciones.
3.2 Principales características de las
Organizaciones
Características que los administradores deben
tener presentes al construir sistemas de información
Estas, son factores mediadores que influyen en la
relación entre las organizaciones y la tecnología de Información
Algunas características son comunes a todas
ellas, otras distinguen a una de otra.
Características comunes:
1.
División clara del trabajo
2.
Jerarquía
3.
Reglas y procedimientos
explícitos.
4.
Juicios imparciales
5.
Requisitos técnicos para
los puestos.
6.
Eficiencia máxima de
organización
La autoridad y las acciones están limitadas por
reglas o procedimientos abstractos (procedimientos operativos estándar) que se
interpretan y aplican a casos específicos. Estas reglas crean un sistema de
toma de decisiones imparcial y universalista (todo el mundo recibe el mismo
trato).
La organización misma está dedicada al principio
de la eficiencia: Maximizar la producción utilizando insumos limitados.
A estas, Max Weber, las llamó “organizaciones
burocracias”: Organización formal con una organización muy nítida del
trabajo, reglas y procedimientos abstractos y toma de decisiones imparcial, que
se basa en las aptitudes técnicas y el profesionalismo para promover a los
empleados,
Procedimientos operativos estándar (SOP): Reglas, procedimientos y prácticas precisos y
definidos, que las organizaciones desarrollan para enfrentar prácticamente
todas las situaciones esperadas.
Alguna de esas reglas y procedimientos se
asientan por escrito como procedimientos formales, pero casi todas son reglas
empíricas que se siguen en situaciones dadas.
Una buena parte de la eficiencia que alcanzan las
organizaciones modernas, tiene poco que ver con las computadoras y mucho que
ver con el desarrollo de procedimientos operativos estándar.
Cualquier cambio en los SOP, requiere un gran
esfuerzo de organización.
Políticas de la organización: Dado que los individuos tiene intereses y
especialidades, es natural que tengan diferentes puntos de vista, perspectivas
y opiniones. A causa de estas, se dan pungas políticas, competencias y
conflictos en todas las organizaciones, incluso se presentan cuando individuos
o grupos de interés, tratando ejercer el liderazgo y obtener ventajas.
Una dificultad para ejecutar cambios en las
organizaciones es la resistencia política.
Todos los sistemas de información que causan
cambios en las metas, los procedimientos, la productividad y el personal, tiene
una carga política.
Cultura de la organización: todas las organizaciones tienen supuestos
fundamentales, irrefutables e indudables que definen las metas y los productos.
Cultura: Es el
conjunto de supuestos fundamentales acerca de lo que la organización debe
producir, que procesos de negocios deben usarse, como deben definirse, y como,
donde y para quienes deben producirse los productos.
Todo lo demás (tecnología, valores, normas,
anuncios públicos, etc.) se sigue a partir de esos supuestos.
La cultura de una organización es una fuerza
unificadora potente, que limita el conflicto político y promueve un
entendimiento común, un acuerdo en cuento a procedimientos y prácticas comunes.
A mismo tiempo, restringe los cambio, sobre todo
los tecnológicos. Cualquier cambio tecnológico que amenaza los supuestos
culturales comunes, enfrenta una resistencia muy fuerte.
Hay ocasiones en que la única forma sensata de
utilizar una tecnología nueva se opone directamente a una cultura de
organización existente.
Características singulares: No hay dos organizaciones idénticas. Las
organizaciones tienen diferentes estructuras, metas, grupos de interés, estilos
de liderazgo, tareas y entornos.
Diferentes tipos de organizaciones: un aspecto importante
en que difieren es su estructura y su forma.
Organizaciones y entornos: Las organizaciones residen en entornos de los que extraen recursos y
a los que suministran bienes y servicios. Las organizaciones y los entornos
tiene una relación recíproca bidireccional.
Por un lado las organizaciones están abiertas al
entorno social y físico que las rodea y dependen de éste.
Tipo de organización
|
Descripción
|
Ejemplo
|
Estructura empresarial
|
v Compañía joven y pequeña
v Entorno que cambia rápidamente.
v Estructura simple y es manejada por un empresario (único presidente
ejecutivo)
|
Negocios pequeños que inician.
|
Burocracia mecánica
|
v Burocracia grande que existe
v entorno que cambia lentamente y
v Genera productos estándar.
v Un equipo gerencial centralizado la domina,
v La toma de decisiones esta centralizada.
|
Compañía manufacturera de tamaño mediano
|
Burocracia con divisiones
|
v Combinación de múltiples burocracias mecánicas,
v Cada una de las cuales produce un bien o servicio distinto;
v todas están dirigidas por una oficina central
|
Compañías Fortune 500, como General Motors
|
Burocracia profesional
|
v Organización basada en conocimientos
v En la que los bienes y
servicios dependen de la experiencia y los conocimientos de profesionales.
v La dominan jefes de
departamento con autoridad centralizada débil.
|
Bufetes de abogados,
sistemas Escolares, hospitales.
|
Adhocracia
|
v Organización de “equipo de trabajo” que debe responder a
v Entornos que cambian rápidamente.
v Consta de grupos grandes de
especialistas organizados de equipos multidisciplinarios efímeros, con
v Administración central débil.
|
Empresas consultoras.
|
Las organizaciones necesitan recursos financieros
y legitimidad política (un conjunto de leyes según las cuales operan),
provistos por instituciones externas y
gobiernos. Los clientes son miembros importantes del entorno, y los
conocimientos y la tecnología también forman parte de él: los producen otros
actores de entorno y la organización los adquiere como mano de obra calificada
o como activos de conocimiento puros (como bases de datos u otros flujos de
información).
Por otra parte, las organizaciones pueden influir
en sus entornos, forman alianzas con otras para influir en el proceso político,
alternando el entorno fiscal para adecuarlo a sus necesidades
La tecnología de información, y los sistemas de
negocios, desempeño un rol importante porque ayudan a las organizaciones a
percibir cambios en su entorno y también actuar sobre este. Los sistemas de
información son herramientas claves para la exploración del entorno, pues ayudan
a los administradores a identificar cambios externos que podría requerir una
respuesta por parte de la organización.
Los entornos generalmente cambian con mayor
rapidez que las organizaciones.
Los entornos de las organizaciones cambian por:
Cambios en los conocimientos y la tecnología, nuevos valores y mercados, y
cambios en la distribución global de la riqueza.
Estos son una causa importante de los
fracasos de las organizaciones.
Las organizaciones reaccionan ante ellos de
diversas maneras, otras se resisten más a los cambios, es decir aprenden
asilándose de su entorno y sobreviven apoyándose en recursos flojos y en
ahorros y se vuelven eficientes en su actividad tradicional, pero estos
mecanismos para sobrellevar y aprender se agotan y las organizaciones fracasan.
Las principales razones del fracaso de las
organizaciones son la incapacidad para adaptarse a un entorno que cambia
rápidamente y la falta de recursos para sobrellevar incluso periodos cortos de
tiempos difíciles, someten a tensiones a la cultura, la política y el personal
de cualquier organización.
Desde el punto de vista de las organizaciones, la
tecnología es un factor importante del entorno que continuamente amenaza la
situación existente.
Otras diferencias entre las organizaciones.
Difieren en cuanto a sus metas finales y los
tipos de poder que se usan para alcanzar esas metas. Algunas organizaciones
tienen metas coercitivas (como las prisiones); otras
tienen metas utilitarias ( como los negocios), y
otras más tienen metas normativas (universidades, grupos
religiosos). Los tipos de poder e incentivos difieren de manera acorde, una
organización Coercitiva es muy jerárquica, mientras que una normativa es menos
jerárquica.
La naturaleza del liderazgo defiere mucho de una
organización a otra, incluso en organizaciones similares dedicadas a la misma
meta. Entre los principales estilos de liderazgo están: El democrático, el
autoritario, el tecnocrático (según criterios técnicos, modelos formales), el
burocrático (siguen estrictamente reglas formales) o “sin liderazgo”.
Otro aspecto en que difieren es en las tareas que
realizan y la tecnología que emplean.
Las organizaciones que efectúan primordialmente
tareas rutinarias, suelen ser jerárquicas y operan según procedimientos
estándar. En otros casos, realizan tareas no rutinarias que requieren criterio.
Proceso de Negocios: “Las formas particulares en que las organizaciones
coordinan y organizan las actividades de trabajo, la información y los
conocimientos, para producir un bien o servicio valioso”.
Son flujos concretos de materiales, información y
conocimientos, es decir, conjuntos de actividades. Pero, por otra parte, se
refieren a las formas particulares en que las organizaciones coordinan el
trabajo, la información y los conocimientos, y las formas en que la gerencia
decide coordinar el trabajo.
El interés actual en estos se debe al
reconocimiento de que el éxito estratégico depende, en última instancia, de que
tan bien las compañías cumplen con su misión primaria de ofrecer bienes del más
bajo costo y las más alta calidad a sus clientes.
Suelen ser, por su naturaleza, multifuncionales,
y trascienden las fronteras entre ventas, marketing, fabricación e
investigación y desarrollo; los procesos abarcan varias partes de la estructura
tradicional y agrupan empleados de diferentes especialidades funcionales para
realizar un trabajo.
Los objetivos son más externos y vinculados con
la satisfacción de las demandas de los clientes y el mercado, que los del
enfoque funcional tradicional.
La gerencia evalúa que tan bien un grupo ejecuta
un proceso.
Los sistemas de información pueden ayudar a las
organizaciones a lograr grandes eficiencias, automatizando parte de estos
procesos o ayudando a repensar y agilizar dichos procesos con la ayuda de
software de flujo de trabajo.
La automatización de procesos de negocios
requiere análisis y planificación cuidadosos.
Cuando se usan sistemas para fortalecer el modelo
de negocios o el proceso de negocios equivocado, el negocio puede aumentar su
eficiencia para hacer lo que no debería. El resultado es que la posición
estratégica de la compañía sufre un menoscabo y se vuelve vulnerable a
competidores que tal vez hayan descubierto el modelo de negocios correcto. Por
ello, una de las decisiones estratégicas más importantes no se refiere a como
usar computadoras para mejorar los procesos de negocios, sino a entender
primero qué procesos de negocios necesitan mejorarse.
Niveles de análisis.
Dentro de las organizaciones, hay diferentes
niveles, ocupaciones, divisiones y grupos.
El impacto de los sistemas de información
probablemente será diferente para los distintos niveles y grupos dentro de una
misma organizaciones.
Cada nivel tiene diferentes intereses y un marco
de análisis distinto.
En los niveles individuales y de grupos pequeño,
los sistemas de información atañen a un trabajo, tarea o proyecto específico.
En los niveles de departamento y división, los
sistemas de información se ocupan de una función de negocios, un producto o un
servicio específico.
En los niveles de organización,
Interorganizacional y de redes de organizaciones, los sistemas de información
apoyan múltiples productos, servicios y metas, y facilitan las alianzas y la
coordinación entre dos organizaciones y grupos de organizaciones distintos.
Nivel de organización
|
Actividad
|
Ejemplo de sistemas de apoyo
|
Individual
|
Trabajo, tarea
|
Aplicación de PC, base de datos de clientes,
personal, sistemas de apoyo a decisiones
|
Equipo
|
Proyecto
|
Programación de productos, acceso a datos de
macro computadora, acceso datos de fuentes externas, necesidades de
información dinámicas, DSS de grupo, groupware.
|
Departamento
|
Función principal
|
Cuentas por pagar, bodega, nómina, RRHH,
marketing, necesidades de información estables, MIS, principales sistemas de
transacciones.
|
División
|
Producto o servicio principal
|
Sistemas para apoyar a producción, marketing,
administración y RRHH, acceso a datos financieros y de planificación de la
organización, MIS, principales sistemas de transacciones, Sistemas
interactivos en línea
|
Organización
|
Múltiples productos, servicios y metas
|
Sistemas financieros y de planificación
integrados, MIS, sistemas interactivos en línea, ESS
|
Interorganizacional
|
Alianza, competencia intercambio, contacto
|
Sistemas de comunicaciones, sistemas de
información estratégica, observaciones y monitoreo
|
Red de organizaciones
|
Sector de la economía: Productos y servicios
relacionados, interdependencias
|
Sistemas de comunicación informales, sistemas
de informes formales en el nivel de industria y sector.
|
Gran parte del trabajo de una organizaciones lo
realizan equipos de tareas informales, comités interdepartamentales, equipos de
proyecto y comités.
Los impactos de los sistemas serán diferentes en
cada organización y solo un análisis minucioso de una organización específica
permitirá diseñar y manejar los sistemas
de información
Tipo de apoyo a grupo de trabajo.
|
Descripción
|
Problemas
|
Sistemas
|
Jerárquico
|
Relación de trabajo formal entre el
administrador y el personal
|
Reuniones frecuentes, entornos de trabajo
dispersos
|
Videoconferencia, correo electrónico (uno a
muchos)
|
Comités interdepartamentales
|
Actividades secuenciales “facilitadores”,
“arregladores”.
|
Necesidad de comunicación directa ocasional.
|
Mensajes electrónicos (uno a uno)
|
Equipos de proyecto
|
Grupos definidos formalmente, interacción
estrecha día con día,
|
Cumplir con Programas
|
Software de calendarización y comunicación,
herramientas de apoyo a reuniones, intercambio de documentos, intranet.
|
Comités
|
Grupos definidos formalmente, interacción
ocasional.
|
Carga máxima elevada, comunicaciones, reuniones
intermitentes
|
Tableros de boletines electrónicos,
videoconferencias, e-mail, conferencias por computadora.
|
Equipos de tarea
|
Grupos definidos formalmente, con un solo
propósito
|
Comunicación rápida acceso a datos internos y
externos.
|
Exhibición de gráficos, utilidad de
información, intercambio de documentos, herramientas de apoyo a reuniones.
|
Grupos de iguales / redes sociales.
|
Grupos informales de individuos de categoría
similar
|
Comunicación persona a persona
|
Teléfono, e-mail
|
3.3 Como las organizaciones afectan a los
sistemas de información.
Decisiones respecto al rol de sistemas de
información.
Las organizaciones tienen un impacto directo
sobre la tecnología de información porque toman decisiones acerca del uso de la
tecnología y el rol que debe desempeñar.
Los sistemas de información se han convertido en
herramientas integrales, Interactivas, en línea, que participan plenamente en
las operaciones y decisiones de minuto a minuto de las grandes organizaciones.
Servicios de tecnología de información.
Una segunda forma en que las organizaciones
afectan a la tecnología de información, es a través de decisiones acerca de
quién diseñará, construirá y operará la tecnología dentro de la organización.
Estas decisiones determinan la forma en que se
suministran los servicios tecnológicos.
La función de sistemas de información en la
organización se compone de tres entidades bien definidas:
La primera es la unidad de organización formal o
función llamada departamento de sistemas de información.
La segunda consiste en especialistas en sistemas
de información, como programadores, analistas de sistemas, jefes de proyecto y
administradores de sistemas de información. También especialistas externos,
como proveedores y fabricantes de hardware, compañías de software y
consultores, a menudo participan en las operaciones cotidianas y la
planificación a largo plazo.
Un tercer elemento es la tecnología misma,
tanto hardware como software.
Hoy en día, el grupo de sistemas de información
actúa como poderoso agente del cambio de la organización y sugiere nuevas
estrategias de negocios y nuevos productos basados en información, al coordinar
tanto el desarrollo de tecnología como cambios planeados en la organización. El
tamaño del grupo de sistemas y de los
gastos totales en computadoras y sistemas de Información son más grandes en las
organizaciones de servicio, en las que los sistemas de información pueden
consumir más del 40% de los ingresos netos.
Programadores: Especialistas técnicos altamente capacitados que escriben
instrucciones para software.
Analista de sistemas: especialistas que traducen los problemas y necesidades de negocios
en necesidades y sistemas de información; actúan como enlace entre el
departamento de sistemas de información Y el resto de la organización. En la
mayor parte de los grupos de sistemas, una proporción cada vez más grande del
personal consiste en analistas de sistemas porque constituyen el enlace
principal entre el grupo de sistemas y
el resto de la organización.
Administradores de sistemas de información: son quienes dirigen (jefes) a los equipos de programadores y
analistas, administradores de proyecto, administradores de instalaciones
físicas, administradores de telecomunicaciones, jefes de grupos de
automatización de oficina y administradores de operaciones de cómputo y de
personal de captura de datos.
Usuarios finales: son los representantes de departamentos externos al grupo de
sistemas de información, para los cuales de desarrollan las aplicaciones. Estos
usuarios están despeñando un rol cada vez más importante en el diseño y
desarrollo de los sistemas de información.
Funcionario de información en jefe (CIO): en muchas organizaciones, el departamento de
sistemas de información está encabezado por un CIO, que es un puesto de la alta
gerencia que supervisa el uso de tecnología de Información en la compañía.
El último elemento es la tecnología misma: el hardware y las
instrucciones del software. (Ver capítulos 6 y 7 para este)
Por que las organizaciones construyen sistemas de
información:
Los sistemas se construyen para incrementar la
eficiencia y ahorrar dinero, pero en muchos casos se han vuelto indispensables
par operar un negocio e incluso llegan a ser una fuente de ventaja competitiva.
Sin embargo, es factible que ésta no sea la única o ni siquiera la principal
razón para adoptar sistemas.
Algunas organizaciones construyen sistemas
simplemente porque son más innovadoras que otras: tienen valores que fomentan
cualquiera tipo de innovación, sin pensar en su beneficio económico directo par
la compañía. En algunos casos debido a las ambiciones de diversos grupos dentro
de la organización, y en otros, los cambios en el entrono de la organización
(incluidos cambios en los reglamentos del gobierno, las acciones de los
competidores y los costos) exigen como respuesta un sistema de computación.
EL proceso de desarrollo de los sistemas:
Factores
Externos Factores
Internos
( Factores del entorno) (Factores
Institucionales)
Incertidumbre Valores
Oportunidades Normas
Intereses |
Desarrollo de los Sistemas
Adopción
Utilización
Administración.
Los Factores del Entorno son aquellos factores externos a la organización que influyen en la
adopción y el diseño de los sistemas de información. Son: el aumento en los
costos de manos e obra y de otros recursos, las acciones competitivas de otras
organizaciones y los cambios en los reglamentos del gobierno. El entorno
también ofrece oportunidades a las organizaciones tecnológicas, fuentes de
capital, y procesos de producción nuevos; las desaparición de in competidor o
un nuevo programa del gobierno que lleva la demanda de cientos de productos.
Los Factores Institucionales son factores internos que influyen en la adopción y el diseño de los
sistemas de información, e incluyen calores, normas e intereses vitales que
gobiernan cuestiones de importancia estratégica para la organización.
El sistema resultante se adopta, desarrolla y
opera por razones puramente internas, institucionales.
3.4 cómo los sistemas de información afectan a las organizaciones.
A) Teorías económicas:
Desde un punto de vista económica:
v La tecnología de sistemas de información puede verse como un factor de
producción posible de ser sustituido libremente por capital y mano de obra. A
medida que baja el costo de la tecnología de sistemas de información, sustituye
a la mano de obra, cuyo costo histórico ha ido en aumento. Así, en el MODELO
MICROECONOMICO de la compañía, la tecnología de información debe dar pie a
una reducción en el número de administradores de nivel medio y oficinistas, a
medida que se lleva a cabo la sustitución.
Modelo microeconómico: modelo que ve a la tecnología de información como un factor de
producción que puede sustituirse libremente por capital y mano de obra.
v También ayuda a contraerse, porque puede reducir los costos de
transacción: aquellos en los que la compañía incurre cuando compra en le
mercado lo que no puede hacer ella misma. Según la Teoría del Costo
de Transacción, las compañías y los individuos tratan de ahorrar costos de
transacción, así como lo hacen con los costos de producción. Tradicionalmente,
las Cías. Han tratado de reducir costos de transacción haciéndose más grandes,
contratando a mas empleados o comprando a sus proveedores y distribuidores
La tecnología y en especial el uso de redes,
puede ayudar a las compañías a reducir el costo de participar en el mercado
(costos de transacción), haciendo costeable contratar a proveedores externos,
en lugar d usar fuentes internas. A medida que bajan los costos de transacción,
el tamaño de la Cía. (el Nº de empleados) debe reducirse, porque
le resulta mas fácil y económico comprar bienes y servicios en el mercado que
hacerlos ella misma.
El tamaño de la compañía puede mantenerse
constante o incluso reducirse e aumentan sus ingresos.
Teoría del costo de transacción: Teoría
económica según la cual las compañías existen porque pueden efectuar,
internamente, transacciones del mercado a un costo mas bajo que si las efectúan
con compañías externas en el mercado.
v La tecnología de información también puede reducir costos de
administración internos.
Teoría de Agencia: teoría económica que ve a la
CIA como un nexo de contratos entre individuos egoístas, mas
que como una entidad unificada que maximiza las utilidades.
B) Teorías Conductuales:
Mientras que las teorías económicas tratan de
explicar como actúa un gran numero de compañías en el mercado, las Teorías
Conductuales de la sociología, psicología y ciencias políticas son mas útiles para describir el comportamiento
de compañías individuales.
La tecnología de información podría modificar la
jerarquía o la toma de decisiones de las organizaciones, al reducir los costos
de adquirir información y ampliar la distribución de la misma. La tecnología
podría llevar información directamente de las unidades operativas a los
administradores de nivel superior, eliminando así a administradores de nivel
medio y a trabajadores de oficina que los apoyan.
Algunas investigaciones sugieren que la
computarización incrementa la información que se proporciona a los
administradores de nivel medio, facultándolos para tomar decisiones más
importantes que en l pasado y reduciendo así la necesidad de tener grandes
cantidades de trabajadores de nivel mas bajo.
La forma de las organizaciones deberá aplanarse
porque los trabajadores profesionales suelen auto dirigirse; y la toma de
decisiones deberá volverse mas descentralizada a medida que los conocimientos y
la información se extienden a todas las áreas. La tecnología puede fomentar las
organizaciones de “equipos de trabajo” conectados en res, en los que grupos de profesionales se reúnen,
durante periodos cortos para llevar a cabo una tarea especifica; una vez que se
ha efectuado la tarea, los individuos se unen a otros equipos de trabajo.
Políticas de organización y resistencia al cambio
Otro enfoque conductual ve a los sistemas de
información como resultado de una competencia política entre subgrupos de la
organización, par obtener influencia sobre las políticas, los procedimientos y los
recursos de la misma. Es inevitable que los sistemas de información se vean
envueltos en la política de las organizaciones porque influyen en el acceso a
un recurso clave: La
Información (los sistemas de información pueden afectar a
quién hace qué para quiénes, cuándo, dónde y cómo dentro de una organización)
Puesto que los sistemas de información tienen
potencial para modificar la estructura, la cultura, la política y el trabajo de
una organización, es común que se oponga resistencia considerable a ello cuando
se le introduce.
Hay varias formas de visualizar la resistencia
dentro de la organización. Leavitt utilizo una forma de diamante para ilustrar
el carácter interrelacionado y de ajuste mutuo de la tecnología y la
organización. Aquí, las tareas, las estructuras y el personal de las
organizaciones absorben, desvían y superan los cambios en la tecnología. Según
este modelo, la única forma de lograr un cambio es modificar simultáneamente
tecnología, tareas, estructuras y personal.
Internet y las organizaciones.
Internet, y en especial la World Wide Web, está
comenzando a tener un impacto importante sobre las relaciones entre compañías y
entidades externas, e incluso sobre las organizaciones de los procesos de
negocios dentro de una compañía. Internet
aumenta la accesibilidad, el almacenamiento y la distribución de
información y conocimientos en las organizaciones; puede reducir drásticamente
los costos de transacción y de agencia.
Los negocios están reconstruyendo lentamente
algunos de sus procesos clave con base en la nueva tecnología Internet. Si el
anterior trabajo con redes sirve como guía, un resultado será la simplificación
de los procesos de negocios, una reducción en el número de empleados, y
organizaciones mucho más planas que antes.
Implicaciones para el diseño y entendimiento de
los sistemas de información.
Si se quieren cosechar los beneficios de la
tecnología, es preciso manejar las innovaciones en la organización (cambios en
la cultura, valores, normas y orientaciones de los grupos de interés) con la
misma planificación y dedicación con que se manejan los cambios tecnológicos.
Factores a considerar en los planes de sistemas:
Los factores de organización cruciales son:
v El entorno en el que la organización debe funcionar.
v La estructura de la organización: jerarquía, especialización,
procedimientos operativos estándar.
v La cultura y política de la organización.
v El tipo de organización.
v La naturaleza y el estilo de liderazgo
v El grado de apoyo y compresión de la alta gerencia
v El nivel de la organización en el que reside el sistema
v Los principales grupos de interés a los que el sistema afecta
v Los tipos de tareas, decisiones y procesos de negocios que el sistema
de información debe apoyar
v Los sentimientos y las actitudes de los trabajadores que usarán el
sistema de información
La historia de la organización: inversiones
anteriores en tecnología de información, habilidades existentes, programas
importantes y recursos humanos.
CAPITULO 4
ADMINISTRACIÓN
Y TOMA DE DECISIONES
4.1. Lo que
hacen los administradores
Sus obligaciones van desde tomar decisiones acerca de los productos y
servicios nuevos hasta redactar informes, asistir a reuniones y pronunciar
discursos para inspirar a los empleados.
Los sistemas de
información y de dirección en su contexto
La dirección como disciplina comenzó a surgir cuando el tamaño de las
organizaciones industriales creció a miles de trabajadoras a un mismo sitio.
El éxito de las organizaciones tiene que ver con la competencia
técnica (escuela técnico-racional), la adaptabilidad
de las organizaciones a los entornos tanto internos como externos (escuela
conductual) y el conocimiento hacia el producto y el proceso de producción
(escuela cognoscitiva).
Cada una de las tres teorías de las distintas escuelas describe un elemento
importante para ser o convertirse en una organización eficaz y eficiente.
La perspectiva técnico-racional:
Esta se desarrolla durante el periodo clásico (1880-1927), y sostiene
que la organización se ve como un sistema mecánico cerrado. La eficiencia y
eficacia de la organización dependen con la precisión con que se diseñan las
partes y del ingenio por el diseñador al integrarlas. El rol del administrador
es diseñar un mecanismo más perfecto, estudiando, rediseñando las piezas y
construyendo una administración eficaz que pueda monitorear toda la operación.
Esta perspectiva técnico-racional tiene dos variaciones: la escuela de
administración científica, concentrada en las fabricas, y la escuela
administrativo-burocrática, concentrada en las organizaciones administrativas
de ¨cuello blanco¨.
Los administradores deben usar la tecnología de información para
mejorar el mecanismo de producción.
La perspectiva conductal:
Desarrollada durante el periodo contemporáneo (1930-1962), y nace como
reacción ante las limitaciones de la escuela clásica (técnica), al no
considerar a las personas que trabajan en las organizaciones como seres humanos
(y no maquinas autómatas), no tomar en cuenta el rol de los pequeños grupos,
las normas de grupo, y no tomar en cuenta el entorno externo en que la
organización opera.
Esta perspectiva ve a la organización como un organismo biológico
abierto. La eficacia y eficiencia de la organización dependen de su capacidad
para adaptarse a su entono y acomodarse internamente. El rol del administrador
es ayudar a la organización a luchar por sobrevivir, rediseñándola
continuamente para que pueda ¨encajar¨ en su entorno o adaptarse a el, y
asegurar que los empleados de la organización estén satisfechos y trabajen
bien. Hay dos escuelas principales: la de relaciones humanas y la de estructura
de sistemas, que se concentran en la estructura de la organización y las
necesidades de esta para adaptarse a un entorno externo que cambia
continuamente.
En esta perspectiva, el comportamiento real de los administradores
parece ser menos sistemático, más informal, menos meditativo, mas reactivo,
menos organizado.
Según Mintzberg, la conducta real de los administradores contrasta con
la definición clásica, ya que éstos
· realiza una gran cantidad de trabajo a un ritmo incesante y lo hace
con un alto nivel de intensidad.
· Las actividades gerenciales están fragmentadas y son breves. Los
administradores desplazan su atención rápidamente de un problema a otro, casi
sin seguir patrones.
· Cuentan con información actual,
pero incierta. Prestan menos atención a la información histórica rutinaria,
quieren trabajar en problemas actuales, específicos y ad hoc.
· Mantienen una red de contacto que actúa como sistema de información
informal.
· Prefieren las formas verbales de comunicación a las escritas, ya que
estos medios son más flexibles, requieren menos esfuerzo y producen respuestas
más rápidas.
Mintzberg:
Roles gerenciales: son expectativas acerca de las actividades que los administradores
deben desempeñar en una organización. Las actividades gerenciales están
clasificadas en 10 roles que pertenecen a tres categorías: interpersonales, de
información y de decisión.
-Roles interpersonales: los administradores actúan como figuras decorativas de la
organización cuando representan a sus compañías ante el mundo exterior y
realizan tareas simbólicas. Actúan como lideres, tratando de motivar, aconsejar
y ayudar a sus subordinados. También actúan como enlace entre diversos niveles
de la organización: dentro de cada uno de estos sirven de enlace entre los
miembros del equipo gerencial. Aportan tiempo, información y favores que
esperan les sean devueltos.
-Roles de información:
los administradores actúan como centros nerviosos
de su organización, recibiendo la información mas concreta y actualizada, y
redistribuyéndola a quienes la necesitan. Son diseminadores y voceros de su
organización.
-Roles de decisión: los administradores toman decisiones, inician nuevos tipos de
actividades, manejan perturbaciones de la organización, reparten recursos,
negocian conflictos y actúan como mediadores entre grupos en conflicto dentro
de la organización.
Los sistemas de información en el área de roles interpersonales son
limitados y contribuyen de forma indirecta. Actúan como ayuda para comunicarse con
algunas de las nuevas aplicaciones de automatización de oficina y
comunicaciones.
Kotter:
Como logran los administradores que se hagan las cosas: Kotter afirma que los
administradores eficaces participan en tres actividades criticas:
· dedican un tiempo considerable a establecer programas y metas
personales, tanto a corto como a largo plazo.
· Dedican mucho tiempo libre a construir una red interpersonal,
integrada por personas de todos los niveles de la organización. Estas redes
suelen ser congruentes con los planes y redes formales de la organización, pero
son diferentes y están aparte. Se construyen utilizando diversas herramientas
interactivas cara a cara, tanto formales como informales.
· Usan sus redes para poner en practica sus programas personales. Recurren
a otros administradores de su mismo nivel, a personal de apoyo corporativo,
subordinados de tres o cuatro niveles mas abajo, competidores, para que les
ayuden a alcanzar sus metas.
Wrapp
Lo que los administradores deciden: según
Wrapp, los administradores no toman decisiones de políticas generales, sino que
dan a la organización un sentido de dirección general y se vuelven hábiles para
desarrollar oportunidades.
Raras veces hacen declaraciones de políticas directas y casi nunca
tratan de imponer soluciones o programas totales para problemas específicos.
Los administradores exitosos dedican mucho tiempo y energía a involucrarse en
las decisiones y problemas operativos, a fin de mantenerse bien informados.
Son sensibles a la estructura de poder de la organización, porque
cualquier propuesta importante requiere del apoyo de varias unidades y actores
de la misma; y dan la impresión de ser poco precisos en el establecimiento de
metas generales, sin embargo, proporcionan un sentido de dirección. De este modo,
mantienen su visibilidad, pero evitan quedar atados por políticas rígidas.
La perspectiva cognoscitiva
Desarrollada durante el periodo posmoderno
(1965-presente) que ve a la organización como un organismo que conoce y piensa,
ya que tratan de entender su entorno y pueden aprender y conocer las cosas. La
eficacia y eficiencia de las organizaciones dependen de que de que tan
correctos o apropiados son sus juicios de entendimiento, y su capacidad de
reunir, crear, almacenar, diseminar y usar información y conocimientos. El rol
del administrador es usar su capacidad de entendimiento para definir la
situación de la organización, para actuar (percibir problemas y definir
soluciones) y construir la infraestructura para el procesamiento de información
y conocimientos de la organización.
Hay dos escuelas dentro de esta perspectiva: la
escuela del entendimiento gerencial, que hace hincapié en el rol del
administrador en percibir e interpretar correctamente los sucesos del entorno;
comprender u conceptuar los problemas que la organización enfrenta; definir el
conjunto de soluciones y tomar la decisión de la solución.
La segunda escuela es la perspectiva de la
compañía basada en conocimientos, que hace hincapié en la recolección, el
almacenamiento, la diseminación y el uso de los conocimientos y la información.
La perspectiva cognoscitiva ha tenido un gran
impacto en cuanto a la tecnología de información y la compañía. El campo de los
sistemas de información se esta enfocando masen el rol de la tecnología de
información, en cuanto a ayudar a la organización a conocer su entorno y
responder a este con mayor eficiencia.
Entendimiento gerencial
Esta escuela sostiene que los administradores
definen la situación tanto para los empleados como para la compañía. Los
administradores incrementan el valor, la eficacia y eficiencia de la compañía,
en la medida en que entienden las cosas correctamente Si se equivocan, la
organización pierde eficacia, eficiencia, y en ultima instancia, fracasa.
También los administradores crean estructuras de
conocimiento, o mapas mentales, que transforman el flujo caótico de sucesos del
entorno en problemas manejables, para salir adelante y sobrevivir. La forma
para esto, es aplicar filtros a la información del entorno.
También, según esta escuela, los administradores
son los encargados de resolver problemas y tomar un gran numero de decisiones
correctas en muy poco tiempo y así resolver los problemas que la organización
enfrenta. El éxito de cualquier organización es el resultado de lo bien que los
administradores resuelvan problemas y tomen decisiones.
También, son los encargados de procesar
información de los entornos internos y externos de la compañía: Los sistemas de
la tecnología de información y las herramientas coadyuven a este procesamiento
Crean estructuras, programas, rutinas de procesamiento de información,
que estudian los entornos externo e interno de acuerdo con las estructuras de
conocimiento de los administradores. La información es producida por el
administrador con base en su definición de la situación.
En conclusión, podemos decir que los administradores son resolvedores
de problemas que interpretan los sucesos del entorno, definen los problemas y
desarrollan soluciones para la organización.
La perspectiva de la compañía basada en conocimientos
Se concentra menos en el administrador que en la organización basada
en su totalidad. Su premisa es que el éxito de la organización, depende de la
capacidad de la organización para reunir, producir, mantener y diseminar
conocimientos, los cuales sirven para producir bienes y servicios. Sostiene que
los conocimientos son el activo productivo y estratégico central de la
compañía. Estos conocimientos incluyen información, relaciones sociales y
conocimientos y habilidades personales. Son atributo de las personas como de
las organizaciones, que pueden tomarlos, apropiarse de los conocimientos
personales y codificarlos en forma de manuales, software y procedimientos
operativos.
Estos conocimientos pueden ser explícitos, codificados en libros,
manuales, imágenes y videos; y tácitos, que son pericias implícitas, que
incluyen destreza, equipos que trabajen bien juntos, valores, cultura y
actitudes que apoyen el aprendizaje, y patrones de toma de decisiones basados
en conocimientos.
La función de la compañía es crear valor mediante la integración de
conocimientos especializados.
Las aplicaciones de la tecnología de información se deberán concentrar
en los trabajadores de conocimientos y en el manejo de los mismos. Los equipos
y los grupos se vuelven más importantes en esta perspectiva porque la
resolución de problemas requiere la contribución de muchas personas que
trabajan en el área problema.
4.2. Introducción a la toma de decisiones
Niveles de
toma de decisiones
Se pueden clasificar según su nivel en la organización, que
corresponden a los niveles estratégicos, de administración, de conocimientos y
operativo de la organización.
La toma de decisiones
estratégica determina los objetivos, recursos y políticas de la
organización. Un problema muy grande en este nivel de toma de decisiones es
predecir el futuro de la organización y su entorno. En este proceso interviene
un grupo pequeño de administradores del nivel superior que manejan niveles
complejos, no rutinarios.
La toma de decisiones para
control gerencial se ocupa de la eficiencia y eficacia con que se utilizan
los recursos, y del desempeño de las unidades operativas. Requiere de
interacción con quienes están llevando a cabo las tareas de la organización. ,
requiere conocimiento de la toma de decisiones operativas y de la realización
de las tareas.
La toma de decisiones en el
nivel de conocimientos se ocupa de evaluar ideas nuevas de productos y
servicios, formas de comunicar conocimientos nuevos y distribuir información
por toda la organización.
La toma de decisiones para
control operativo determinan la forma de llevar a cabo las tareas
especificas propuestas por quienes toman decisiones estratégicas y por los
administradores del nivel medio. Requieren decisiones acerca del control
operativo para determinar que unidades se encargaran de la tarea, para
establecer los criterios de desempeño y utilización de recursos y evaluar los
resultados.
Tipo de decisiones
Decisiones
no estructuradas: son las que el encargado de
tomarlas debe aportar juicio, evaluación y entendimiento de la definición del
problema. Estas decisiones son novedosas, importantes y no rutinarias.
Decisiones
estructuradas: son repetitivas y
rutinarias, e implican un procedimiento definido para manejarlas, así que no se
tienen que tratar en cada ocasión como si fueran nuevas.
Decisiones
semiestructuradas: solo una parte del problema tiene una respuesta
definida, provista por un procedimiento aceptado.
Tipos de
decisiones y tipos de sistemas:
En general, el personal operativo enfrenta problemas bien
estructurados. Los planificadores estratégicos, atacan problemas muy poco
estructurados; al igual que los trabajadores del conocimiento. Sin embargo, en
todos los niveles de la organización existen ambos: estructurados y no
estructurados.
Etapas de la toma de decisiones
El encargado de tomar las decisiones debe percibir y entender los
problemas. Una vez hecho esto, es preciso diseñar soluciones: luego se debe
seleccionar una solución especifica, y por ultimo implementarla. Simon definió
4 etapas de la toma de decisiones, obtención de información estratégica,
diseño, selección e implementación.
El encargado de la toma de decisiones debe repetir una o más de las
etapas antes de terminar el proceso.
Los diferentes sistemas de información en los diversos niveles de la
organización apoyan diferentes tipos de decisiones.
La obtención de información
estratégica, consiste en identificar los problemas que se presentan en
la organización.
En la etapa de diseño,
el individuo diseña posibles soluciones a los problemas. Esta actividad
requiere mas información estratégica para que el administrador pueda decidir si
una solución dada es apropiada o no.
La selección,
consiste en elegir entre las alternativas. Aquí un administrador puede usar
herramientas de información capaces de calcular las consecuencias, los costos y
las oportunidades que ofrece cada alternativa diseñada en la etapa anterior
En la etapa de implementación
los administradores pueden usar un sistema que genere informes de rutina sobre
el avance de una solución especifica. El sistema también informara acerca de
algunas de las dificultades que se presenten, indicara restricciones de
recursos y sugerirá posibles acciones para aliviarlas.
Las etapas de la toma de decisiones no necesariamente siguen un trayecto
lineal de obtención de información estratégica, diseño selección e
implementación. En cualquier punto del proceso de toma de decisiones podrá ser
necesario regresar a una etapa anterior.
4.3. Modelos individuales de toma de decisiones
Intentan describir la forma en que las personas toman decisiones.
El modelo racional
El modelo racional del comportamiento humano se basa en la idea de que
las personas, organizaciones y naciones realizan cálculos o adaptaciones
consistentes que maximizan el valor dentro de ciertas restricciones.
En un modelo riguroso de acción racional, el actor tiene racionalidad
exhaustiva, puede clasificar con exactitud todas las alternativas y
consecuencias, y es capaz de percibirlas todas.
Racionalidad acotada y satisfacción
Las personas tratan de satisfacer, es decir, elegir la primera
alternativa disponible que los acercan a su meta final. En lugar de buscar
todas las alternativas y consecuencias (racionalidad limitada), Simon propone
una racionalidad acotada: limitar el proceso de búsqueda de alternativas
ordenadas. Las personas evitan alternativas nuevas e inciertas y se apoyan en
reglas aprobadas, procedimientos operativos estándar y programas. De este modo,
se acota la racionalidad.
¨ Arreglárselas como se pueda¨
Es un método de toma de decisiones que implica comparaciones limitadas
sucesivas en las que la prueba de una buena decisión es si las personas están
de acuerdo con ella o no.
Toma de decisiones incremental
Es la selección de las políticas mas parecidas a la política anterior.
La toma de decisiones es un proceso continuo en el que las decisiones finales
siempre se están modificando para dar cabida a cambios en objetivos, entornos,
preferencias de valores y políticas alternas provistas por los tomadores de
decisiones.
Tipos psicológicos y marcos de referencia
La psicología moderna ha hecho modificaciones al modelo racional. Han
comprobado que las personas difieren en la forma en que maximizan sus valores y
en los marcos de referencia que usan para interpretar la información y
seleccionar opciones.
El estilo cognoscitivo describe las disposiciones de la
personalidad hacia el tratamiento de la
información, la selección de alternativas y la evaluación de las consecuencias.
Hay dos estilos cognoscitivos que atañen a los sistemas de información: los
tipos sistemáticos y los intuitivos. Los tomadores
de decisiones sistemáticas abordan un problema estructurándolo
con algún método formal. Evalúan y reúnen información en términos de su método
estructurado. Los tomadores de
decisiones intuitivas abordan un problema con múltiples métodos.
, utilizando ensayo y error para encontrar la solución. Ninguno de los tipos es
superior al otro, pero algunos tipos de razonamiento son mas apropiados para
ciertas tareas.
La existencia de diferentes estilos cognoscitivos no contradice al
modelo racional de toma de decisiones, simplemente se dice que hay diferentes
formas de ser racional.
4.4. Modelo de las tomas de decisiones de organizaciones
Es común que la toma de decisiones no corra por cuenta de un solo
individuo, sino de grupos de organizaciones enteras. Los modelos de toma de decisiones de organizaciones toman en cuenta las
características estructurales y políticas de organización.
Modelos burocráticos
La idea principal de este modelo es que lo hecho por las
organizaciones es el resultado de procedimientos operativos estándar afinados a
lo largo de años de uso activo.
Los problemas que enfrenta cualquier organización son demasiado
grandes y complejos como para que toda la organización les preste atención. En
lugar de ello, los problemas se dividen, se reparten entre grupos
especializados.
Cada subunidad de la organización tiene varios procedimientos
operativos estándar (SOP)-técnicas probadas y comprobadas- que invoca para
resolver un problema. Raras veces se modifican estos SOP, porque ello podría
requerir cambios en el personal incurrir el riesgo.
Las metas de las organizaciones son múltiples, singulares, y la meta
mas importante es la preservación de la organización misma. La reducción de la
incertidumbre es otra meta importante. Las políticas solo difieren
marginalmente de las anteriores, porque los cambios radicales de políticas
implican demasiada incertidumbre.
Modelos políticos de opciones en las organizaciones
El poder de las organizaciones se comparte; hasta los trabajadores de
los niveles mas bajos tienen cierto poder.
En un modelo político de toma de decisiones, lo que una organización
hace es resultado de negociaciones políticas efectuadas entre dirigentes y
grupos de interés clave. Las políticas a y acciones de la organización son una
mezcla de tendencias de conflicto. Las organizaciones no inventan soluciones
que se eligen para resolver algún problema, sino que llegan a componendas que
reflejan los conflictos, los principales grupos de interés, los distintos
intereses, la desigualdad del poder y la confusión.
Modelo de ¨basurero¨
Las organizaciones no son racionales. La toma de decisiones es
accidental y producto de una serie de soluciones, problemas y situaciones
asociadas aleatoriamente. Las soluciones se vinculan con los problemas por
razones accidentales: las organizaciones están llenas de soluciones enfocadas a
problemas y de tomadores de decisiones que buscan trabajo.
4.5. Cómo la tecnología de la información ha modificado el proceso de
administración
Administración tradicional y contemporánea
Los contemporáneos se apoyan mas en la participación, habilitación y
facultacion de los administradores de nivel medio y los obreros. Los empleados
y administradores saben que es lo que se debe hacer, se esfuerzan y tienen
éxito, y creen en las metas de la compañía. La tarea de la gerencia es hacer
posible que los empleados alcancen sus metas y las de la compañía. Una parte
del éxito de las organizaciones es entender el entorno, abrir la organización a
influencias externas y ajustar la organización a corrientes sociales y éticas
contemporáneas.
En las perspectivas mas tradicional, es preciso decir a los
trabajadores que deben hacer, pues no les gusta esforzarse y no conocen o no
les importan las metas de la compañía. La gerencia debe micro administrar, se
requieren sistemas de control, y predominan las organizaciones centralizadas en
las que la alta gerencia desempeña roles operativos críticos.
En las organizaciones mas grandes y viejas, prevalecen los estilos de
administración tradicional. En las mas jóvenes y mas pequeñas, prevalecen los
estilos mas contemporáneos.
La tecnología de información ha tenido que ver en el cambio gerencial,
al proporcionar herramientas as potentes con que los administradores desempeñan
sus roles tanto tradicionales como modernos. Los sistemas de información
contemporáneos permiten a los administradores obtener, analizar y comprender
con rapidez montañas de datos. Además permiten responder mas rápido al entorno
de negocios tan variable. Los administradores monitorean, planifican y
pronostican con mas rapidez.
También se pueden usar sistemas de información para asignar a los
empleados mayor responsabilidad y facultarlos para tomar mas decisiones en la
¨nueva¨ organización. Los empleados están trabajando cada vez mas en entornos
electrónicos. El correo electrónico y otras formas de comunicación en red
permiten a los administradores ampliar su ámbito de control y dirigir a
trabajadores y organizaciones en cualquier lugar en el que se encuentren. La
información se puede distribuir rápidamente a los trabajadores para que puedan
actuar de forma independiente.
Implicaciones para el diseño de sistemas
Los administradores usan sistemas de información para planificar,
organizar, coordinar y para varias tareas mas.
Los administradores modernos aprecian mucho los sistemas de
informaciones ad hoc (menos formales) que se pueden construir rápidamente, que
utilizan información mas actual y se pueden ajustar a las situaciones únicas de
un grupo gerencial especifico. Los diseñadores y constructores de sistemas
deben crear sistemas capaces de procesar información en el nivel mas general,
comunicarse con otras fuentes de información, tanto dentro como fuera de la
organización, y ofrecer un medio de comunicación eficaz entre los
administradores y los empleados.
Los sistemas debe construirse pensando en apoyar la toma de decisiones
de grupo y organización. Los diseñadores de sistemas de información deben
diseñarlos con las siguientes características:
· que sean flexibles, con muchas opciones para manejar datos, evaluar
información y dar cabida a cambios en el aprendizaje y el crecimiento tanto de
los individuos como de la organización.
· Que puedan apoyar diversos estilos, habilidades y conocimientos, y los
procesos de toma de decisiones de los individuos y de la organización.
· Que sean potentes, contando con varios modelos analitocos intuitivos
para la evaluación de datos. Pueden explotar muchas alternativas y
consecuencias.
· Que reflejen las necesidades burocráticas y políticas de los sistemas,
con características para dar cabida a intereses diversos.
· Que reflejen un entendimiento de los limites de los cambios en las
políticas y procedimientos de la organización, y una conciencia de los que pueden y no pueden hacer los sistemas de
información.
CAPITULO 5
IMPACTO ETICO
Y SOCIAL DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
5.1. Problemas éticos y sociales relacionados con los sistemas
La ética se refiere a los
principios morales que individuos que actúan como agentes libres puedan usar
para tomar decisiones que guíen su conducta. La tecnología de información y los
sistemas de información hace que surjan cuestiones de ética para los individuos
como para las sociedades, porque crean oportunidades de intenso cambio social,
y amenazan las distribuciones de poder, riqueza, derechos y obligaciones. La
tecnología de información puede servir para lograr un progreso social, pero
también para cometer crímenes y amenazar valores sociales muy preciados.
Modelo conceptual
para las cuestiones éticas, sociales y políticas
Cinco dimensiones morales de la era de la información
Estas cinco dimensiones son:
-Derechos y obligaciones de
información: son derechos que las organizaciones y los individuos tienen,
respecto a la información que atañe a sí mismos.
-Derechos de propiedad.
-Responsabilidad formal y
control.
-Calidad del sistema.
-Calidad de vida.
Tendencias tecnológicas clave que hacen surgir cuestiones de ética
La tecnología de información ha intensificado las preocupaciones
éticas, ha hecho poco útiles algunas leyes existentes. Estas tensiones éticas
se deben a 4 tendencias tecnológicas clave:
La duplicación de capacidad
de computo, ha permitido a casi todas las organizaciones utilizar
sistemas de información en sus procesos de producción centrales. Como
resultado, han aumentado la dependencia de los sistemas y la vulnerabilidad
ante los errores de los sistemas y los datos de mala calidad. Los estándares
para garantizar la exactitud y confiabilidad de los sistemas de información no
gozan de aceptación ni aplicación universal.
Los adelantos en las técnicas
de almacenamiento de datos y la baja en los costos de almacenamiento
han hecho que proliferen las bases de datos con información acerca de personas,
mantenidas por organizaciones privadas y publicas. Estos adelantos han reducido
el costo y aumentado la eficacia de violación rutinaria de la privacidad
individual.
Los adelantos en las técnicas
de extracción de datos de bases de datos grandes son una tendencia que
intensifica las preocupaciones éticas, porque permiten a las compañías a
encontrar gran cantidad de información personal detallada acerca de los
individuos. Con la tecnología de sistemas de información actual, las compañías
pueden armar y combinar los fragmentos de información acerca de usted,
almacenada por las computadoras con mayor facilidad.
Las compañías con productos de venta compran a estas fuentes
información pertinente para poder dirigir con mayor exactitud sus campañas de
marketing.
Los adelantos en el trabajo
con redes, prometen reducir los costos de trasladar y acceder a grandes
cantidades de datos, y abren la posibilidad de explotar depósitos de datos de
forma remota, utilizando maquinas de escritorio invadiendo la privacidad en una
escala y con precisión inimaginable.
El desarrollo de redes de comunicación globales al alcance de una
amplia proporción de individuos y negocios genera muchas preocupaciones éticas
y sociales.
5.2. La ética en una sociedad de información
La ética se ocupa de las decisiones individuales.
Conceptos
básicos: responsabilidad personal, responsabilidad formal y responsabilidad
legal
Las decisiones éticas son opciones elegidas por individuos que se
hacen responsables de las consecuencias de sus acciones. La responsabilidad personal es una
característica de los individuos y es un elemento clave de las acciones éticas.
Implica que uno acepta los posibles costos, deberes y obligaciones de las
decisiones que uno toma. La responsabilidad
formal es una característica de los sistemas y las instituciones
sociales: implica que existen mecanismos para determinar quien realizo acciones
responsables, quien debe rendir cuentas. Los sistemas y las instituciones en
los que es imposible averiguar quien realizo que acción no son susceptibles de
análisis ético ni pueden realizar acciones éticas. La responsabilidad legal es una característica de los sistemas
políticos en los que hay leyes que permiten a los individuos ser compensados
por los perjuicios infligidos en ellos por otros actores, sistemas u
organizaciones. El debido proceso
es un proceso en el que las leyes se conocen y entienden y existe la
posibilidad de apelar a autoridades superiores para asegurar que las leyes se
hayan aplicado correctamente.
Estos conceptos forman las bases del análisis ético de los sistemas de
información. Las tecnologías de información se filtran a través de
instituciones sociales, organizaciones e individuos. Cualquier impacto de los
sistemas de información que existe es un producto de acciones y conductas de instituciones,
organizaciones o individuos. La responsabilidad por las consecuencias del uso
de la tecnología recae sobre las instituciones, las organizaciones y los
administradores individuales que deciden utilizarla. El uso de tecnología de
información de forma ¨socialmente responsable¨ implica que uno puede y debe
rendir cuentas de las consecuencias de sus acciones. En una sociedad política
ética, los individuos y otras entidades pueden ser compensados por los daños
infligidos por otros, a través de un conjunto de leyes caracterizados por
debido proceso.
Análisis ético
Una situación que tiene aspectos éticos se debe analizar de la
siguiente manera:
· Identificar y describir claramente los hechos. Averiguar quien hizo
que cosa a quien, cando y como.
· Definir el conflicto o dilema e identificar los valores de orden mas
alto en cuestión.
· Identificar los grupos de interés. Protagonistas que están interesados
en el desenlace, que han invertido en la situación y que expresan sus
opiniones.
· Identificar opciones razonables que se pueden tomar. Tal vez ninguna
satisfaga todos los intereses implicados, pero es probable que algunas de ellas
lo haga mejor que otras.
· Identificar las posibles
consecuencias de las opciones. Algunas opciones pueden ser éticamente correctas,
pero desastrosas desde otros puntos de vista. Siempre es necesario preguntarse
¿qué pasaría si siempre se eligiera esta opción?
Una vez terminado el análisis, que principios éticos o reglas deben
usarse para tomar una decisión? Que valores de orden superior deben dar forma
el juicio?
Principios
éticos candidatos
1-
Tratar a los demás como se quiere que los demás
lo traten a uno
2-
Si una acción no es correcta para todos, no es
correcta para nadie. (imperativo categórico de Kant)
3-
Si una acción no puede efectuarse rápidamente, no
debe efectuarse nunca. (regla del cambio de Descartes)
4-
Efectuar la acción que logra el valor mas alto o
mayor (pcipio. Utilitarista)
5-
Efectuar la acción que produce el menor daño, o
que cuesta menos (pcipio. De Aversión al Riesgo)
Hay que evitar acciones cuyo fallo tendría un costo alto, poniendo
mayor atención en aquellas con una probabilidad de fallo de moderada a alta.
6-
Suponer que todos los objetos tangibles e
intangibles son propiedades de alguien mas, a menos que exista una declaración
especifica que diga que no esta así. ( regla ética de ¨nada es gratis¨)
Aparentar una conducta no ética podría dañar a su compañía y a usted
tanto como una verdadera conducta no ética.
Códigos
profesionales de conducta
Cuando algunos grupos de personas dicen ser profesionales, adquieren
derechos y obligaciones especiales por afirmar que poseen conocimientos o
entendimientos especiales, y merecen un respeto especial.
Estos grupos profesionales asumen la responsabilidad de regular sus
profesiones, determinando requisitos y aptitudes para ser aceptados. Los
códigos de ética son promesas hechas por la profesión de regularse a sí mismos
por el interés general de la sociedad.
Los profesionales de la
ACM (Association of Computing Machinery) deben considerar la
salud, la privacidad y el bienestar general del publico durante el desempeño de
su trabajo, y que los profesionales deben expresar su opinión profesional a su
patrón en lo tocante a cualquier consecuencia para el publico.
Algunos
dilemas éticos del mundo real
Algunos de los problemas éticos son dilemas éticos obvios, en los que
un conjunto de intereses se opone a otro. Otras representan algún tipo de
violación de la ética.
Algunos de los dilemas son los siguientes:
Reducción de tamaño en la
compañía telefónica, mediante tecnología: muchas de
las grandes compañías telefónicas de EE.UU. están usando tecnología de
información para reducir el tamaño de su personal.
Privacidad del correo
electrónico: muchas compañías afirman que tienen derecho a
monitorear el correo electrónico de sus empleados porque son dueñas de las
instalaciones, las proporcionan exclusivamente para fines del negocio y las
crearon para operar su negocio.
En cada uno de estos casos existen valores opuestos, con grupos que se
adhieren a cada una de las partes del debate.
5.3. Las
dimensiones morales de los sistemas de información
Hay cinco dimensiones morales de los sistemas de información. En cada
dimensión se identifican los niveles de análisis ético, social y político.
Derechos de
información: privacidad y libertad en una sociedad de información.
La privacidad es el derecho
de los individuos a que se les deje en paz, sin vigilancia ni interferencia por
parte de otros individuos u organizaciones, incluido el gobierno. La tecnología
y los sistemas de información amenaan la privacidad de los individuos al hacer
barata, rentable y eficaz su invasión.
El debido proceso exige la
existencia de un conjunto de reglas o leyes que definen como se tratara la
información acerca de los individuos y de que mecanismos de apelación se
dispondrá.
Casi todas las leyes en materia de privacidad se basan en Practicas
de Información Equitativas, que son un conjunto de principios que rigen la
recolección y el uso de información acerca de personas.
Los principios se basan en una idea de una ¨mutualidad de interes¨
entre el encargado de mantener el expediente y el individuo. El individuo tiene
interés en realizar una transacción, y quien mantiene el expediente necesita
información acerca del individuo para apoyar la transacción.
Las Practicas de información Equitativas constituye la base de
estatutos que plantean las condiciones para manejar información a cerca de
individuos en áreas como informes de crédito, educación, expedientes
financieros, etc.
Los Principios de Información Equitativa son un conjunto de principios
que gobiernan la recolección y uso de información acerca de individuos, y
constituye la base de casi todas las leyes estadounidenses y europeas en
materia de privacidad.
La Directiva europea sobre Protección
de datos
Exige a las compañías informar a las personas cuando recaban
información acerca de ellas y revelar como se almacenara y usara. Los clientes
deben proporcionar su consentimiento una vez informados, antes de que cualquier
compañía pueda usar datos acerca de ellos sin violar la ley, y los clientes
tienen derecho a ver esa información, corregirla y solicitar que no se recaben
mas datos.
Peligros para la privacidad relacionados con Internet
La información que se envía por esta enorme red de redes podría
atravesar muchos sistemas de computadoras distintos antes de llegar a su
destino final. Cada uno de esos sistemas es capaz de monitorear, capturar y
almacenar las comunicaciones que pasan a través suyo.
Es posible registrar muchas actividades en línea, como a que grupos de
noticias o archivos ha accedido una
persona y que sitios web ha visitado. Esta información puede se recolectada por
el proveedor del servicio de Internet propio del suscriptor o por los operadores
de los sitios remotos que un suscriptor visita. Se pueden capturar direcciones
de correo electrónico para enviar mensajes no solicitados. Esta practica se la
denomina Spamming.
Se están desarrollando tecnologías para proteger la privacidad de los
usuarios durante sus interacciones con sitios Web.
Cuestiones éticas
Tienen que ver con las condiciones en que se debe invadir la
privacidad de otros, si hay que avisar a la persona que se la esta
monitoreando, etc.
Cuestiones sociales
El aspecto social de la privacidad tiene que ver con el nacimiento de
¨expectativas de privacidad¨ o normas de privacidad, como con actitudes
publicas.
Cuestiones políticas
Tiene que ver con el desarrollo de estatutos que gobiernan las
relaciones entre quienes mantienen registros y los individuos. En general, las
organizaciones grandes de todo tipo, publicas o privadas, se resisten a
renunciar a las ventajas que obtienen del flujo de información acerca de los
individuos.
Derechos de
propiedad: propiedad intelectual
La propiedad intelectual es considerada una propiedad intangible
creada por individuos o corporaciones. La tecnología de información ha
dificultado la protección de la propiedad intelectual porque es muy fácil
copiar o distribuir por redes la información computarizada. La propiedad
intelectual esta sujeta a protecciones bajo leyes en materias de secretos
industriales, derechos de autor y patentes.
Secretos industriales
Cualquier producto de trabajo intelectual utilizado para fines de negocios se puede clasificar como tal,
siempre que no se base en información de dominio publico. En general, las leyes
en materia de secretos industriales otorgan un monopolio sobre las ideas en que
se basa un producto de trabajo.
Para reclamar esta protección, el creador o propietario debe
asegurarse de que sus empleados y clientes firmen convenios de no-revelación, y
evitar que el secreto caiga dentro del dominio publico.
Las limitaciones de esta protección son que aunque todos los programas
de software con cierta complejidad contienen elementos únicos de algún tipo, es
difícil impedir que las ideas del trabajo caigan dentro del dominio publico
cuando el software se distribuye ampliamente.
Derechos de autor
Son una concesión otorgada por ley que protege a los creadores de una
propiedad intelectual contra el copiado por parte de otros con cualquier fin,
durante un periodo de 28 años. Estas leyes garantizan beneficios financieros y
de otra índole productos del trabajo.
En 1980, se aprueba la ley de derechos de autor de software para
computadora, que ofrece protección al código fuente y objeto y a las copias del
original vendidas en el comercio, estableciendo los derechos del comprador de
usar el software, mientras que el creador conserva la propiedad legal.
La protección es definida: protege contra el copiado de programas enteros
o sus partes. La desventaja de este derecho es que las ideas en que se basa una
obra no están protegidas, solo su manifestación en una obra. Un competidor
puede usar un software de otro, entender como funciona y crear software nuevo
que siga los mismos conceptos sin violar los derechos de autor.
Patentes
Una patente otorga al titular, durante 17 años, un monopolio exclusivo
sobre las ideas en que se basa un invento. La intención de esta ley es asegurar
que los inventores de maquinas, dispositivos o métodos nuevos reciban
recompensas de cualquier tipo por su labor, y hagan posible el uso amplio del
invento, proporcionando diagramas detallados a quienes deseen usar la idea bajo
el titular de la patente.
Los preceptos clave de la ley de patentes son originalidad, novedad e
invención.
Los programas de computadora pueden formar parte de un proceso
patentable. La patente otorga un monopolio sobre los conceptos e ideas del
software
Retos que enfrentan los derechos de propiedad intelectual
Las tecnologías de información contemporáneas, sobre todo el software,
representan un reto para los regímenes de propiedad intelectual y dan pie a
cuestiones éticas, sociales y políticas.
La proliferación de redes electrónicas, incluyendo Internet, ha
dificultado mas la protección de la propiedad intelectual. Antes de extenderse
el uso de las redes, las copias de software, libros, artículos de revistas o
películas tenían que almacenarse en medios físicos, como papel, discos de
computadora, que representaban obstáculos para la distribución. Gracias a las
redes, la información se puede reproducir y distribuir mas extensamente.
Es posible copiar ilícitamente la información de un lugar y
distribuirla a través de otros sistemas y redes, aunque esas partes no
participen voluntariamente en la infracción. Internet se diseño para transmitir
información libremente por todo el mundo, incluida la información protegida por
derechos de autor.
La forma en que se obtiene y presenta información en la Web es otro peligro para las
protecciones de la propiedad intelectual. Las paginas Web se pueden construir a
partir de elementos que provengan de fuentes distintas.
Cuestiones éticas
Atañe al copiado del software. En la era de la información es muy
fácil obtener copias perfectas y funcionales del software que las compañías de
software mismas han abandonado los esquemas de protección de software para
incrementar la penetración en el mercado, y raras veces se hace cumplir la ley.
Cuestiones sociales
Las leyes actuales en materia de propiedad intelectual están perdiendo
validez en la era de la información. La gran mayoría viola rutinariamente leyes
menores. La facilidad con que el software se puede copiar amenaza con reducir
la rapidez con que se introducen las nuevas tecnologías de información y ponen en
peligro los avances en productividad y bienestar social.
Cuestiones políticas
Tiene que ver con la creación de nuevas medidas de la protección de la
propiedad que salvaguarden las inversiones efectuadas por quienes crean los
software nuevos.
Hay millones de individuos que se resisten a los esfuerzos por
fortalecer las leyes contra la piratería y fomentan las situaciones en que el
software se puede copiar. Piensan que este debe ser gratuito o que su pago sea
voluntario.
Responsabilidad
formal, responsabilidad legal y control
Además de las leyes en materia de privacidad y propiedad, las nuevas
tecnologías de información están desafiando las leyes en cuanto a
responsabilidad y practicas sociales, para obligar a los individuos y las
instituciones a que rindan cuentas de sus acciones.
Algunos problemas recientes de responsabilidad
Ciertos casos destacan las dificultades que enfrentan los ejecutivos
de sistemas de información, que en ultima instancia son responsables por los
daños causados por sistemas desarrollados por su persona. En la medida en que
el software forma parte de una maquina, y esta lesiona a alguien física o
económicamente, el productor del software y el operador pueden ser responsables
legalmente por los perjuicios.
Es muy difícil responsabilizar legalmente a los productores de
software por sus productos cuando estos se consideran como libros, sin importar
el daño físico o económico que se sufra.
Se puede responsabilizar a las organizaciones si sus sitios Web tienen
contenido ofensivo; y los servicios en línea podrían ser responsables
legalmente por lo que publiquen sus usuarios.
Cuestiones éticas
La cuestión pcipal., relacionada con la responsabilidad legal, surgida
a causa de las nuevas tecnologías, es si los individuos y las organizaciones que
crean, producen y venden sistemas son o no moralmente responsables por las
consecuencias de su uso.
Cuestiones sociales
Atañe las expectativas que la sociedad debe permitir que nazcan en
torno a los sistemas de información que prestan servicios.
Cuestiones políticas
La principal cuestión es el debate entre proveedores de información de
todo tipo que quieren que se les exima de responsabilidad legal en la medida de
lo posible, y los usuarios de los servicios que quieren que se responsabilice a
las organizaciones de prestar servicios de sistemas de alta calidad. Los
proveedores de servicios dicen que se retirarían del mercado si se los
responsabiliza legalmente, pero los usuarios dicen que solo si los proveedores
tienen una responsabilidad legal se podrá garantizar un nivel alto de servicio
y compensar a las partes lesionadas.
Calidad de
sistemas: calidad de datos y errores de sistemas
Las tres principales causas de un desempeño pobre de un sistema son
los errores de software, los fallos de hardware o las instalaciones por causas
naturales o de otro tipo, y la mala calidad de los datos de entrada.
Se puede responsabilizar a individuos y organizaciones por
consecuencias evitables y previsible, si su obligación es percibir y corregir.
Algunos errores de los sistemas solo se pueden prever y corregir si se gasta
mucho, y el gasto es tan grande que buscar ese nivel de perfección no es
factible económicamente, ya que nadie podría pagar el producto.
Cuestiones éticas
La cuestión central relacionada con la calidad que presentan los
sistemas de información es en qué punto debe el productor ofrecer software o
servicios para ser consumidos por otros. En que punto se llega a la conclusión
de que el software o servicio tiene un nivel de calidad económica y tecnológicamente
adecuada.
Cuestiones sociales
Tiene que ver con las expectativas
Cuestiones políticas
Tiene que ver con las leyes de responsabilidad.
Calidad de
vida: equidad, acceso, fronteras
Los costos sociales negativos de introducir sistemas de información y tecnologías
crece. Las computadoras y las tecnologías de información pueden destruir
elementos valiosos de la cultura y la sociedad, al tiempo que proporcionan
beneficios.
Equilibrio entre el centro de poder y la periferia
El cambio hacia una computación altamente descentralizada y la
descentralización de la toma de decisiones hacia niveles más bajos de las
organizaciones han reducido los temores de la centralización del poder en las
instituciones. No obstante, los empleados del nivel bajo quizás estén facultados
para tomar decisiones menores, pero las decisiones de política clave están
centralizadas.
Rapidez del cambio: menos tiempo de respuesta para competir
Los sistemas de información han ayudado a crear mercados nacionales e
internacionales mucho más eficientes. El mercado global ahora es más eficiente,
ha reducido la amortiguación social normal que daba a los negocios varios años
para ajustarse a la competencia. La competencia basada en el tiempo tiene un
lado oscuro, ya que el negocio tal vez no tenga suficiente tiempo para
responder a los competidores globales y podría desaparecer. Se corre el riesgo
de desarrollar una sociedad, familias y sociedad ¨justo a tiempo¨.
Preservación de fronteras: familia, trabajo, esparcimiento
El peligro de la ubicación de la computadora, el trabajo a distancia,
la computación nómada y el entorno de la computación de hacer cualquier cosa en
cualquier lugar es que podría hacerse realidad. Las fronteras tradicionales que
separan el trabajo de la familia y del esparcimiento se debilitarían. La
llegada de los sistemas de información, aunada del crecimiento del trabajo de
conocimientos, implica que cada vez mas personas estan trabajando cuando antes
habrían estado jugando o comunicándose con amigos. El ¨ámbito de trabajo¨ se
extiende mas allá de la jornada de ocho horas.
Dependencia de vulnerabilidad
Los negocios, gobiernos, escuelas y asociaciones privadas
dependen mucho de los sistemas de
información y son altamente vulnerables en caso de que estos fallen. La
ausencia de normas y lo crucial de algunas aplicaciones de sistemas
probablemente harán surgir demandas de normas nacionales, y supervisión
reguladora.
Delito por computadora y abuso de computadoras
La reingeniería es elogiada en la comunidad de los sistemas de información
como un importante beneficio de la nueva tecnología de información.
Si la reingeniería elimina puestos ocupados por trabajadores
inteligentes y educados, estos ocuparan mejores puestos en las industrias de
rápido crecimiento. Los que están excluidos son los obreros y administradores
del nivel medio de mayor edad y con menor educación. Una planificación
cuidadosa y una atención a las necesidades de los empleados puede ayudar a las
compañías a rediseñar el trabajo minimizando la perdida de empleos.
Equidad y acceso: creciente separación entre razas y clases sociales
La información y los conocimientos, y el acceso a estos recursos a
través de las instituciones educativas y bibliotecas publicas, no están
distribuidos equitativamente. Si esto no se corrige, podría crear una sociedad
dividida entre quienes poseen información, conocimientos y habilidades de
computación, y los desposeídos de esto.
Varios grupos de interés publico quieren cerrar esta brecha digital¨
poniendo los servicios de información digitales, incluyendo Internet, al
alcance de todo el mundo.
Riesgos para la salud: RSI, CVS y tecnoestrés
La enfermedad ocupacional más importante hoy en DIA es la lesión
por tensión repetitiva (RSI). Se presenta cuando se obliga a grupos
musculares a efectuar acciones repetitivas frecuentes con altas cargas de
impacto, o miles de repeticiones con cargas de bajo impacto.
La causa individual mas grande de RSI es el teclado de las
computadoras. El tipo más común de RSI relacionado con las computadoras es el síndrome
de túnel de carpo (CTS), en el que la presión sobre el nervio mediano
que pasa por la muñeca produce dolor. La presión se debe a la constante de
repetición de digitaciones. La RSI
se puede evitar.
El síndrome de visión de computadoras (CVS) se refiere a cualquier
condición de tensión ocular relacionada con el uso de pantallas de computadora.
El padecimiento mas reciente relacionado con las computadoras es el tecnoestrés,
tensión inducida por el uso de computadoras, cuyos síntomas son fastidio,
hostilidad hacia las personas, impaciencia y nerviosismo. El problema se debe a
que las personas trabajan continuamente con computadoras, comienzan a esperar
que otras personas e instituciones humanas se comporten como computadoras.
Acciones
gerenciales: un código de ética corporativo
Algunas corporaciones han desarrollado códigos de ética corporativos
de gran alcance en materia de sistemas de información. Sin embargo, la mayor
parte de las compañías no cuenta con ese tipo de códigos y esto las deja a
merced del destino, y a sus empleados, sin saber cual es la conducta correcta
esperada.
El administrador debe esforzarse por desarrollar un conjunto de normas
éticas especificas para sistemas de información en cada una de las cinco
dimensiones morales:
· Derechos y obligaciones de información: el código debe cubrir temas
como privacidad del correo electrónico de los empleados, monitoreo del lugar de
trabajo, tratamiento de información corporativa y políticas de respecto a la
información de clientes.
· Derechos y obligaciones de propiedad: el código debe cubrir temas como
licencias de software, propiedad de los datos e instalaciones de la compañía.
También hacer pautas especificas para las relaciones con terceros.
· Responsabilidad formal y control: el código debe especificar a una
sola personas responsables de todos los sistemas de información, y en un nivel
por debajo de este, otros que se responsabilicen por los derechos individuales,
la protección de los derechos de propiedad, la calidad de los sistemas y de la
vida. Debe definir responsabilidades de control, auditoria y administración de
los sistemas, responsabilidad legal de los funcionarios de sistemas y de la
corporación.
· Calidad del sistema: el código debe describir niveles gerenciales de
calidad de los datos y errores del sistema que se puede tolerar.
· Calidad de vida: el código debe decir que el propósito de los sistemas
es mejorar la calidad de vida de los clientes y los empleados.
CAPITULO 6
COMPUTADORAS Y PROCESAMIENTO DE INFORMACION
¿Que es un
sistema de computación?
Una sistema de computación consiste en una unidad de procesamiento central,
almacenamiento primario, almacenamiento secundario, dispositivos de entrada,
salida y de comunicación.
¿Cómo las
computadoras representan los datos?
Para que la información fluya a través de un sistema de computación y
tenga una forma susceptible de procesarse, todos los símbolos, imágenes y
palabras se deben reducir a una cadena de dígitos binarios. Un digito binario
se llama bit y representa un cero o un uno. En la computadora, la presencia de
una señal electrónica o magnética significa uno, y su ausencia significa cero.
Una cadena de ocho bit forman un byte. Cada byte puede servir para
almacenar un numero digital, un símbolo, un carácter o una parte de una imagen.
La computadora no puede usar el sistema binario verdadero porque,
además de representar números, debe representar caracteres alfabéticos y muchos
otros símbolos que se usan en el lenguaje natural, como $ y &. Este
requisito obligó a los fabricantes de hardware de computadoras a crear códigos
binarios estándar.
Dos códigos comunes son el EBCDIC y ASCII.
El código extendido de caracteres decimales codificados en binario
para el intercambio de información (EBCDIC) fue desarrollado por IBM en los
años 50’ y
representa a cada numero, carácter alfabético o especial con ocho bits.
El código estándar estadounidense para el intercambio de información
(ASCII ) fue desarrollado por ANSI para contar con un código estándar que
pudieran usar muchos fabricantes distintos para hacer compatibles sus maquinas.
Se diseño originalmente con siete bits pero casi todas las computadoras usan
versiones de ocho bits.
EBCDIC se usa en las macrocomputadoras IBM y de otras marcas, mientras
que ASCII se usa en la transmisión de datos, computadoras personales y algunas
computadoras más grandes.
¿Cómo puede una computadora representar una
imagen?
La computadora almacena una imagen superponiendo una especie de
cuadricula a la imagen. En esta cuadricula, la computadora mide la luz o el
color en cada cuadro o celda, llamada píxel, que es la unidad de datos más
pequeña para definir una imagen en una computadora. La computadora almacena
esta información acerca de cada píxel.
Generaciones
de computadoras
Hay básicamente cuatro generaciones, cada una de las cuales ha
expandido la potencia de computo y la capacidad de almacenamiento y,
simultáneamente ha reducido sus costos.
Primera generación: tecnología de tubos al vacío (1946-1956):
La primera generación de computadoras utilizó tubos al vacío para almacenar
y procesar información. Estos tubos eran muy grandes y consumían gran cantidad
de electricidad, tenían una vida corta y generaban intenso calor. Su capacidad
de memoria y procesamiento eran muy limitadas y se utilizaron en algunos
trabajos científicos y de ingeniería. Se usaban tambores giratorios para
almacenamiento interno y tarjetas perforadas para almacenamiento externo. Los
trabajos como ejecutar programas o imprimir salidas se coordinaban manualmente.
Segunda generación: transistores (1957-1963)
Aquí, los tubos de vacío fueron sustituidos por transistores como
dispositivos para almacenar y procesar información. Los transistores eran más
pequeños y más confiables que los tubos al vacío, generaban menos calor y
consumían menos electricidad. Estas computadoras tenían suficiente capacidad de
memoria (32 KB RAM) y procesamiento (200000 a 300000 instrucciones por segundo) para
utilizarse mas ampliamente en aplicaciones científicas y de negocios, como
automatizar nominas y facturación.
Tercera generación: circuitos integrados (1964-1979)
Las computadoras de la tercera generación se basaban en circuitos
integrados que se producían imprimiendo cientos y, posteriormente, miles de
diminutos transistores en pequeños trozos de silicio (chips). Estos dispositivos
se llamaban semiconductores. El almacenamiento primario se expandió a 2 MB de
memoria RAM, y las velocidades aumentaron hasta 5 MIPS.
Además, esta etapa introdujo software que podía ser utilizado por
personas sin una capacitación técnica extensa, lo que hizo que se ampliara el
rol de las computadoras en los negocios.
Cuarta generación: circuitos integrados a gran escala (1980-al
presente)
Esta generación utiliza microprocesadores, es decir, tecnología de
circuitos integrados a gran escala que integra a la memoria, la lógica y el
control de la computadora en un solo chip. El tamaño de la memoria de las
computadoras ha alcanzado el orden de GB en las maquinas comerciales grandes;
las velocidades superaron los mil MIPS.
La CPU y el almacenamiento primario
La unidad de procesamiento central (CPU) es la parte del sistema de
computación en la que se manipulan los símbolos, los números y las letras, y se
controlan las demás partes del sistema de computación. La CPU consiste en una unidad de
control y una unidad de aritmética y lógica. Cerca de la CPU esta el almacenamiento
primario, en el que se guardan temporalmente los datos y las instrucciones de
programas durante el procesamiento. Tres tipos de buses vinculan a la CPU , al almacenamiento
primario y a los demás dispositivos del sistema de computación. Estos son:
-bus de datos: transfiere los datos desde y hacia la memoria
principal.
-bus de direcciones: transmite señales para localizar una dirección
dada en el almacenamiento primario.
-bus de control: transmite
señales que especifican si se deben leer o escribir datos en una
dirección de almacenamiento primario dada, un dispositivo de entrada o un
dispositivo de salida. Las características de la CPU y el almacenamiento primario son muy
importantes para determinar la rapidez y las capacidades de una computadora.
Almacenamiento primario
El almacenamiento primario tiene tres funciones:
-guardar todo o una parte del programa que se esta ejecutando.
-guarda los programas de sistema operativo que controlan el funcionamiento
de la computadora.
-contiene los datos que el programa esta usando.
Los datos y programas se colocan en el almacenamiento primario antes
de ser procesados, entre los pasos del procesamiento, y después de terminarlo,
antes de ser devueltos al almacenamiento secundario o enviarse a los
dispositivos de salida.
El almacenamiento primario se conoce como RAM o memoria de acceso
aleatorio, debido a que se puede acceder a ella directamente de cualquier
posición elegida aleatoriamente en el mismo lapso.
La memoria primaria se divide en bytes. Cada byte tiene una dirección
única, similar a un buzón, que indica donde se encuentra dentro de la RAM.
Para que la computadora pueda trabajar con la información, ésta se
debe transferir al almacenamiento primario para ser procesada. Por tanto,
continuamente se están leyendo datos del área de almacenamiento primario y se
están escribiendo en ella durante la ejecución de un programa.
Tipos de memoria de semiconductores
Hay dos clases de chips de ROM:
1)_PROM (memoria programable de solo lectura): los fabricantes
utilizan estos chips como dispositivos de control en sus productos. Los chips
PROM se pueden programar una sola vez.
2)_EPROM (memoria programable y borrable de solo lectura): se usan
para controlar dispositivos, como robots, cuyo programa podría tener que
modificarse con cierta regularidad.
La unidad
aritmética y lógica y la unidad de control
La unidad de aritmética y lógica (ALU) efectúa las principales
operaciones aritméticas y lógicas de la computadora, como ser, sumar, restar,
dividir, multiplicar o determinar si un numero es mayor que otro o si es
positivo o negativo. Además, la
ALU puede ejecutar operaciones con códigos binarios de
letras, así como con los números.
La unidad de control coordina y controla las otras partes de sistema
de computación: lee un programa almacenado, instrucción por instrucción, y
ordena a otros componentes del sistema que realicen las tareas que pide el
programa. La serie de operaciones necesarias para procesar una sola instrucción
de maquina se llama ciclo de maquina, el cual consta de dos partes: un ciclo de
instrucción, donde la unidad de control recupera una instrucción de maquina del
almacenamiento primario y la decodifica, colocando en un registro de
instrucción especial la parte de la instrucción que indica a la ALU lo que debe hacer a
continuación, y en un registro de dirección la parte que especifica la
dirección de datos que se usaran en la operación.
La segunda parte de la
ALU es el ciclo de ejecución, donde la unidad de control
localiza los datos requeridos en el almacenamiento primario, los coloca en un
registro de almacenamiento, ordena a la
ALU que ejecute la operación deseada, almacena temporalmente
el resultado de la operación y luego coloca ese resultado en la memoria
primaria. Cuando se termina de ejecutar una instrucción, la unidad de control
avanza a la siguiente instrucción el programa y la lee.
Computadoras y procesamiento por computadora
Categorías de computadoras
Clasificación de las computadoras en base a su tamaño y velocidad:
-macrocomputadora: es la computadora más grande, una maquina muy
potente con gran cantidad de memoria y capaz de procesar datos a alta
velocidad. Se usan en aplicaciones de negocios, científicas y militares de gran
magnitud en las que es preciso manejar una gran cantidad de datos o muchos
procesos complicados.
-minicomputadora: es una computadora del tamaño de un escritorio, que
suele utilizarse en universidades, fabricas o laboratorios de investigación.
-computadora personal (PC):También conocida como microcomputadora, se
puede colocar en un escritorio. Se utilizan con maquinas personales y en los
negocios.
-estación de trabajo: es una computadora de escritorio con potentes
funciones graficas y matemáticas, y capacidad para efectuar varias tareas
complicadas a la vez. Se utiliza en trabajos científicos y de ingeniería.
-supercomputadora: es una computadora muy sofisticada y potente que
puede realizar cálculos de gran complejidad con extrema rapidez, considerando
miles de variables.
Cualquiera de estas computadoras pueden ser potenciadas con mas
memoria y almacenamiento en disco para convertirlas en servidores y poder
trabajar en red, permitiendo a sus usuario compartir archivos, software y
dispositivos periféricos.
Supercomputadoras y procesamiento paralelo
Las supercomputadoras no procesan una instrucción a la vez, sino que
se apoyan en el procesamiento paralelo, que permite procesar mas de una
instrucción a la vez, dividiendo el problema en partes más pequeñas y
procesándolas simultáneamente con varios procesadores.
Microprocesadores y poder de procesamiento
El poder de procesamiento de las computadoras depende de la velocidad
y el desempeño de sus microprocesadores.
Longitud de palabra: es el numero de bits que una computadora puede
procesar a la vez. Cuanto mayor sea la longitud de palabra, mayor será la
velocidad de la computadora.
Un segundo factor que afecta la velocidad de los chips es la duración
de un ciclo. Cada suceso en una computadora se debe encadenar de modo que un paso
siga lógicamente a otro. La unidad de control marca el ritmo del chip. Este
ritmo se establece con un reloj interno y se mide en megahertz (MHz), que es
millón de ciclos por segundo.
Un tercer factor que afecta la velocidad es la anchura del bus de datos.
El bus actúa como autopista entre la
CPU , el almacenamiento primario y otros dispositivos, y
determina qué tantos datos se pueden transferir a la vez.
Es posible hacer más rápidos los microprocesadores utilizando
computación con conjunto de instrucciones reducido (RISC) en su diseño. Esta
tecnología se basa en incorporar en el chip solo las instrucciones de uso mas
frecuentes, en contraste con los chips convencionales que tienen cientos de
instrucciones incorporadas en sus circuitos.
Las computadoras RISC pueden ejecutar la mayor parte de las
instrucciones en un solo ciclo de maquino y a veces varias instrucciones al
mismo tiempo. Esta técnica es mas apropiada para la computación científica y de
estaciones de trabajo, donde las operaciones de aritmética y lógica que se
realizan son más repetitivas.
Procesadores MMX: son microprocesadores optimizados para multimedios y
gráficos, a fin de mejorar el procesamiento de aplicaciones visualmente
intensivas.
Redes de computadoras y computación cliente / servidor:
El uso de múltiples computadoras enlazadas por una red de
comunicaciones se denomina procesamiento distribuido. En contraste con el
procesamiento centralizado, en el que todo el procesamiento corre por cuenta de
una computadora central grande, el procesamiento distribuido reparte el trabajo
entre PC, minicomputadoras y macrocomputadoras interconectadas.
Una forma ampliamente utilizada de procesamiento distribuido es la
computación cliente / servidor. Esta modalidad divide el procesamiento entre
clientes y servidores, ambos están en la red, pero a cada maquina se le asignan
las funciones que mejor puede desempeñar. El cliente es el punto de ingreso del
usuario para la función requerida y, normalmente, es una PC. El usuario por lo
general interactúa de forma directa para introducir y recuperar datos. El
servidor presta servicios al cliente, y podría ser desde una macrocomputadora
hasta otra PC. Los servidores almacenan y procesan los datos compartidos y
también realizan funciones de segundo plano que los usuarios no ven, como
controlar las actividades de la red.
Computadoras
en red y costo total de propiedad
Las computadoras en red son versiones más pequeñas, sencillas y
económicas que la PC
tradicional, con capacidades de almacenamiento y procesamiento mínimas. Las
computadoras en red mas simplificadas no almacenan programas de software ni
datos de forma permanente, sino que los usuarios bajan el software o los datos
que necesitan de una computadora central a través de internet o de la propia
red interna de a organización. La computadora central también guarda la
información del usuario y se la proporciona posteriormente, con lo que se
elimina la necesidad de dispositivos de almacenamiento secundario como discos
duros o flexibles, CD-ORM y sus
unidades.
Si se manejan correctamente, tanto las computadoras de red como la
computación cliente / servidor, pueden reducir el costo total de propiedad de
los recursos de tecnología de información.
El costo total de propiedad (TCO) es lo que cuesta poseer recursos tecnológicos,
incluye los costos de compra iniciales de la computadora, el software, el costo
de modernizar el hardware o software, mantenimiento, soporte técnico y
capacitación. Esto es así, porque los programas y aplicaciones no tienen que
comprarse, instalarse y modernizarse para cada usuario, sino que se hace solo
en el servidor.
Almacenamiento secundario
Es el almacenamiento de datos fuera de la CPU y de la memoria primaria,
que permite guardar grandes cantidades de datos en un estado no volátil. El almacenamiento
secundario permite conservar los datos incluso cuando se apaga la computadora;
los más comunes son el disco magnético, el disco óptico y la cinta magnética.
Puede transferir grandes cantidades de datos rápidamente a la CPU , pero necesita movimiento
mecánico para acceder a los datos, por lo que es mas lento que el
almacenamiento primario.
Disco magnético
Es el más utilizado. Hay dos clases:
1_Discos duros: son platos de acero
delgado con un recubrimiento de oxido de hierro. Se montan varios discos duros
juntos sobre un eje vertical, conformando lo que se denomina paquete. Cada
paquete tiene 11 discos, cada uno con dos superficies: superior e inferior. Sin
embargo, no se graba ni en la superficie de arriba del paquete, ni en la de
abajo, por lo que solo se utilizan 20 superficies. En cada superficie, los
datos se almacenan en pistas.
Las cabezas de lecto/escritura se desplazan sobre los discos y pueden
leer o escribir datos en las pistas.
2_Discos flexibles: son discos
planos de poliéster con un recubrimiento magnético de 3.5 pulgadas de
diámetro. Tienen una capacidad de entre 360 KB y 2,8 MB, y el acceso a ellos es
mucho mas lento que a los discos duros. Utilizan el método de sectores para
almacenar datos. La superficie del disco se divide en sectores circulares a los
que se les asigna un único numero. Los datos se ubican con una dirección que
consta del numero de sector y de registro.
A estos discos se los denomina DASD, o sea, dispositivo de
almacenamiento de acceso directo, ya que con solo la dirección de los datos se
puede acceder a él, sin necesidad de buscar en todo el archivo, como sucede en
los archivos grabados en cinta.
Los DASD son más costoso que la cinta magnética. La actualización de
información almacenada destruye la información anterior porque se escribe
encima. Son muy susceptibles a perturbaciones del entorno.
Discos ópticos
Los discos ópticos, también llamados discos compactos o discos ópticos
de láser, almacenan datos con densidades mucho mayores que los discos
magnéticos y se pueden usar tanto en PC como en computadoras grandes. Los datos
se graban en el disco con un láser que hace perforaciones microscópicas en la
capa reflejante de una pista espiral. La información binaria se codifica según
la longitud de las perforaciones y del espacio entre ellas. Los discos ópticos
no solo pueden guardar grandes cantidades de datos, sino también de imágenes,
sonido y video. El disco óptico se lee con un láser de baja potencia que barre
el disco.
El sistema de disco óptico más utilizado es el CD-ROM o disco
compacto-memoria de solo lectura. No es posible escribir datos nuevos en ellos.
Los CD-ROM se usan sobre todo para almacenar materiales con grandes volúmenes
de datos, como enciclopedias y directorios.
Los sistemas de disco óptico WORM (escribir una vez/leer muchas)
permiten a los usuarios grabar datos una sola vez en un disco óptico. Una vez
escritos no pueden borrarse, pero pueden leerse indefinidamente.
Los sistemas CD-R (disco compacto gravable), permite a los usuarios
crear sus propios CD-ROM, económicamente, solo utilizando una grabadora de CD-R
especial.
Se ha desarrollado una nueva tecnología CD-RW, que permite a los
usuarios crear discos ópticos regrabables. Su velocidad de acceso es mas baja
que la de los discos magnéticos y son más costosos que los medios magnéticos
destinados a ese fin. Son útiles para grandes volúmenes de información que se
actualiza ocasionalmente.
Los videodiscos digitales o DVD tienen mayor capacidad que los CD-ROM.
Cinta magnética
La cinta magnética es una tecnología de almacenamiento más vieja, que
todavía se usa para el almacenamiento secundario de grandes volúmenes de
información. Se sigue usando en aplicaciones de macrocomputadoras por lotes y
para archivar datos.
Las principales ventajas de la cinta magnética son su bajo costo, su
relativa estabilidad y su gran capacidad de almacenamiento.
Las principales desventajas son que almacena datos en forma
secuencial, con lo cual para leer un dato, debe leer desde el principio la
cinta hasta que lo encuentre, lo que la hace más lenta que los sistemas
ópticos.
Dispositivos
de entrada y de salida
Dispositivos
de entrada
-Los teclados sigue siendo el principal
método de captura de datos para introducir texto y datos en una computadora.
-ratón de computadora o mouse: es un dispositivo de entrada que se
sostiene con la mano y cuyo movimiento sobre el escritorio controla la posición
del cursor en la pantalla de la computadora.
-Pantalla sensible al tacto: permite
introducir o seleccionar comandos y datos tocando la superficie de la pantalla
sensibilizada de un monitor con el dedo o con un puntero.
-Automatización de datos fuente: tecnología
de entrada que captura datos en una forma que la computadora entiende en el
momento y lugar en que se crean los mismos. Una de las ventajas es que se
eliminan los múltiples errores que cometen las personas al usar los teclados
para introducir datos. Los mas conocidos son los códigos de barras, en los que
los datos de identificación se codifican en forma de una serie de barras, que
se leen con dispositivos ópticos diseñados a tal fin. También podemos encontrar
la entrada basada en pluma, que es un dispositivo de entrada como tablitas,
cuadernos y libretas, que consisten en una pantalla plana y un instrumento
parecido a una pluma que digitaliza la escritura a mano.
-Exploradores digitales (escáner): dispositivo de entrada que
traduce imágenes de gráficos o documentos a una forma digital para procesarlos.
-Dispositivos de entrada de voz: tecnología
que convierte la palabra hablada a una forma digital para su procesamiento.
-Sensores: dispositivos que obtienen datos directamente
del entorno para introducirlos en un sistema de computación.
Entrada y procesamiento por lotes y en línea
La forma en que se introducen los datos en la computadora afecta su
procesamiento. Los sistemas de información reúnen y procesan información de dos
maneras:
1)_procesamiento por lotes: las
transacciones se acumulan y almacenan en un grupo o lote hasta el momento en
que, debido a algún ciclo de informes, es conveniente procesarlas.
2)_procesamiento en línea: el usuario
introduce transacciones en un dispositivo que esta conectado directamente al
sistema de computación. Las transacciones por lo regular se procesan de
inmediato.
Las exigencias del negocio determinan el tipo de procesamiento. Si el
usuario necesita salidas periódicas u ocasionales, el procesamiento por lotes
es más eficiente, pero si necesita información y procesamiento inmediato, el
sistema debe utilizar procesamiento en línea.
Los sistemas por lotes a menudo utilizan cintas como medio de
almacenamiento, mientras que los procesamientos en línea utilizan discos que
permiten el acceso inmediato a elementos específicos.
En los sistemas por lotes, las transacciones se acumulan en un archivo
de transacciones, que contiene todas las transacciones del periodo. Cada cierto
tiempo, este archivo pasa a actualizar el archivo maestro, que contiene
información permanente acerca de entidades.
En el procesamiento en línea, las transacciones se introducen directamente
en el sistema. El archivo maestro se actualiza continuamente.
Dispositivos de salida
-Tubo de rayos catódicos: es la
pantalla, también conocida como terminal de exhibición de video. Proporciona
una imagen tanto de las entradas del usuario como de las salidas de la
computadora.
-Impresoras: dispositivo de salida que produce salidas
permanentes en papel tanto de texto como de gráficos.
-Graficador: dispositivo de salida que usa plumas
multicolores para dibujar documentos gráficos de alta calidad.
-Dispositivos de salida de voz: convertidor de datos de salida
digitales en palabras habladas.
Multimedios interactivos
Son las tecnologías que facilitan la integración de dos o más tipos de
medios, como texto, sonido, gráficos, etc. en una aplicación computarizada. Un
sistema multimedios sencillo consiste en una computadora personal con un
microprocesador de 32 bits, un monitor a color de alta definición, una unidad
HD de alta capacidad y una unidad de CD – ROM.
CAPITULO 7
En este
capitulo se estudia como el software convierte al hardware de computación en un
sistema de información útil; se describen los principales tipos de software y
se presentan los nuevos enfoques para su desarrollo. También se da una
introducción a ciertos problemas clave relacionados con el manejo del software
como activo de una organización.
¿ Que es software?
Consiste en las instrucciones detalladas que
controlan el funcionamiento de un sistema de computación. Sin software, el hardware no podría llevar a
cabo las tareas que se asocian a las computadoras.
Funciones: administrar
los recursos de computación de la organización; proporcionar herramientas a las
personas para usar dichos recursos; actuar como intermediario entre las
organizaciones y la información almacenada.
Elegir el software
adecuado para la organización es una decisión administrativa clave.
Programas de software: es una serie de
enunciados o instrucciones para la computadora. El proceso de codificar
programas se llama programación y su encargado es el programador.
El concepto de programa
almacenado quiere decir que un programa
no puede ejecutarse si no esta guardado en el almacenamiento primario de una
computadora, junto con los datos requeridos. Recién después que el programa
termino de ser ejecutado, el hardware puede usarse para otra tarea si se carga
en la memoria un nuevo programa.
Principales tipos de
software:
-de
sistemas, que son programas generalizados que administran los recursos
de la computadora, como el procesador central, los enlaces de comunicaciones y
los dispositivos periféricos. Esta escrito por programadores de sistemas.
-de aplicación, que son programas escritos por o para los usuarios, con el fin de
aplicar la computadora a una tarea especifica( procesar un pedido o generar una
lista de correos, etc. Esta escrito por unos programadores de aplicaciones.
Software de sistemas: coordina las diversas partes
del sistema de computación y media entre el software y el hardware de computación. El que administra y
controla las actividades de la computadora se llama sistema
operativo
Funciones del sistema operativo: Decide q recursos de la computadora
se usaran, que programas se ejecutaran, y el orden en que se efectuaran las
actividades. Realiza 3 funciones:
a-Reparto y asignación; reparte los recursos a los trabajos de aplicacion que estan en la
cola de ejecucion y asigna espacio para los datos y programas en la memoria
primaria, y controla los dispositivos de entrada y salida( impresoras, etc.
b- Programación; decide cuando programar los trabajos que se le han presentado y
cuando coordinar la programacion de actividades en diversas areas de la
computadora, de modo que se pueda trabajar en diferentes partes de diferentes
trabajos al mismo tiempo. Por ejemplo, mientras un programa se esta ejecutando,
el sistema operativo esta programando el uso de dispositivos de entrada y de
salida.
c- Monitoreo; de las actividades del
sistema de computación: rastrea cada uno de los trabajos de computación y
también se mantiene al tanto de quien esta usando el sistema, que programas se
han ejecutado, etc
Multiprogramación: método para ejecutar 2 o más
programas de forma concurrente usando la misma computadora. La CPU ejecuta solo un programa,
pero puede atender las necesidades de entrada / salida de otros, al mismo
tiempo. 2 o más programas están activos al mismo tiempo pero no están usando
los mismos recursos de la computadora
simultáneamente. Con la multiprogramación, un grupo de programas se turna para
usar el procesador. ¿ Cómo trabaja? El primer programa se ejecuta hasta que se
llega a una instrucción de entrada / salida del programa. Entonces, el sistema
operativo ordena a un canal( un procesador pequeño limitado a funciones de
entrada / salida) que lea las entradas y salidas a un dispositivo de salida. La CPU pasa al segundo programa
hasta llegar a una instrucción de entrada / salida y así sucesivamente.
Multitareas: se refiere a la multiprogramación en los sistemas operativos de un
solo usuario, como los de las computadoras personales mas viejas. Se puede
ejecutar 2 o más programas o programar tareas de forma concurrente en una sola
computadora. En lugar de terminar la sesión con el programa de procesamiento de
textos, volver al sistema operativo y luego iniciar una sesión con el programa
de base de datos, la capacidad multitareas permite exhibir ambos programas en
la pantalla y trabajar con ellos al mismo tiempo.
Almacenamiento virtual: forma de manejar los
programas con mayor eficiencia, en la que la computadora divide los programas
en porciones pequeñas de tamaño fijo o variable, y solo guarda una porción
chica en la memoria primaria en un momento dado.
Divide cada programa en
varias porciones de longitud fija llamadas paginas, o en porciones de longitud
variables llamadas segmentos. Solo una pagina de cada programa esta en la
memoria primaria.
Ventajas del
almacenamiento virtual: El procesador central se usa mas plenamente. Muchos mas
programas pueden estar en almacenamiento primario porque en realidad solo una
pagina de cada programa reside ahí. Y segundo, con almacenamiento virtual, los
programas tienen longitud infinita y las maquinas chicas pueden ejecutar
programas de cualquier tamaño( aunque tarden mas q las mas grandes).
Tiempo compartido: permite a varios
usuarios compartir simultáneamente los recursos de procesamiento de la
computadora. Esto es diferente de la multiprogramación en cuanto a que la CPU dedica un lapso fijo de
tiempo a un programa antes de pasar a otro. Aquí, a cada uno de los varios
usuarios se le asigna una diminuta fracción del tiempo de la computadora. En
ese tiempo, cada usuario puede hacer las operaciones que requiera; al final de
este periodo, se da a otro usuario una fracción de tiempo de la CPU.
Multiprocesamiento: Permite vincular 2 o
mas CPU para que trabajen en paralelo en un mismo sistema de computación. El
sistema operativo puede asignar varias CPU a la ejecución de diferentes
instrucciones del mismo programa o de diferentes programas simultáneamente,
dividiendo el trabajo entre las CPU. Mientras que la multiprogramación usa procesamiento
concurrente con una CPU, el multiprocesamiento usa procesamiento simultaneo con
varios.
-Software de traducción
de lenguajes y utilitario-
El software de sistemas incluye programas
especiales, traductores de lenguajes que convierten los programas escritos en
lenguajes de programación de alto nivel como BASIC, COBOL y FORTRAN en el
lenguaje de maquina que la computadora puede ejecutar. Este tipo de software de
sistemas se llama compilador o interprete. El programa escrito en el lenguaje
de alto nivel antes de ser traducido a código de maquina( código objeto) se
llama código fuente. El compilador es quien traduce de un código fuente a un
código objeto. Justo antes de ser ejecutados por la computadora, los módulos de
código objeto se juntan con otros módulos de código objeto en un proceso
llamado edición de enlace. ( figura).
Algunos lenguajes de programación como BASIC, no usan un compilador, sino un
interprete que traduce cada enunciado del código fuente, uno por uno, a código
objeto y lo ejecuta. El software de sistemas incluye programas utilitarios para
copiar, despejar el almacenamiento primario, calcular una raíz cuadrada etc.
Son programas prescritos que se guardan de modo que todos los usuarios de un
sistema de computación puedan compartirlos y sean empleados rápidamente en
muchas aplicaciones de los sistemas de información, cuando sea requerido.
- Interfases graficas
con el usuario-( GUI)
Cuando los usuarios
interactúan con una computadora, la interacción esta bajo el control de un
sistema operativo. La interfase con el usuario es la parte de un sistema de
información con la que los usuarios interactúan. Se comunican con un sistema
operativo a través de la interfase de usuario de ese sistema operativo. Usa
muchos iconos( símbolos gráficos para representar programas, archivos y
actividades), botones, barras, etc.
- Sistemas operativos
de PC-
DOS: para computadoras
personales de 16 bits basadas en el estándar de la PC IBM. No maneja
multitareas y limita el tamaño de un programa en la memoria a 640 K. Se
controla con comandos pero puede presentar una interfase grafica con el usuario
empleando Windows( una capa de interfase grafica con el usuario que se maneja
con DOS). Este maneja multitareas y trabajo con redes.
Windows 98: versión del sistema
operativo Windows que esta integrada mas a estrechamente con Internet y maneja
tecnologías de hardware como MMX, videodisco digital, cámaras para
videoconferencias, escáneres, etc. Sirve para
PC de 32 bits y puede ejecutar programas de mas de 640 K.
Windows 95: sistema operativo de 32 bits con interfase
grafica con el usuario agilizada y capacidad multitareas, multicadenas y de
trabajo en redes. Más lenta q la versión 98 así como también menos integrada
con Internet. Después son ambas iguales
Windows NT( nueva tecnología):
sistema operativo de 32 bits para PC, estaciones de trabajo y servidores de
red, no limitado a microprocesadores Intel. Apoya multitareas,
multiprocesamiento y trabajo intensivo con redes. Tiene capacidades más
potentes( ya nombradas) que las otras versiones. Incluye herramientas para
crear y operar sitios web. Desarrollada por Microsoft quien llamo Windows 2000 a su reciente versión.
Windows CE: sistema operativo
portátil y compacto (requiere muy poca memoria) diseñado para ejecutarse en pequeñas
computadoras de mano, asistentes digitales personales o dispositivos de
comunicación inalámbricos (celulares).
OS/2: potente sistema operativo empleado con PC IBM de 32 bits o
estaciones de trabajo, que maneja multitareas, trabajo con redes y aplicaciones
que requieren mas memoria que las de DOS. Confiere a las computadoras de
escritorio potentes capacidades de sistema operativo de macrocomputadora, como
multitareas y apoyo a múltiples usuarios en redes, y apoya aplicaciones
multimedias y de computación con pluma conectadas a redes.
UNIX: sistema operativo para PC, mini y
macrocomputadoras, que es independiente de la
maquina y apoya el procesamiento multiusuario, las multitareas, las
comunicaciones y el trabajo con redes. Tiene algunos problemas de seguridad
porque al ser creada para compartir datos, múltiples trabajos y usuarios pueden
acceder al mismo archivo simultáneamente.
LINUX: sistema operativo confiable, de diseño compacto,
derivado de UNIX, que puede ejecutarse en muchas plataformas de hardware
distintas y obtenerse de forma gratuita o a un costo muy bajo. Se usa como
alternativa a UNIX o Windows NT. Es un ejemplo de software de fuente abierta
que proporciona a todos los usuarios de computadora acceso libre a su código de
programa, de modo que puedan modificarlo para hacer mejoras o corregir errores
MAC OS: sistema operativo para la computadora Macintosh
que maneja multitareas, libre acceso a Internet( explorar y publicar en el y
usar software java) y cuenta con potentes capacidades de gráficos( interfase
grafica con el usuario) y multimedios.
Software de aplicación: se ocupa
principalmente de realizar las tareas de los usuarios finales. Se pueden usar
muchos lenguajes para crear software de aplicación.
Generaciones de lenguajes de programación: A medida que aumentaron las capacidades del hardware, se
desarrollaron lenguajes de programacion desde la primera generacion de
lenguajes de maquina ( codigo binario) y la segunda generacion de lenguaje
ensamblador ( a traves de un compilador se convertian los enunciados en
lenguaje de maquina), pasaando por los lenguajes de alto nivel (permitien
escribir programas con palabras normales del ingles y se llamaron asi porque cada enunciado genera
varios enunciados cuando se traducen a lenguaje de maquina) de la tercera
generacion (FORTRAN y COBOL) hasta los lenguajes y herramientas de cuarta
generacion actuales.
Lenguajes de programación populares: lenguajes de alto nivel más populares.
Lenguaje ensamblador: semeja al
lenguaje de maquina, pero usa mnemónicos ( load, SUM) en lugar de códigos
binarios. Asigna direcciones y posiciones de almacenamiento de forma
automática; es costos en terminos de tiempo de programador, dificil de leer,
rastraer y aprender.
FORTRAN: creado para tener una forma más fácil de escribir
aplicaciones científicas y de ingeniería. Es muy útil para procesar datos
numéricos. No es muy bueno para efectuar operaciones de entrada / salida de
forma eficiente ni para imprimir o trabajar con listas. Los errores de tecleo
son comunes.
COBOL: se diseño pensando en la administración de
negocios, para procesar grandes archivos de datos con caracteres alfanuméricos(
datos alfabéticos y numéricos mezclados) y
para realizar tareas repetitivas. No es bueno para cálculos matemáticos
complejos.
Basic: es de propósito general empleado con PC y para
enseñar programación. Es fácil de usar, demuestra bien las capacidades de las
computadoras y solo requiere un interprete pequeño. Pero hace pocas tareas bien
aunque las hace a todas.
PASCAL: se usa principalmente en cursos de ciencias de
la computación para encelar buenas practicas de programación. El lenguaje es
débil en las áreas de manejo de archivos y entrada / salida y no es fácil de
usar para los principiantes.
CyC++: C es un potente lenguaje de programación con
estricto control y eficiencia de ejecución;
puede operar en muchas computadoras diferentes y se usa primordialmente
con PC.
C++ es una versión
más reciente de C con todas sus capacidades y además cuenta con funciones
adicionales para trabajar con objetos de software. Se usa para desarrollar
software de aplicación.
Otros lenguajes de programación
Ada: lenguaje de programación que se puede trasladar
a diferentes marcas de hardware; se usa en aplicaciones tanto militares como no
militares.
LISP( procesador de listas):
empleado en aplicaciones de inteligencia artificial. Esta orientado hacia la
conversión de símbolos, como operaciones, variables y valores de datos, en
listas significativas.
PROLOG( lógica de programación):
tambien empleado en aplicaciones de inteligencia artificial.
PL/1: lenguaje de programación desarrollado por IBM
para aplicaciones tanto científicas como de negocios.
Lenguajes de cuarta generación y herramientas de software para PC
Los lenguajes de cuarta generación( lenguajes sin procedimiento)
consisten en diversas herramientas de software que permiten a los usuarios
finales o programadores menos hábiles, poder crear aplicaciones de computación
mas rápidamente que con los lenguajes de programación convencionales. Solo
tienen que especificar lo que debe lograrse, sin dar detalles acerca de como
llevar a cabo la tarea. Puede efectuar la misma tarea con menos pasos y menos
líneas de código de programa que un lenguaje con procedimientos.
Hay 7 categorías de lenguajes de cuarta generación:
Lenguaje de consulta: Utilizado
para recuperar información especifica o almacenada en bases de datos o
archivos. Suelen ser interactivos, en línea, y entienden solicitudes de
información que no están predefinidas. El SQL se ha convertido en un lenguaje
de consulta estándar. Las herramientas de consulta existentes tienen diferentes
tipos de sintaxis y estructura, y algunos se acercan mas que otros al lenguaje
natural. El software de lenguaje natural permite a los usuarios comunicarse con
la computadora utilizando comandos tipo conversación que semejan al habla
humana.
Generadores de informes: son recursos
para crear informes personalizados. Extraen datos de archivos y bases de datos,
y crean informes en muchos formatos. Confieren un mayor control sobre la forma
en que los datos se formatean, organizan y exhiben, que los lenguajes de
consulta.
Lenguajes de gráficos: recuperan datos de archivos o bases de datos y
los exhiben en un formato grafico. Los usuarios pueden pedir datos y
especificar como se deben graficar. También efectúan operaciones aritméticas o
lógicas sobre los datos. SAS y Systat son ejemplos.
Generadores de aplicaciones:
contienen módulos preprogramados que pueden generar aplicaciones enteras de
sistema de información, el usuario solo tiene que especificar lo que se
necesita hacer, y el generador de aplicaciones crea el código de programa
apropiado. Con plena funcionalidad consisten en un conjunto completo e
integrado de herramientas de desarrollo: un sistema de administración de bases
de datos, diccionario de datos; etc.
Lenguajes de programación de alto nivel: lenguaje de programacion que
usa menos instrucciones que los lenguajes convencionales( COBOL, FORTRAN); se
usa primordialmente como herramienta de productividad de programadores
profesionales. APL y Nomad2 son ejemplos.
Paquetes de software de aplicación: conjunto de programas preescritos, precodificados, disponibles
comercialmente, que elimina la necesidad de escribir software para ciertas
funciones. Hay paquetes para software de sistemas pero casi todos son de
aplicación.
Herramientas de software para PC:
promueven la productividad y son de propósito general y desarrollados para PC y
son:
Software para procesamiento de textos: maneja almacenamiento, edición,
formateo e impresión electrónicas de documentos.
Microsoft Word y Wordperfect son ejemplos.
Hojas de calculo: exhibe datos en una cuadricula de filas y columnas,
con la capacidad de recalcular fácilmente datos numéricos. Microsoft Excel y Lotus 1-2-3 son ejemplos.
Software para administración de datos: empleado para crear y manipular
listas, crear archivos y bases de datos para almacenar datos, y combinar
informacion para producir informes. Un ejemplo es Microsoft Access.
Gráficos de presentación: permite a
los usuarios crear presentaciones graficas de calidad profesional que pueden
incluir diagramas, sonido, animación, fotografías y cortos de video. Ejemplos:
Microsoft PowerPoint, Lotus freelance Graphics.
Paquetes de software Integrados y suites de software: combinan las
funciones como procesamiento de textos, hojas de calculo, gráficos de
presentación y administración de datos. Esta integración ofrece una herramienta
de software de aplicación mas general y elimina la introducción y el
mantenimiento de datos redundantes Los paquetes integrados son un termino
medio; aunque pueden hacer muchas cosas bien, en general no tienen la misma
potencia y profundidad que los paquetes de una sola aplicacion. Los paquetes
integrados no son lo mismo que las suites de software, que son conjuntos de
software de aplicación que se venden como una sola unidad. Microsoft Office es
un ejemplo. Esta suite contiene el software para procesamiento de datos Word,
el software de hoja de calculo Excel, el software de base de datos Access, el
software para gráficos de presentación PowerPoint y Outlook, un conjunto de
herramientas para correo electrónico, administración de datos, etc. Las suites
de software tienen algunas características de los paquetes integrados, como la
capacidad para compartir datos entre diferentes aplicaciones, pero consisten en
versiones con plena funcionalidad de cada tipo de software.
Software de correo electrónico (e-mail): se usa para el intercambio de
mensajes de computadora a computadora, y es una herramienta importante para la
comunicacion y el trabajo en
colaboracion. Muchos incluyen funciones para dirigir mensajes a varios
destinatarios, reenviar mensajes y anexar documentos de texto, etc.
Navegadores de web: son herramientas de software de fácil uso que exhiben paginas Web y
acceden a la Web
y otros recursos de Internet. Pueden presentar información grafica, de audio o
video, así como texto tradicional, y permiten hacer clic en botones o palabras
resaltadas en la pantalla para enlazarse con sitios Web relacionados. Se han
convertido en la interfase primaria para acceder a Internet y para usar
sistemas conectados a redes basados en esta
tecnología. Ejemplos son Internet Explorer de Microsoft y Netscape
Navigator.
Groupware: software que ofrece
funciones y servicios( compartir información, celebrar reuniones electrónicas,
programar actividades, intercambiar correo electrónico, etc) que apoyan las
actividades de colaboración de grupos de trabajo. Todos los mensajes sobre un
tema se pueden guardar en un grupo, marcados por fecha, hora y autor. Es
posible leer estos mensajes en una cadena para ver como ha evolucionado la
discusión( cadena es una serie de mensajes de una discusión en línea que se ha
publicado como respuesta al mensaje anterior).
Nuevas herramientas de software y sus enfoques
El creciente atraso en los proyectos de software, y la necesidad de
los negocios de crear sistemas que sean flexibles o posibles de operar a través
de Internet, han estimulado nuevos enfoques de desarrollo de software.
Programación orientada a objetos: los
metodos de desarrollo tradicionales han tratado a los datos y a los
procedimientos como componentes independientes. Es preciso escribir un
procedimiento de programación nuevo cada vez que alguien quiere hacer algo con
un dato en particular.
La programación orientada a objetos combina los datos y procedimientos
específicos que operan sobre esos datos, para formar objetos. El objeto combina
datos y código de programa. En lugar de pasar datos a los procedimientos, los
programas envían un mensaje para que un objeto ejecute un procedimiento que ya
esta incorporado en él. ( los procedimientos se llaman métodos en los lenguajes
orientados a objetos). Puede enviarse el mismo mensaje a muchos objetos
distintos, pero cada uno implementa el mensaje de diferente manera. Por
ejemplo, una aplicación financiera orientada a objetos podría tener objetos
Clientes que envían mensajes de debito y de crédito a objetos Cuenta. Los
objetos Cuenta, a su vez, podrían mantener objetos Efectivo Disponible,
Cuentas-Por-Pagar y Cuentas-Por-Cobrar.
Los datos de un objeto se aíslan de otras partes del sistema, así que
cada objeto es un bloque de construcción de software independiente que se puede
usar en muchos sistemas distintos sin modificar el código de programa. Por ello,
se espera que la programación orientada a objetos reduzca el tiempo y el costo
de escribir software, al producir código
de programa o fragmentos de software que se puedan reutilizar en otros
sistemas relacionados.
También ha engendrado una nueva tecnología de programación llamada programación visual. Con ella los
programadores no escriben código; mas bien, usan un raton para seleccionar y
cambiar de lugar objetos de programacion, copiando un objeto de una biblioteca
en un lugar especifico de un programa etc.
La programación orientada a objetos se basa en los conceptos de clase y herencia. Clase es una característica por la que
todos los objetos que pertenecen a cierta clase tienen todos los rasgos de la
misma. Y herencia es una característica por la que una clase
especifica de objetos recibe los rasgos de una clase mas general. Por ejemplo,
una clase automóvil podría tener como superclase la clase vehículo y heredaría
todos los métodos y datos previamente definidos para vehículo. El diseño de la
clase automóvil solo tendría que describir lo que distingue a los autos de los
vehículos en general.
Java: lenguaje
orientado a objetos que combina datos con las funciones para procesarlos, y es
independiente de la plataforma. Esta diseñado para ejecutarse en cualquier
computadora o dispositivo de computación, sea cual sea el microprocesador o
sistema operativo que use. Puede servir para crear programas miniatura llamados
applets , diseñados para residir en
servidores de red centralizados. La red solo suministra los applets requeridos
para una función especifica. Una vez que los applets Java residen en la red, un
usuario puede bajar solo las funciones de software y datos que necesita para
realizar una tarea dada, como analizar los ingresos de un territorio de ventas.
El usuario no necesita mantener grandes programas de software ni archivos de
datos en la maquina de su escritorio. Cuando el usuario termina de procesar,
los datos se pueden guardar a través de la red. Es posible usar Java con
computadoras de red porque permite almacenar todo el software para
procesamiento y los datos en un servidor de red, bajarlos a través de esta
según se necesitan y volverlos a colocar en el servidor.
También es un lenguaje muy sólido que puede manejar texto, datos, gráficos, sonido y video, todo
dentro del mismo programa si es necesario. A veces se usa ActiveX( es un
conjunto de controles que permite incorporar programas u otros objetos como
diagramas, tablas etc en una pagina Web) en lugar de Java para añadir
interactividad a una pagina Web.
Java permite a los usuarios de PC manipular datos en sistemas
conectados a redes utilizando navegadores de Web, lo que reduce la necesidad de
escribir software especializado. Para ejecutar software Java, una computadora
necesita un sistema operativo que tenga una Maquina Virtual Java( JVM) ya que
este permite a la computadora simular
una computadora Java estandarizada ideal, con todo y su propia
representación de una CPU y su propio conjunto de instrucciones. Ejecuta los
programas Java interpretando sus comandos uno por uno y ordenando a la
computadora subyacente que realice todas las tareas especificas por cada
comando.
Beneficios de Java en términos de administración y organización
Las aplicaciones de Java pueden ejecutarse en Windows, UNIX, macrocomputadoras
IBM, Macintosh, etc, sin tener que
volver a escribirse para cada plataforma de computación (escribir una vez,
ejecutarse en cualquier lugar). El código de programa en Java se escribe mas
rápidamente que en otros lenguajes. Al no poder penetrar en la computadora del
usuario ningún programa en Java, esta a salvo de virus y otros tipos de daños.
Lenguaje de marcación de hipertexto (HTML) y XML
HTML es un lenguaje de descripción de paginas para crear paginas Web y
otros documentos de hipermedios o hipertexto. Usa instrucciones llamadas
etiquetas para especificar la forma en que textos, gráficos, videos y sonido se
colocan en un documento, y para crear vínculos dinámicos con otros documentos y
objetos almacenados en las mismas computadoras remotas. Con estos vínculos, un
usuario solo necesita apuntar a una palabra clave y hacer clic para trasladarse
de inmediato a otro documento.
XML es un lenguaje de aplicación general que describe la estructura de
un documento y maneja vínculos con múltiples documentos, lo que permite
manipular datos Se usa para aplicaciones de Web pero también de otro tipo.
La diferencia entre ambos es que mientras que HTML describe el formato
de exhibición de un documento, XML describe la estructura del documento y
maneja vínculos a múltiples documentos ( HTML solo hacen referencia a un
destino cada uno.
Administración de activos de software
Los costos de software son uno de los gastos mas grandes en tecnología
de información en la mayor parte de las
compañías asi q el software representa un activo importante. Algunos aspectos
importantes del software que los administradores deben tener en cuenta son:
Tendencias en software ( de interés especial para los
administradores): los gastos en
tecnología se concentraran cada vez mas en formas de usar software para
reducir los costos de personal, en contraposición a costos de hardware de
computación, lo cual aumenta la facilidad con que los usuarios pueden
interactuar con el software y el hardware. El uso de paquetes de software, lenguajes
de cuarta generación y herramientas orientadas a objetos esta creciendo, porque
ese tipo de software reduce los costos de personal al disminuir la necesidad de
software escrito a la medida por programadores capacitados.
El creciente uso de Java y de Internet hará que aumente el numero de
herramientas de software integradas a las redes. Será posible conseguir, a
través de las redes, componentes de software que se puedan ensamblar para
formar sistemas completos y de este modo dará pie a ahorros adicionales en
software por las compañías.
Otra tendencia es el desarrollo
de programas integrados como los sistemas de planificación de recursos de
empresa(ERP), que satisfacen las necesidades de comunicación y control de las
organizaciones. Esos sistemas requieren el desarrollo de programas muy grandes
y complejos para administrar los datos de la organización como un todo,
preparar datos para los usuarios finales, integrar partes de la organización y
hacer posible un control y una coordinación muy precisos de la toma de
decisiones en la organización. Integran
sistemas que solían ser independientes.
Pocas compañías pueden deshacerse de sus sistemas actuales y crear
sistemas nuevos desde cero. Es muy riesgoso modificarlas, pero pueden hacerse
mas útiles si su información y lógica de negocios se integran con otras
aplicaciones. Una forma de integrar aplicaciones antiguas es usar software
especial llamado middleware, para
crear un puente o interfase entre dos sistemas distintos. Este es software que
conecta dos aplicaciones por lo demás independientes, a fin de transferir datos
entre ellas, y podría consistir en software a la medida escrito en la compañía
o en un paquete de software. También sirve para vincular maquinas cliente y
servidores en la computación cliente / servidor, y cada vez en mas casos para vincular un servidor Web
con datos almacenados en otra computadora. Esto permite a los usuarios
solicitar datos a la computadora en la que están almacenados, usando formatos que
se exhiben en un navegador Web, y permite al servidor de Web devolver paginas
Web dinámicas con base de información solicitada por el usuario.
Proveedores de servicios de aplicaciones (ASP)
Es una compañía que entrega y administra aplicaciones y servicios de
computación desde centros de computo remotos, para multiplicar la cantidad de
usuarios por Internet o a través de una red privada. En lugar de comprar e
instalar programas, las compañías suscritas pueden rentar las mismas funciones
a través de estos servicios. ASP combina paquetes de aplicaciones y todo lo
relacionado con el hardware, software de sistemas, redes y otros servicios de
infraestructura que el cliente tendría que comprar, integrar y administrar por
sí mismo.
Mantenimiento de software
El proceso de mantenimiento es muy costoso, consume mucho tiempo y es
difícil de controlar, debido a como se diseña actualmente el software. Hay un
problema de mantenimiento muy conocido que se lo llama “ problema del año 2000” y es la incapacidad del
software para manejar fechas distintas de las del siglo 20 porque los años se
representan con 2 dígitos únicamente. Es un gran problema de mantenimiento para
casi todas las organizaciones.
Selección de software para la organización
Criterios más importantes:
Idoneidad: algunos lenguajes son de propósito
general y pueden usarse para resolver diversos problemas, mientras que otros
son de propósito especial y solo son apropiados para tareas limitadas. Por
ejemplo, COBOL es bueno para el procesamiento de datos pero malo para efectuar
cálculos matemáticos. La selección del lenguaje implica identificar el uso que
la organización dará al software e identificar a los usuarios.
Eficiencia: con la que un lenguaje se
compila y ejecuta sigue siendo una consideración al comprar software. Algunos
lenguajes de programación son más eficientes que otros en el uso del tiempo de
maquina y hay casos en que tales consideraciones son más importantes que los
costos de personal.
Compatibilidad: el software de aplicación debe poder ejecutarse en la plataforma de
hardware y sistemas operativo de la compañía. Asimismo, el software de sistema
operativo debe ser compatible con el software que requieren las principales
aplicaciones de negocios de la compañía.
Apoyo: para ser eficaz, un lenguaje
de programación debe ser tal que el personal de programación de la compañía lo
pueda aprender fácilmente, y dicho personal debe conocer lo suficiente ese
software como para poder apoyar siempre los sistemas basados en él. Es
importante comprar paquetes de software que se usen en otras organizaciones y
cuenten con el apoyo de muchas empresas y servicios de consultaría. Otro tipo
de apoyo es la disponibilidad de ayudas para la edición, depuración y
desarrollo del software.
CAPITULO 8
ADMINISTRACIÓN
DE RECURSOS DE DATOS
Organización de los datos
en un entorno tradicional de archivos
Un sistema de información eficaz proporciona a
los usuarios información oportuna, exacta y permanente. Dicha información se
guarda en archivos de computadora. Si los archivos se acomodan y mantienen como
es debido, los usuarios pueden acceder fácilmente a la información que
necesitan.
Las compañías tienen necesidad de organizar sus
archivos para facilitar la toma de decisiones de negocio. Aunque usen software
y hardware excelentes, muchas organizaciones tienen sistemas de información
ineficientes porque su administración de archivos es ineficiente.
Términos y
conceptos de organización de archivos
Un sistema de computación organiza los datos en
una jerarquía que inicia con los bits y bytes, y sigue con campos, registros,
archivos y bases de datos. Un bit representa la unidad más pequeña de datos que
una computadora puede manejar. Un grupo de bits, llamado byte, representa un
solo carácter, que puede ser una letra, un número u otro símbolo. La agrupación
de caracteres para formar una palabra, un grupo de palabras o una cifra
completa (nombre de una persona, o nº de documento) se denomina campo. Un grupo de campos relacionados,
como el nombre del estudiante, el curso, la edad, la calificación, constituyen
un registro; un conjunto de
registros del mismo tipo se llama archivo.
Un grupo de archivos relacionados constituye una base de datos.
Un registro describe una entidad. Una entidad es una persona, lugar, cosa o
suceso, acerca del cual se mantiene información. Cada característica o cualidad
que describe una entidad en particular se denomina atributo.
Todo registro de un archivo debe contener al
menos un campo que identifique de forma única ese registro, a fin de poder
recuperar, actualizar u ordenar el registro. Ese campo identificador se llama campo clave o clave primaria.
Acceso a
registros de archivos de la computadora
Los sistemas de computación guardan archivos en
dispositivos de almacenamiento secundario. Los registros se pueden acomodar de
varias maneras en los medios de almacenamiento, y el acomodo determina la forma
en que se puede acceder o recuperar registros individuales. En la organización secuencial o sucesiva de
archivos, los registros de datos se deben recuperar en el mismo orden
físico en que están almacenados. En contraste, la organización directa o aleatoria de archivos permite a los
usuarios acceder a los registros en cualquier secuencia que deseen, sin
importar el orden físico en que estén ordenados en los medios de
almacenamiento.
Casi todas las aplicaciones de computadora
actuales emplean algún método de organización directa de archivos.
Método de acceso secuencial indizado (ISAM)
Aunque los registros se pueden almacenar de forma
secuencial en los dispositivos de almacenamiento de acceso directo, es posible
acceder de forma directa a registros individuales, empleando el ISAM. Este
método de acceso se basa en un índice de calves primarias para localizar
registros individuales. Un índice de un archivo es una lista de las claves
primarias de todos los registros, junto con la ubicación física del registro en
almacenamiento, y tiene como fin agilizar la localización de los registros.
Se usa ISAM en aplicaciones que requieren
procesamiento secuencial de grandes cantidades de registros, pero que
ocasionalmente requieren acceso directo a registros individuales.
Método de acceso directo
Este método usa una clave primaria para localizar
la dirección física de un registro. Sin embargo, el proceso se lleva a cabo
utilizando una fórmula matemática llamada algoritmo
de transformación que traduce la clave primaria directamente a la posición
física de almacenamiento del registro en disco. El algoritmo aplica ciertos
cálculos matemáticos a la clave del registro, y el resultado del cálculo es la
dirección física del mismo.
Este método de acceso es apropiado sobre todo
para aplicaciones en las que sólo es preciso localizar registros individuales
en forma directa y rápida, para procesarlos inmediatamente.
Problemas con
el entorno tradicional de archivos
El entorno tradicional de archivos es la forma de
juntar y mantener datos en una organización. Casi todas las organizaciones
iniciaron su procesamiento de información a pequeña escala, automatizando una
aplicación a la vez. La tendencia de los sistemas fue crecer de forma independiente.
Cada área funcional desarrolló sistemas aislados de los de otras áreas
funcionales. Cada aplicación requería sus propios archivos y su propio programa
para operar. Si este proceso continúa por cinco o diez años, la organización
llega a tener cientos de aplicaciones y nadie sabe qué hacen, qué datos usan y
quién los está usando. La organización esta reuniendo la misma información en
un número excesivo de archivos. Esto provoca ciertos problemas:
Redundancia de los datos y confusión
Se trata de la presencia de datos repetidos en
varios archivos. Puesto que un mismo dato se reúne y mantiene en muchos lugares
distintos, este podría tener diferentes significados en las diversas partes de
la organización.
Dependencia programa - datos
Existe una estrecha relación entre los datos
almacenados en archivos y los programas de software que actualizan y mantienen
esos archivos. Cualquier cambio en la organización o el formato de los datos
requiere un cambio en todos los programas asociados a esos datos.
Falta de flexibilidad
Un sistema tradicional de archivos puede
suministrar informes de rutina programados después de una ardua labor de
programación, pero no es capaz de proporcionar informes ad hoc ni responder a
necesidades de información inesperadas de forma oportuna.
Inseguridad
Puesto que el control y la administración de los
datos son casi nulos, el acceso y la diseminación de información están
prácticamente descontrolados.
Falta de posibilidad de compartir datos y
disponer de ellos
La falta de control en el acceso a los datos en
este entorno hace que sea difícil obtener información. Dado que los elementos
de información de diferentes archivos y de diferentes partes de la organización
no pueden relacionarse entre sí, es prácticamente imposible compartir la
información, o acceder a ella en forma oportuna.
El entorno de
base de datos
Una definición de base de datos es, una colección
de datos organizados de tal forma que sirvan a muchas aplicaciones con
eficiencia, centralicen los datos y minimicen los datos redundantes. Los datos
se almacenan físicamente de modo que los usuarios piensen que están en el mismo
lugar. Una base de datos sirve a múltiples aplicaciones.
Sistemas de
administración de base de datos (DBMS)
Un DBMS es simplemente el software que permite a
una organización centralizar sus datos, administrarlos en forma eficiente y
proporcionar acceso a ellos por medio de los programas de aplicación. El DBMS
actúa como interfase entre el programa de aplicación y el los archivos de datos
físicos. Cuando el programa de aplicación pide un elemento de información, el
DBMS encuentra ese elemento en la base de datos y lo presenta al programa de
aplicación.
Un DBMS tiene 3 componentes:
1.Un lenguaje de definición de datos.
2.Un lenguaje de manipulación de datos.
3.Un diccionario de datos.
El lenguaje de
definición de datos es el lenguaje formal que usan los programadores
para especificar el contenido y la estructura de la base de datos. Este
lenguaje define cada elemento de información que aparece en la base de datos,
antes de traducir el elemento a las formas que los programas de aplicación
requieren.
Casi todos los DBMS tienen un lenguaje
especializado llamado lenguaje de
manipulación de datos. Este lenguaje contiene comandos que permiten a los
usuarios finales y a los especialistas en programación extraer datos de la base
de datos para satisfacer las solicitudes de información y crear aplicaciones.
En la actualidad se utiliza el lenguaje de consulta estructurada (SQL).
Un diccionario
de datos es un archivo automatizado o manual que guarda definiciones de los
elementos de información y características de los datos, como forma de uso,
representación física, propiedad, autorización y seguridad. Muchos diccionarios
de datos pueden producir listas e informes de utilización de los datos,
agrupamientos, ubicación de programas, etc.
Un elemento de
información representa un campo.
Al crear un inventario de los datos contenidos en
la base de datos, el diccionario de datos sirve como importante herramienta de
administración de datos.
El uso de un DBMS puede reducir la dependencia
programa – datos y también los costos de desarrollo y mantenimiento de
programas. Es posible mejorar el acceso y la disponibilidad de la información
porque los usuarios y programadores pueden efectuar consultas ad hoc de la base
de datos. El DBMS permite a la organización administrar centralmente los datos,
su uso y su seguridad.
Tal vez la diferencia más grande entre un DBMS y
la organización tradicional de archivos es que el primero separa las vistas
lógicas y las vistas físicas de los datos de modo que ni el programador ni el
usuario tienen que saber dónde y cómo están almacenados realmente los datos.
Vista lógica: representación de los datos tal como los verá un programador de
aplicaciones o usuario final.
Vista física: representación de los datos tal como realmente están organizados en
los medios de almacenamiento.
Diseño de
bases de datos
Modelo de datos jerárquico
Presenta datos a los usuarios en forma de una
estructura tipo árbol. El DBMS jerárquico más común es el IMS, sistema de
administración de información de IBM. Dentro de cada registro, los elementos de
información están organizados en partes de registros llamadas segmentos. Para el usuario, cada
registro semeja un organigrama que tiene un segmento de nivel superior llamado raíz. Un segmento más alto está
conectado lógicamente a uno más bajo mediante una relación padre – hijo. Un
padre puede tener más de un hijo, pero un hijo puede tener sólo un padre.
Detrás de la vista lógica de los datos hay varios
vínculos y mecanismos físicos para enlazar la información de modo que forme un
todo lógico. Los datos se vinculan físicamente entre sí mediante una serie de
punteros que forman cadenas de segmentos de datos relacionados. Los punteros son elementos de información
que se anexan al final de los segmentos de registro en el disco y dirigen al
sistema hacia los registros relacionados.
Modelo de datos de red
Es una variación del modelo de datos jerárquico.
De hecho, las bases de datos se pueden traducir del modelo jerárquico al de
red, y viceversa. Mientras que las estructuras jerárquicas muestran relaciones
de uno a muchos, las estructuras de red representan los datos lógicamente como
relaciones de muchos a muchos. Las estructuras de red reducen redundancia, y en
ciertas situaciones responden con más rapidez. Sin embargo, esto tiene un
precio: el número de punteros aumenta rápidamente y por ello el mantenimiento y
la operación pueden ser más complicados.
Modelo de datos relacional
Es el más reciente, y supera alguna de las
limitaciones de los otros modelos. Representa todos los datos de la base de
datos como sencillas tablas bidimensionales llamadas relaciones. Las tablas semejan archivos planos, pero es fácil
extraer y combinar la información de dos o más archivos. En cada tabla, los
renglones son registros únicos y las columnas son campos. Los registros de una
relación también se llaman tuplas.
El modelo relacional puede relacionar datos de
cualquier archivo o tabla con los datos de otro archivo o tabla, en tanto ambas
tablas tengan un elemento de información en común.
Se utilizan 3 operaciones básicas para obtener
conjuntos de datos útiles:
La operación seleccionar crea un subconjunto que
consiste en todos los registros del archivo que satisfacen ciertos criterios
que se especifican. La operación juntar combina las tablas relacionales para
proporcionar al usuario más información que la contenida en tablas
individuales. La operación proyectar crea un subconjunto que consiste en
columnas de una tabla, lo que permite al usuario crear tablas nuevas que sólo
contienen la información requerida.
Entre los principales DBMS relacionales están DB2
de IBM, y ORACLE de Oracle Corporation. Microsoft Access es un DBMS relacional
para PC.
Ventajas y
desventajas de los 3 modelos
TIPO DE BASE
DE DATOS
|
EFICIENCIA
PROCESAMIENTO
|
FLEXIBILIDAD
|
FACILIDAD
DE USO
|
COMPLEJIDAD
PROGRAMACION
|
Jerárquica
|
Alta
|
Baja
|
Baja
|
Alta
|
De Red
|
Mediana – Alta
|
Mediana – Baja
|
Mediana – Baja
|
Alta
|
Relacional
|
Menor, pero mejorando
|
Alta
|
Alta
|
Baja
|
Creación de
una base de datos
Para crear una base de datos es preciso efectuar
dos diseños, uno conceptual y otro físico. El diseño conceptual o lógico de una
base de datos es un modelo abstracto de la base datos desde una perspectiva de
negocios, y requiere una descripción de las necesidades de información por
parte de los usuarios. El diseño físico muestra cómo se acomodan la base de
datos en dispositivos de almacenamiento de acceso directo, corriendo por cuenta
de los especialistas su realización.
El diseño conceptual describe la forma en que se
agruparán los elementos de información de la base de datos de forma más
eficiente, e identifica las relaciones entre esos elementos. Los grupos de
datos se organizan y perfeccionan hasta que surge la vista lógica general de
las relaciones entre todos los elementos de la base de datos.
Los diseñadores de bases de datos documentan el
modelo de datos conceptual con un diagrama
de entidades y relaciones (DER), que ilustra la relación entre las diversas
entidades de la base de datos. Las relaciones entre entidades pueden ser de
cero a una, de cero a muchas, una a una, de una a muchas ó de muchas a muchas.
Los atributos de una entidad aparecen en una lista junto a ella, identificando
la clave primaria.
Para usar de modo eficiente el modelo de base de
datos relacional, es preciso depurar los grupos complejos de datos a fin de
eliminar elementos de información redundante y las relaciones de muchos a
muchos, que son difíciles de manejar. El proceso de crear estructuras de datos
pequeños y estables a partir de grupos complejos se denomina normalización.
Tendencias en
bases de datos
Bases de datos distribuidas
El crecimiento del procesamiento distribuido y el
trabajo con redes ha ido acompañado de una tendencia hacia las bases de datos
distribuidas. Una base de datos distribuidas está almacenada en más de un lugar
físico. Hay 2 formas principales de distribuir una base de datos:
1.La base de datos central se puede dividir de modo que cada procesador
remoto tenga los datos necesarios para servir a su área local. Las
modificaciones hechas a los archivos locales se comunican a la base de datos
central por lotes.
2.La base de datos central se copia en todos los lugares remotos.
Los sistemas distribuidos reducen la
vulnerabilidad de un solo sitio central gigante, mejoran el servicio y
responden más ágilmente a los usuarios locales.
Sin embargo, estos sistemas dependen de líneas de
telecomunicaciones de alta calidad, que es sí son vulnerables. Además las bases
de datos locales pueden desviarse de las normas y definición de datos
centrales.
Bases de datos orientadas a objetos
Una base de datos de este tipo almacena los datos
procedimientos como objetos que se pueden recuperar y compartir
automáticamente. Los sistemas de administración de base de datos orientados a
objetos (OODBMS) se están popularizando porque pueden manejar los diversos
componentes multimedios o applets de Java que se usan en las aplicaiones de
Web. Las aplicaciones de finanzas y compra – venta de valores a menudo usan OODBMS
porque requieren modelos de datos que se puedan modificar fácilmente para
responder a nuevas condiciones económicas.
Bases de datos de hipermedios
Este enfoque de base de datos para la
administración de información supera algunas de las limitaciones de los métodos
tradicionales, porque almacena la información en forma de nodos conectados por
vínculos establecidos por el usuario. Los nodos pueden contener texto,
gráficos, sonido, video con pleno movimiento o programas de computadora
ejecutables. La relación entre registros está menos estructurada que en los
DBMS tradicionales. El inconveniente que presentan las bases de datos de
hipermedios es que son relativamente lentas cuando hay que procesar grandes
cantidades de transacciones.
Análisis multidemensional de datos
Este análisis también se denomina procesamiento analítico en línea (OLAP).
Permite a los usuarios ver los mismos datos de
diferentes maneras o puntos de vista, empleando varias dimensiones. Cada
aspecto de información representa una dimensión distinta. Se utilizan bases de
datos multidemensionales especializadas, o bien, una herramienta que crea
vistas multidemensionales de los datos guardados en bases de datos
relacionales.
Almacenes de datos
Un almacén de datos es una base de datos con herramientas,
que guarda datos actuales e históricos que podrían interesar a administradores
de toda la compañía. Los datos se originan en muchos sistemas de operación
centrales y fuentes externas, y se copian en la base de datos del almacén de
datos con la frecuencia necesaria. Los datos se estandarizan y consolidan de
modo que se puedan usar en toda la empresa para efectuar análisis gerenciales y
tomar decisiones. Cualquiera puede acceder a los datos que necesita, pero no
pueden alterarlos.
Los almacenes de datos no sólo ofrecen mejor
información, sino que facilitan su obtención a los encargados de tomar las
decisiones, incluso tienen la capacidad para modelar y remodelar los datos.
Estos sistemas también permiten a quienes toman decisiones acceder a los datos
con la frecuencia que quieran, sin afectar el desempeño de los sistemas de
operación subyacentes.
Un mercado de datos es un subconjunto de un
almacén de datos, en el que se coloca una porción resumida o altamente enfocada
de los datos de la organización para servir a una población específica de
usuarios.
Vinculación de bases de datos con la Web
Se ha creado una nueva serie de productos de
software que ayuda a los usuarios a obtener acceso a esta montaña de datos
antiguos a través de la Web.
El uso de la web para acceder a las bases de
datos internas de una organización tiene varias ventajas. El software de
navegación en Web es muy fácil de usar y requiere mucha menos capacitación que
las herramientas de consulta de bases de datos. La interfase de Web no requiere
modificaciones a la base de datos antigua. Las organizaciones aprovechan su
inversión en sistemas viejos, porque cuesta mucho menos agregar una interfase
de Web que rediseñar y reconstruir el sistema para mejorar el acceso de los
usuarios.
Requisitos de
administración para los sistemas de bases de datos
Se requiere mucho más para la creación de
sistemas de bases de datos que la simple selección de un modelo lógico de bases
de datos. Hay ciertos elementos críticos en un entorno de base de datos:
Administración de datos
La organización debe establecer una función de
administración de datos con capacidad para definir las necesidades de
información de toda la compañía y con acceso directo a la alta gerencia.
La administración
de datos se encarga de las políticas y los procedimientos específicos a
través de los cuales los datos se manejan como un recurso de la organización.
Estas obligaciones incluyen crear una política de información, planificar los
datos, supervisar el diseño lógico de las bases de datos y el desarrollo del
diccionario de datos, y monitorear el uso de los datos por parte de los
especialistas en sistemas de información y los grupos de usuarios.
La organización necesita formular una política de información que especifique
sus reglas para compartir, diseminar, adquirir, estandarizar, clasificar y
hacer inventario de la información en toda la organización. También establece
procedimientos específicos y responsabilidades formales, especificando qué
unidades de organización comparten información, donde puede distribuirse ésta y
quién tiene la obligación de actualizarla y mantenerla.
Metodología para la planificación y el modelado
de datos
El DBMS atiende mucho más intereses de la
organización que los que atiende el entorno tradicional de archivos; por tanto,
la organización requiere planificar sus datos en el nivel de toda la empresa.
Se requiere un análisis de empresa que estudie las necesidades de información
de toda la organización para desarrollar bases de datos.
Tecnología, administración y usuarios de las
bases de datos
Las bases de datos requieren nuevo software y
nuevo personal capacitado especialmente en técnicas de DBMS, además de nuevas
estructuras gerenciales. La mayor parte de las corporaciones desarrollan un
grupo de diseño y manejo de bases de datos dentro de la división de sistemas
corporativa. Las funciones que desempeña ese grupo se denominan administración de base de datos y sus
tareas son:
· Definir y organizar la estructura y el contenido de las bases de
datos.
· Crear procedimientos de seguridad para proteger las bases de datos.
· Desarrollar la documentación de las bases de datos.
· Mantener el software de administración de las bases de datos.
El grupo de diseño, en estrecha colaboración con
los usuarios, establece la base de datos física, las relaciones lógicas entre
los elementos, y las reglas y procedimientos de acceso.
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